Programmasecretaris -PPO WNN Vernieuwing en Gemaal

Dit ga je doen

Word jullie deskundige de spil in het web van het programma WNN Vernieuwing en zorg die dat alles soepel draait achter de schermen?
Voor Rijkswaterstaat zijn wij voor op zoek naar 2 Programmasecretarissen; 36u; Haarlem hybride; max. €99,75; Bij genoeg geschikte kandidaten sluit de aanvraag!

LET OP:
• Detachering loondienst; optie tot verlenging; 1×6 mnd.
• Eisen & wensen – graag uitschrijven in het CV!
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen: plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
• Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV's! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland

Opdrachtomschrijving
De Programmasecretaris (PS) zit organisatorisch tussen de Manager Programmabeheersing (MPB) en Programmamanager (PM) in. De PS fungeert als hand en spandienst voor het Programma en je wordt aangestuurd door de PM. Door je rol ben je een centraal persoon binnen het programmateam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies. Hieruit kunnen diverse werkzaamheden uit volgen zoals het regelen/organiseren van een afscheid of teambijeenkomst.

Van de PS wordt verwacht dat deze flexibel inzetbaar is voor:
-Aansturen; bijvoorbeeld de documentalist en projectondersteuners of PB team voor deelproject;
-Geeft gevraagd en ongevraagd advies Kritische en onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing. Spin in het web;
-Bij veel belangrijke overleggen aanwezig en hoort en ziet veel (en handelt vervolgens proactief); Bepalen van de agenda en toezien op dat deze wordt behandeld;
-Regievoeren over de agenda van overleggen (i.p.v. alleen inventariseren);
-Ontzorgt en assisteert de IPM-rolhouders waar nodig, onderhoudt daarbij contacten met IPM-rolhouders door proactief administratieve en secretariële werkzaamheden uit handen te nemen, zoals het oppakken van signalen, actie ondernemen en zaken regelen in het belang van het project.
-Zelfstandig zaken oppakken; bijv. cybersecurity (onderdeel van onboarding) en voorbereiding bestuurlijke overleggen en vragen beantwoorden vanuit het ministerie of de Bestuursstaf;
-Raakvlakken signaleren en beheersen; legt verbanden en jaagt acties na.
-Helpt het gehele projectteam bij het beheerst doorlopen van de beslismomententrajecten en kwaliteitstoetsen.
-Draagt bij aan een proactieve veiligheidscultuur in het projectteam, zoals het coördineren van persoonlijke beschermingsmiddelen voor gasten, agenderen van veiligheid en mensen aanspreken op onveilig gedrag. Ondersteunt bij, verzamelt documenten en kan contactpersoon zijn voor bijvoorbeeld: ADR controle, toetsen (CIO oordeel, AcICT-toets) challenge GPO prognoses, ICT dashboard, huisvesting, veiligheidsronde organiseren;
-Coördinatie en begeleiding; bijv. bijdragen aan GRIP migratie;
-Linking pin voor vragen vanuit de organisatie.

Daarnaast ben je als PS ben je verantwoordelijk voor het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Het compact en met de juiste essentie notuleren zowel voor het programmateam als bij bestuurlijke- of ambtelijke overleggen. Het opstellen van de agenda en het bijhouden van de actie- en besluitenlijsten van overleggen. Samen met projectmanager en manager projectbeheersing vooruit kijken naar welke overleggen er nodig zijn en overzicht houden of er overlap tussen overleggen is, en dit bespreekbaar maken.

Het opstellen en up-to-date houden van programma brede ondersteunende overzichten en het proactief inbrengen van verbeteringen hierin. Het organiseren van bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam. Het opnemen van documenten die in beheer zijn bij programma-/projectondersteuning in het documentmanagementsysteem (momenteel Sharepoint/Connect 3.0).

Resultaat opdracht
Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van één of meer Rijkswaterstaatprojecten in de regio Haarlem. Je primaire taken liggen op het vlak van verslaglegging, inplannen van overleggen, (administratief)ondersteunen en organiseren van bijeenkomsten.

Clusters/projecten
Je bent werkzaam voor het cluster “Programma WNN Vernieuwing” en “Programma Gemaal IJmuiden”. Het programma Vernieuwing omvat meerdere vernieuwingsprojecten van o.a. bruggen, tunnels, sluizen, lijninfra, etc.

Je werkt in principe voor één cluster/project, maar wel binnen een groep van projectondersteuners. Dit houdt in dat in gevallen van kort verlof we verwachten dat er binnen de groep gekeken wordt om dit op te vangen. Hierdoor worden projectondersteuners waar nodig flexibel ingezet. Ook draagt dit bij aan kennis- en ervaring deling binnen de groep.

Er wordt binnen RWS hybride gewerkt. Deels thuis en deels op locatie. De clusters verwachten hierin flexibiliteit, d.w.z. dat er in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer welke zaken fysiek of hybride worden opgepakt.

Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
Je herkent jezelf in de termen: proactief, resultaatgericht, je bent aanspreekbaar en spreekt/spoort anderen aan. In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt. Je ziet kansen en benut deze. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. De projecten bevinden zich in verschillende fases, waardoor er pieken en dalen in het werk zitten. Hier speel je op in door je flexibiliteit en doordat je goed kunt prioriteren. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je kunt goed overweg met veel gebruikte Microsoft office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Daarnaast ben je een echte team-player die altijd klaarstaat voor collega’s.

Eisen
1 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding of vergelijkbaar.
2 Kandidaat beschikt over minimaal 1,5 jaar aantoonbaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
3 Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS office t.b.v. secretariële werkzaamheden
4 Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
5 Kandidaat dient fysiek aanwezig te zijn op locatie op de projectdag(en) (zie beschrijving bij locatie)

Wensen
1 Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde vaardigheden en competenties zoals notuleren, plannen, organiseren en agendabeheer.
2 Voor de functie relevante opleiding(en) en/of cursus(sen) op HBO niveau gevolgd/behaald
3 Aantoonbare affiniteit met projectmanagement/projectbeheersing (werkomgeving of opleiding/cursus/training)
4 Mate waarin kandidaat beschikt over ervaring binnen de publieke sector (IPM teams)
5 Mate waarin de kandidaat over in ieder geval de competenties nauwkeurigheid, initiatiefrijk en resultaatgericht beschikt. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek.

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).