Functietitel: Project Assistent
Werklocatie: Port of Rotterdam (Wilhelminakade 909 Rotterdam)
Startdatum: 27-03-2023
Einddatum: 31-12-2023
Optie tot verlenging: Ja, dit behoort zeker tot de mogelijkheid
Uren per week: 36 uur (Heeft de voorkeur maar minimaal 32 uur).
Schaal: 7
Uitzenden: Marktconform
Omschrijving
Beschrijving afdeling
Je gaat werken op de afdeling Support (SUP), onderdeel van de hoofdafdeling Port Development (PD). De Project assistent rapporteert hiërarchisch aan de manager Support. Functioneel rapporteert de Project assistent aan de projectmanager en/of programmamanager.
Opdracht beschrijving/belangrijkste werkzaamheden
Wij zoeken een vrolijke en energieke ondersteuner, die het leuk vindt om deel uit te maken van een professioneel team en zelfstandig zijn/haar werkzaamheden uitvoert en het leuk vindt om nauw samen te werken met zowel je projectteamleden als je collega’s binnen de afdeling Support. Daarbij ben je kritisch op de kwaliteit en heb je geen afwachtende werkhouding.
Je faciliteert de projectteams en voorziet van ondersteuning in diverse lopende projecten, waarbij je verantwoordelijk bent voor de projectadministratie en organiserende zaken. Je beheert en actualiseert je projectportfolio, coördineert en adviseert je projectteamleden over de administratieve procedures.
De volgende activiteiten behoren tot je reguliere werkzaamheden en worden zelfstandig uitgevoerd, je:
- Voorziet in (financiële) project- en afdelingsrapportages, periodiek en op aanvraag
- Faciliteert en voert administratie op subsidiedossier (indien van toepassing)
- Bent verantwoordelijk voor een accurate Digitale Project Omgeving (projectdossier)
- Toetst of inkoop- en verkoopaanvragen passen binnen vastgestelde richtlijnen en afgesloten inkoopcontracten
- Stelt inkooporders op, zorgt voor een juiste vrijgave en stuurt bij als dit achterblijft en ziet toe op tijdige afhandeling door de leverancier
- Voorziet in (basis) secretariële ondersteuning op het project, bereidt overleggen voor en draag indien nodig zorg voor verslaglegging
- Verstrekt informatie (mondeling en schriftelijk) aan zowel collega’s als aan leveranciers, waarbij de beheersing van de Nederlandse taal goed moet zijn. Engels is een pré.
- Bent contactpersoon voor leveranciers en je draagt bij aan de communicatie richting de afdeling of projectteams, binnen of mogelijk buiten je project, wat concreet betekent dat je gesprekspartner bent voor diverse interne afdelingen
- Draagt bij aan het organiseren en regelen van project gerelateerde evenementen.
De mogelijkheid bestaat dat je incidenteel ook op project locatie aanwezig moet zijn, echter verricht je in de basis je werkzaamheden op kantoor, locatie WPC aan de Wilhelminakade te Rotterdam.
Werken op kantoor is de norm, daarbij hebben we de mogelijkheid om vanuit huis te werken.
HBR streeft naar een 60/40 verdeling tussen werken op kantoor en vanuit huis.
Functie eisen
Naast bovengenoemde taken maak je onderdeel uit van het team Support, waarop je kunt terugvallen bij werkdruk of verlof. Wekelijks neemt het team de belangrijkste zaken met elkaar door. Zij vinden de onderlinge samenwerking even belangrijk als je bijdrage binnen je projecten.
De volgende competenties / kenmerken worden gewaardeerd
- Accuraat en gericht op het bieden en leveren van kwaliteit, waarbij je overzicht weet te behouden en knelpunten signaleert
- Kritische werkhouding op het proces
- Communicatief sterk, open en transparant
- Actieve en pragmatische werkhouding (je laat je niet snel gek maken)
- Oplossingsgericht: creatief denken en handelen
- Neemt initiatief en stelt zich flexibel op
- Omgevingssensitiviteit
Specifieke kennis
- Projectbeheersing: aantoonbare ervaring met projectmatig werken
- Financiële ervaring, waarbij kennis van SAP een must is
- Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren
- SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams
Profiel
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectondersteuner
- Je beschikt over minimaal afgeronde HBO-niveau of gelijkwaardig werk- en denkniveau
- Je hebt ervaring met SAP/GUi: SAP R3 of SAP S/4 Hanna is een pré
- Je beschikt over goede digitale kennis en vaardigheden met o.a. Microsoft Office
Actie
Zie jij jezelf aan de slag gaan als Project Assistent bij Port of Rotterdam of wil je meer te weten komen over deze vacature? Neem dan contact met ons op voor 13 maart!