Kwaliteitsmedewerker informatiebeheer

Dit ga je doen

We werken waarderend en vanuit de bedoeling
In Rhenen werken we voortdurend aan het verbeteren van onze dienstverlening en het versterken van onze rol in de regio. We streven er naar om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven, met een stevig fundament van flexibiliteit, vertrouwen, samenwerking en verantwoordelijkheid. We werken vanuit de bedoeling en op een waarderende manier, wat dagelijks zichtbaar is in ons werk. We denken in mogelijkheden, leveren maatwerk en doen dit voor zowel onze inwoners als medewerkers. We geven ruimte voor talent, stimuleren samenwerking en werken resultaatgericht. We ontwikkelen ons richting zelforganisatie. Zo maken we het verschil voor Rhenen en voegen we echte waarde toe!

Opdracht
Resultaatopdracht: Ervaren kwaliteitsmedewerker informatiebeheer
De gemeente Rhenen zoekt een ervaren kwaliteitsmedewerker informatiebeheer die verantwoordelijk wordt voor het uitvoeren van diverse verbeterpunten zoals vastgesteld in het Verbeterplan Informatiebeheer 2025. In deze opdracht lever je een aantoonbare bijdrage aan de kwaliteit, compliance en doorontwikkeling van het informatiebeheer binnen de gemeente.

Doel van de opdracht:
Het realiseren van verbeteringen op het gebied van informatiebeheer, waaronder het optimaliseren van het zaakgericht werken, het opstellen van kwaliteitszorgsystemen, het coördineren van archiefoverdracht en -vernietiging, en het ondersteunen en opleiden van collega’s.

Resultaatgebieden en op te leveren producten:

1. Zaakgericht werken in Djuma:
   • Adviseren en ondersteunen van collega’s bij digitaal en zaakgericht werken.
   • Kwaliteitscontroles uitvoeren op geregistreerde zaken en dossiers.
   • Verbeterpunten signaleren en doorvoeren.
2. Kwaliteitszorgsystemen informatiebeheer:
   • Opstellen, implementeren en borgen van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer.
   • Opstellen van procedures en werkafspraken voor vervanging en archiefbeheer.
3. Archiefbeheer:
   • Coördineren van de overdracht van het archiefblok 1995–2016 naar het regionaal archief.
   • Afronden van het digitaliseren en overbrengen van bouwvergunningen.
   • Jaarlijkse vernietiging van papieren archief conform wet- en regelgeving.
4. Toezicht en audits:
   • Regie voeren op het IBT-toezichtdomein Informatiebeheer.
   • Begeleiden van audits en opstellen van managementrapportages.
   • Bewaken van de naleving van de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de AVG.
5. Opleiding en begeleiding:
   • Begeleiden en opleiden van een nieuw te werven adviseur informatiebeheer.
   • Kennisoverdracht en ondersteuning van collega’s binnen het team Data & Informatie.
6. Bestuurlijke advisering:
   • Voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming op het gebied van informatiebeheer.

Aan het einde van de opdracht zijn de verbeterpunten uit het Verbeterplan Informatiebeheer 2025 gerealiseerd of aantoonbaar in gang gezet. Er is een robuust kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer geïmplementeerd, de archiefblokken zijn overgedragen of vernietigd conform de wet- en regelgeving, het zaakgericht werken is geborgd in de organisatie. Hiermee draagt de kwaliteitsmedewerker bij aan een duurzaam, compliant en toekomstgericht informatiebeheer binnen de gemeente Rhenen.

Omgeving en samenwerking:
Je wordt tijdelijk onderdeel van het team Data & Informatie. Dit team bestaat uit informatieadviseurs, medewerkers DIV, medewerkers digitaal informatiebeheer, functioneel beheerders, data-analisten en een informatieanalist. Je werkt nauw samen met deze collega’s en stemt af met het regionaal archief en andere relevante partners.