Management assistent / Directieondersteuner
Periode: Per zo spoedig mogelijk t/m 31 december 2023, met 16 opdrachtverlengingsopties van 1 maand (24 maanden is de maximale inhuurtermijn)
Belasting: 28 – 36 uren per week gemiddeld
Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland met een verwachte groei naar 435.000 inwoners in 2040. Dat zorgt voor nieuwe vraagstukken onder andere op het gebied van bereikbaarheid, mobiliteit, energiegebruik, wonen en recreatie. We willen daarbij gezond verstedelijken. Dat betekent met creatieve oplossingen een goede balans brengen in de hoeveelheid steen en groen. Bij Ontwikkelorganisatie Ruimte werken we vanuit verschillende disciplines (gildes) in opgaveteams aan deze vraagstukken.
Dit is je opdracht:
Als management assistent ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële, ondersteunende en administratieve taken ten behoeve van één of meerdere directeuren binnen organisatieonderdeel Ruimte. Diverse ballen in de lucht houden? Daar draai jij je hand niet voor om:
- Je beheert proactief de agenda van de directeur(en) en denkt daarbij steeds een paar stappen vooruit.
- Je signaleert en zorgt voor opvolging van gemaakte afspraken.
- Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen.
- Je beheert de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent.
Als management assistent maak je deel uit van het secretariaat Ruimte, onderdeel van het gilde Bedrijfsvoering. Het secretariaat bestaat uit 19 medewerkers, een professioneel en gezellig team.
Dit breng je mee:
Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Als management assistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt overzicht op je eigen werk. Natuurlijk kun je goed plannen en organiseren. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen. Tenslotte ben je stressbestendig en flexibel. Dat allemaal? Jazeker, en daarnaast verwachten we ook het volgende van onze nieuwe collega:
- Je beschikt bij voorkeur over een afgeronde secretariële opleiding op MBO-4 niveau;
- Je hebt ervaring in een dynamische omgeving. We zoeken géén starter;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent, waarvan in ieder geval 1 jaar als directieondersteuner;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
- Je bent enthousiast en hebt zin om bij ons te beginnen!
Goed om te weten:
Hybride werken is een optie. Het team werkt doorgaans minimaal 1x in de week op ons Stadskantoor. Aanwezigheid wordt van jou verwacht wanneer er belangrijke bijeenkomsten zijn. Het is van belang dat je beschikbaar bent op dinsdag en woensdag.
De gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 10 mei. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.