Inzet capaciteit inrichting workflows

Dit ga je doen

Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem
(DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid
maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de
besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en
publicatie van besluiten.

Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze
procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij

4/15
Uitvraag DOS-2025-0004114
Vertrouwelijk
deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel
rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.

Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de
onderstaande fasering gekozen.
Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional
requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze
procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide
systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik.
Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de
inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile
aanpak (in sprints) voor de hand ligt.

Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op
dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten
gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor
Notubiz.
Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de
overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde
capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).

Beschrijving procesondersteuning

Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)
Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse
tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering.
Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen. Belangrijkste requirements voor de
nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming,
geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status
via dashboards/rapportages.

Besluiten (ondersteuning besluitenproces)
Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische
handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces,
integratie met andere platformen is mager of handmatig. Belangrijkste requirements
voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen
kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf
mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en

5/15
Uitvraag DOS-2025-0004114
Vertrouwelijk
inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de
werkvoorraad.

Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe
partij)
Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning),
workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische
handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn:
dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot
device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf
wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de
brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.

Postverzending (uitgaande post verzenden)
Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik
van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid.
Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn:
kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven
traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op
adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke
brieven, koppeling aan dossiervorming.

Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren)
Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking,
export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis,
beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij
routering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen
zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en
kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.

Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo)
Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden,
verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige
metadatering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit
voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in
procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.

Constructie van de uitvraag

Deze uitvraag betreft de verwerving van capaciteit vanuit één of meerdere partijen die
capaciteit kunnen leveren aan PZH voor de inrichting van de procesondersteuning in
xxllnc Zaken en Notubiz. Partijen kunnen capaciteit voor de inrichting van één van beide
platforms aanbieden, of voor beide platforms. Het gaat hier dus om een reguliere
inhuuropdracht waarbij het denkbaar is dat PZH voor elk van de gevraagde rollen een

6/15
Uitvraag DOS-2025-0004114
Vertrouwelijk
kandidaat van verschillende partijen aantrekt, en derhalve met meerdere partijen een
overeenkomst zal afsluiten voor het afnemen van capaciteit.
Voor deze uitvraag dienen partijen een korte offerte in te dienen. Hierin wordt
aantoonbaar gemaakt en dat zij de juiste persoon of personen inzetten (CV’s, maximaal
drie per rol), dat zij de uitvraag en achterliggende opdracht goed begrijpen en dat zij als
partij over aantoonbare ervaring beschikken met het inrichten van een of beide
platforms.

We zoeken kandidaten die de inrichting van bovengenoemde werkpakketten kunnen
realiseren (grotendeels in xxllnc Zaken, en voor het resterend deel in Notubiz). Zoals
eerder aangegeven denken we daarbij aan de volgende inzet: 2 kandidaten met de
gevraagde kennis en ervaring met xxllnc Zaken en 1 kandidaat met de gevraagde kennis
en ervaring met Notubiz. Kandidaten die kennis en ervaring hebben met beide platforms
kunnen vanzelfsprekend ook worden aangeboden.

Dit krijgt vorm middels de onderstaande rollen:
• Senior inrichtingsspecialist xxllncc Zaken
o Spilfunctie die oog heeft voor de bestaande inrichtingen en producten op een
of beide platforms zoals deze binnen PZH in gebruik zijn
o Zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de
gevraagde inrichting, en maakt zich deze bestaande omgeving snel eigen
o Treedt aansturend en coordinerend op richting de andere inrichter(s)
o Is adviserend op gebied van inrichtingskeuzes
o Draagt ook bij aan de inrichting
o Coördineert testwerkzaamheden op basis van een gestructureerde
testmethodiek
o Coördineert de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-
U)
• Medior inrichter xxllnc Zaken
o Inrichten en configureren van zaaktypen in xxllnc
o Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
o Documentatie en overdracht aan interne teams
• Inrichter Notubiz
o Inrichten en configureren van besluitvorming in NotuBiz
o Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
o Documentatie en overdracht aan interne teams

7/15
Uitvraag DOS-2025-0004114
Vertrouwelijk
Programma van Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat:
Door het indienen van een inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met alle
hieronder genoemde eisen;
• Eis 1 Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is in principe gedurende de periode
van 10 november 2025 tot 30 juni 2026 beschikbaar voor 32-36 uren per week voor
de voorbereiding uitvoering en realisatie van het project en is flexibel inzetbaar. De
kandidaat moet op 10 november 2025 kunnen starten, of in onderling overleg op een
ander te bepalen datum;
• Eis 2 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van elke kandidaat
uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ en
toegevoegd in tabblad ‘aanmelding’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in
het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld.
NOOT: apart bijgevoegde CV’s (zoals in eigen format) worden niet meegenomen in
de beoordeling.
• Eis 3 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Per subcriterium staat voorgeschreven
hoeveel A4 u ervoor mag gebruiken in het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-
0004114’ Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan
worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum niet beoordeeld;
• Eis 4 Vormvereiste Uurtarief: Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’
wordt ingevuld en apart bijgevoegd in tabblad “aanmelding” op het
aanbestedingsplatform;
BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan
worden zonder kennis van het Uurtarief.
• Eis 5 Bandbreedte Uurtarief: Het aangeboden uurtarief bedraagt in het
‘Invulformulier Uurtarief DOS-2025-0004114’ ‘minimaal € 90,- en maximaal € 125,-.
exclusief BTW inclusief alle overige kosten, bijvoorbeeld reis- , verblijf-, telefoon- en
parkeerkosten;
• Eis 6 Kennis en expertise: Uit het ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2025-0004114’ blijkt
minimaal dat de kennis en expertise van de aangeboden kandidaat (voor elk van de
drie opgenomen rollen) aantoonbaar en verifieerbaar is (middels opleidingen,
cursussen, werkervaring) beschikt over:
▪ Eis 6.1 Minimaal een aantoonbaar behaald relevante HBO-diploma of
aantoonbaar HBO-werk- en denkniveau;
▪ Eis 6.2 Aantoonbare werkervaring met het inrichten van processen op
minimaal één (1) van beide platformen (xxllnc Zaken / Notubiz);
▪ Eis 6.3 Aantoonbare werkervaring binnen overheidsorganisaties en daarbij
behorende administratieve overheidsprocessen;
▪ Eis 6.4 Praktische ervaring met het werken in scrum/agile teams tijdens
inrichtingstrajecten.
• Eis 7: