Senior Contract en Leveranciersmanager ICT

Dit ga je doen

Functie omschrijving
De Contract- en Leveranciersmanager ICT is verantwoordelijk voor Contractmanagement, Tactisch
Leveranciersmanagement en decentrale inkoop. Is aanspreekpunt in het ICT inkoopproces voor de proces-
en contracteigenaren wat betreft inkoopbehoefte.

Je voert deze rol uit voor 2 teams: het team voor DomstadIT (dat centrale IT diensten levert) en het team
voor het domein Bedrijfsvoering. De tijdsverdeling tussen de teams komt gemiddeld op 50/50 uit.

Dit ga je doen
1. Contractmanagement
2. Tactisch Leveranciersmanagement
3. Decentrale inkoop

Ad 1. Contractmanagement
– Participeert in het aanbestedingstraject en voert hierbij de regie over afdeling brede en
vakoverstijgende trajecten.
– Bewaakt de contractafspraken en adviseert contracteigenaar over contractmanagement en over de
contractmanagement tools van IB JZI (o.a. in gebreke stelling; verlenging; opzegging; ontbinding)
– Toetst offertes op afspraken contractafspraken.
– Rapporteert leveranciersprestatie en financiën aan de contract eigenaren en per kwartaal richting het
management.
– Escalaties naar de leverancier.
– Signaleert tijdig einddatums van contracten naar contracteigenaar en life cycle management.
– Beheren van licenties (Software asset management).
– test

Specifiek voor het team bedrijfsvoering heb je een aantal werkzaamheden die voor het einde van het jaar
afgerond moeten zijn:
– Afronden inventarisatie i-contracten voor de 10 OO's binnen het domein
– Vaststellen per OO van de te beheren contracten
– Ervoor zorgen dat de contractdocumentatie op orde komt
– Uitvoeren SPEND analyse en op basis van deze uitkomsten inrichten beheerregime (inclusief
rapportages en periodiek overleg)

Ad 2. Tactisch leveranciersmanagement
– Verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een
samenwerkingsrelatie met kernleveranciers.
– In samenwerking met leverancier bijdrage leveren aan innovatie beleid.
– Geeft advies t.b.v. de strategische leveranciers en mogelijke veranderingen daarin.
– Ontwikkelt en onderhoud een relatienetwerk.
– Adviseert de operationele leveranciersmanager.

– Adviseert gevraagd en ongevraagd.

Ad 3. Decentrale inkoop
Aanspreekpunt voor budgethouders/aanvragers over een inkoopbehoefte en adviseert
met betrekking tot inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht, in samenwerking met JZI;
– Inventariseren van de (te verwachten) inkoopbehoeften in het organisatieonderdeel als input voor het
inkoop jaarplan en de gemeente brede aanbestedingskalender.
– Aanspreekpunt voor de relevante productgroep eigenaren voor
 het vertalen van de betreffende productgroep strategie in inkooptrajecten.
 informatie van gebruikers of de markt, voorstellen tot standaardisatie, bundeling of samenwerking.
– Toetst op rechtmatigheid en mogelijke afwijkingen van de kaders.
– Afweging maken en advies geven hoe de opdracht ingekocht moet worden om de beste kwaliteit-
prijsverhouding te krijgen, in ogenschouw nemend de maatschappelijke doelstellingen (MKB,
duurzaamheid en social return), het juridisch kader en streeft naar optimalisatie door onder andere
bundeling van inkopen.
 Proces begeleiden van inkooptrajecten.

Functie eisen
– HBO werk- en denkniveau;
– Nevi 2 publiek diploma (of daarmee gelijk)
– Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met inkoop- of contractmanagement van ICT en
informatievoorziening.
– aantoonbare ruime ervaring met het voorbereiden en uitvoeren van complexe ICT Europese
aanbestedingen bij de (semi) overheid, en met het opstellen en beoordelen van aanbestedingsstukken
voor Cloud en outsourcing trajecten waarbij ook security (AVG) uitgebreid aan bod kwam.
– Aantoonbare ervaring met onderhandelingen en besprekingen voeren met leveranciers waarbij er
sprake is van een grote mate van tegengestelde belangen.
– Het kunnen ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk.
– Aantoonbare ervaring met contractmanagement en veranderprocessen.
– Aantoonbare ervaring met projectmatig werken ín multidisciplinaire teams.
– Integer, klantgericht en stressbestendig.
– Analytisch ingesteld en kunt goed anticiperen en communiceren.

Competenties
In de uitvoering van ons werk staan de vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp
en betrouwbaar. Ze komen tot uiting in onze heldere afspraken, servicegerichte en flexibele werkhouding,
scherpe (financiële) planning en betrouwbare inzet. Van onze medewerkers verwachten we dat ze – vanuit
deze kernwaarden – hun persoonlijke vaardigheden en vakkennis verder ontwikkelen.
DomstadIT verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het
belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen
en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Van alle medewerkers wordt inzet gevraagd buiten
kantoortijden, omdat de ICT dienstverlening 7×24 uur per week geleverd wordt. Groot onderhoud wordt bij
voorkeur gepland in het weekend, zodat gebruikers hierdoor zo min mogelijk worden gehinderd