Programma Manager Binnenkant nieuw gemeentehuis

Aanleiding

De bouw van het nieuwe gemeentehuis van de gemeente Haarlemmermeer is in volle gang. De verwachting is dat deze eind Q1 2027 wordt afgerond, waarna gestart kan worden met het traject voor ingebruikname. Het gebouw wordt casco opgeleverd. Dit betekent dat het daarna nog volledig moet worden ingericht, technisch ingeregeld en operationeel klaargemaakt voor gebruik. Ook moeten de verhuizingen plaatsvinden en de tijdelijke kantoren in Beukenhorst en Polderlanden leeg worden opgeleverd aan de verhuurders. De ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis staat gepland voor februari 2028.

Om een soepele overgang naar de nieuwe locatie te garanderen, is nauwe samenwerking en afstemming nodig tussen alle interne disciplines. Ervaring leert dat dit een programma op zichzelf is.

Doel van de opdracht
Het programma "Binnenkant nieuw gemeentehuis" zorgt ervoor dat bij de opening van het nieuwe gemeentehuis een volledig ingerichte, technisch ingeregelde en operationeel functionerende werkomgeving beschikbaar is voor bestuur, medewerkers, inwoners, ondernemers, samenwerkingspartners en andere bezoekers. Het programma richt zich op de samenhangende inrichting van werkplekken, publieks- en vergaderruimtes, ondersteunende faciliteiten en digitale systemen. Zo kunnen alle interne processen, facilitaire voorzieningen en diensten vanaf dag één soepel en efficiënt functioneren. Daarbij wordt nauw samengewerkt met alle betrokken interne disciplines en wordt gestuurd op kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en tijdige oplevering.

Scope
Om een succesvolle ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis te verzekeren, draagt de programmamanager Binnenkant de verantwoordelijkheid voor de integrale coördinatie en aansturing van alle activiteiten rondom de inrichting, het technisch en organisatorisch inregelen, en het operationeel functioneren van het gebouw.

Een gedetailleerd overzicht van de te coördineren activiteiten is beschikbaar maar in hoofdlijnen gaat het om het volgende:

1. Gebouwinrichting en faciliteiten 

• Selectie, inkoop en plaatsing van losse inrichting, zoals, bijvoorbeeld werkplekken, vergadermeubilair, kasten etc. 
• Aanbesteding en implementatie van facilitaire diensten, zoals schoonmaak, catering, receptie, beveiliging, etc. 

1. ICT en audiovisuele middelen 

• Installatie en migratie van ICT-, data- en telecomvoorzieningen. 
• Aanschaf en/of verplaatsing van audiovisuele middelen voor vergaderruimtes, studio, raadzaal en publieksruimten. 
• Implementatie en inregeling van Smart Building-systemen. 

1. Dienstverlening en werkprocessen 

• Inrichting van publieksruimtes en het inregelen van de werkprocessen conform de visie op dienstverlening. 
• Inrichting en ondersteuning van interne (facilitaire) dienstverlening. 

1. Verhuizing en ingebruikname 

• Logistieke planning en uitvoering van de verhuizing van Raad, college en medewerkers. 
• Communicatie en coördinatie richting Raad, college en medewerkers over de verhuizing. 
• Het organiseren en uitvoeren van proefdraaidagen en testgebruik, voorafgaand aan de ingebruikname. 

1. Communicatie 

• Externe en interne communicatie voor de diverse doelgroepen uit de lijnorganisatie. 
• Organisatie van opleidingen en instructies voor het gebruik van het gebouw, systemen en voorzieningen. 
• Implementatie en begeleiding van activiteitgericht werken, inclusief werkafspraken en adoptie door medewerkers. 

De opdrachtnemer is zelfstandig verantwoordelijk voor het door verschillende projectgroepen opleveren van de onderstaande opdrachtresultaten. Hierbij is het belangrijk dat de programmamanager de omstandigheden creëert en de projectgroepen zodanig adviseert dat zij een resultaat opleveren dat in samenhang met andere projectgroepen wordt opgeleverd, rekening houdend met het specifieke gebruik van een nieuw gemeentehuis. 

·     Uitgewerkt, vastgesteld en uitgevoerd inrichtingsplan.

·     Voltooide aanbestedingen en afgesloten contracten voor inrichting en (facilitaire) dienstverlening.

·     Geïnstalleerde, ingerichte en operationele ICT- en audiovisuele voorzieningen.

·     Volledig werkende Smart Building-systemen.

·     Succesvol uitgevoerde verhuizing en ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis.

·     Gebruikers geïnformeerd, betrokken en getraind in het gebruik van gebouw, systemen en voorzieningen.

·     Breed verkregen draagvlak binnen de organisatie voor inrichting, voorzieningen en werkprocessen.

·     Oplevering van alle onderdelen conform afgesproken planning, kwaliteitsnormen en beschikbare middelen.

De gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een programma manager met minimaal de volgende aantoonbare competenties:

• Integraal denken en handelen: overzien van alle samenhangende projecten en belangen binnen het binnenkant-traject;
• Samenwerken: intensieve afstemming met zowel interne stakeholders, externe partners en project nieuw gemeentehuis;
• Communicatief sterk: effectief communiceren met verschillende doelgroepen, intern en extern;
• Resultaatgerichtheid: sturen op oplevering van een gebruiksklaar gebouw binnen planning en scope;
• Flexibiliteit en verbindend: kunnen schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau, afhankelijk van de fase. In verbinding met de organisatie;
• Leiderschap: eigenaarschap tonen, mensen meenemen in veranderingen zoals activiteitgericht werken.
• Oog voor gebruikersbelangen: zorgen dat processen, inrichting en dienstverlening optimaal aansluiten op de behoeften van medewerkers en inwoners;
• Aantoonbare ervaring met nieuwbouw- of (grotere) verbouwprojecten binnen gemeentelijke organisaties.