Senior Projectsecretaris TGJ en AW

Dit ga je doen

Wij zoeken een senior programmasecretaris die samen met de programmasecretaris OZJ en GO
de coördinerende en regisserende rol binnen TGJ en Aanpak Wachttijden op zich neemt.

Een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een
essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het programma OZJ breed, met
specifieke focus op de programma’s Transformatie Gesloten Jeugdbescherming (TGJ) en Aanpak
Wachttijden. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch vermogen, houdt overzicht in
complexe trajecten en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen én buiten het
programma.

Als senior programmasecretaris vervul je een spilfunctie in het programma. Je coördineert en
stuurt het programmasecretariaat aan, en zorgt voor een goede inrichting van de processen. Je
fungeert als eerste aanspreekpunt voor het secretariaat en begeleidt het team in
prioriteitenstelling, planning en uitvoering. Daarbij waarborg je dat afspraken helder zijn en
zorgvuldig worden opgevolgd.

Je monitort de voortgang van de lopende projecten en programma’s, signaleert tijdig knelpunten
en draagt zorg voor het realiseren van de afspraken uit het plan van aanpak. Je stelt
voortgangsrapportages op, houdt actie- en besluitenlijsten bij en analyseert (door)ontwikkelingen
ter ondersteuning van sturing en verantwoording. Ook ben je verantwoordelijk voor de juridische
aspecten binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/11
Je brengt structuur aan in het bredere team van het OZJ en faciliteert de randvoorwaarden voor
samenwerking en uitvoering. Je creëert en onderhoudt processtructuren die samenwerking tussen
stakeholders bevorderen, zowel intern als extern. Als procesregisseur coördineer, initieer en
activeer je trajecten, bijvoorbeeld beleidsprocessen, bijeenkomsten en events, en zorg je voor een
samenhangende en efficiënte uitvoering.

Daarnaast werk je nauw samen met de programmamanagers van OZJ, TGJ en Aanpak
Wachttijden. Je houdt ontwikkelingen in het bredere netwerk actief in de gaten, speelt daarop in en
weet complexe vraagstukken inzichtelijk te maken. Je hebt oog voor de samenhang tussen
centrale beleidskaders en decentrale uitvoeringspraktijken en weet deze werelden met elkaar te
verbinden.

In samenwerking met de communicatieadviseur stel je een communicatieplan op en bewaak je de
uitvoering ervan. Je verzorgt de inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven,
rapportages en presentaties, en waarborgt heldere, consistente communicatie richting bestuur,
projectteams en stakeholders.

Kortom, je bent een stevige organisator én procesregisseur in één persoon, die met overzicht,
gevoel voor verhoudingen en inhoudelijke scherpte bijdraagt aan de voortgang en effectiviteit van
het programma.

• Eerste aanspreekpunt voor en coaching van het programmasecretariaat; aanbrengen van
  structuur, helder uitzetten en zorgvuldig monitoren van afspraken.
• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat en zorgen voor een goede
  inrichting van de ondersteunende processen.
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en
  programma’s (OZJ, TGJ, Aanpak Wachttijden).
• Opstellen van voortgangsrapportages, analyseren van ontwikkelingen en bijhouden van
  actie- en besluitenlijsten.
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak.
• Faciliteren van randvoorwaarden, structuur en samenwerking binnen het bredere
  programmateam.
• Initiëren, coördineren en activeren van trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen,
  bijeenkomsten, events).
• Creëren van processtructuren die samenwerking en afstemming tussen interne en externe
  stakeholders bevorderen.
• Zorgvuldig voorbereiden van overleggen en bewaken van een tijdige opvolging van acties.
• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder
  privacyvraagstukken.
• Afstemming en samenwerking met programmamanagers, strategisch adviseurs en
  betrokken netwerkpartners.
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en anticiperen op relevante ontwikkelingen.
• Inzichtelijk maken van complexe vraagstukken, met oog voor beleidskaders én
  uitvoeringspraktijk.
• Opstellen en bewaken van een communicatieplan (in samenwerking met de
  communicatieadviseur).
• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, presentaties
  en rapportages.
• Zorgen voor heldere, consistente en doelgerichte communicatie richting bestuur,
  projectteams en stakeholders.
• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en het versterken van de
  netwerksamenwerking.

  Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/11