Procesmanager/Specialist

Dit ga je doen

Context en achtergrond

De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) werkt met ruim 900 medewerkers aan de dienstverlening van ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Om deze dienstverlening toekomstbestendig te maken, loopt het programma Toekomstvaste Informatievoorziening (TV-IV).

Binnen dit programma begint het project Slim procesmatig en zaakgericht samenwerken. Doel is om procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken de standaard werkwijze te maken, waarbij de organisatie in het denken hier nog in een startfase zit qua volwassenheid. De resultaten van het project dragen bij aan betere kwaliteit, transparantie, samenwerking en wendbaarheid van de organisatie.

De technische kant (zoals de implementatie van een digitale werkomgeving, zaaksysteem en Microsoft 365) wordt parallel opgepakt. De procesmanager/specialist focust zich op de organisatorische kant: het begeleiden van teams in nieuwe werkwijzen en samenwerking.

1. Doel van de opdracht

De procesmanager/specialist helpt de organisatie bij:

• Het voorbereiden, implementeren en verankeren van procesmatig, zaakgericht en digitaal samenwerken.
• Het inventariseren, modelleren en verbeteren van processen op basis van standaarden (met bijvoorbeeld AI). Hiervoor wordt tevens een voorstel tot keuze van standaarden ter besluitvorming opgestelld.
• Het verbinden van processen, informatie en ondersteunende systemen.
• Het begeleiden van teams in de overgang naar procesmatig, zaakgericht en digitaal werken (in zaak-/ vaksysteem en MS Teams).
• Het veranderen vanuit de inhoud door teams te begeleiden, coachen en trainen zodat de nieuwe manier van werken omarmd wordt.
• Het bevorderen van informatieveiligheid en goed informatiebeheer in dagelijkse werkprocessen als integraal onderdeel van het implementatietraject.

De procesmanager/specialist werkt hierbij samen met andere (proces)specialisten in het projectteam en treedt op als faciliterende gesprekspartner naar de teams en leidinggevenden.

1. Werkzaamheden en resultaten

Als onderdeel van het projectteam werk je samen aan:

• Het vaststellen van de werkwijze en inventariseren van processen, informatie en ondersteunende systemen. En breng je prioritering in de aanpak van processen aan.
• Het opleiden en ondersteunen van proceseigenaren, procesbeheerders en aanjagers/verbinders (ambassadeurs in de teams).

• Samen met proceseigenaren en teams processen modelleren op basis van standaarden en deze verbeteren.

• Digitale ondersteuning van processen laten aansluiten op de praktijk. Teams begeleiden in workshops en sessies (faciliterende rol), inzetten van trainingen en begeleidingstrajecten (“wasstraat-aanpak”) van teams bij het borgen van nieuwe werkwijzen. Denk hierbij, naast het procesmatig werken, ook aan de implementatie van en het werken met het zaaksysteem en Microsoft Teams.
• Bijdragen aan het in kaart brengen van de eisen en wensen rondom een zaaksysteem.
• Helpen inrichten van een heldere governance- en beheerstructuur.
• Monitoring en verbetertrajecten opstarten, bijvoorbeeld mbv AI of RPA
• Overdracht naar de staande organisatie ondersteunen en borgen van de nieuwe manier van werken.

1. Organisatie

• De procesmanager/specialist maakt deel uit van het projectteam en werkt nauw samen met andere (proces)specialisten.
• Werkt in transitieteams per domein en ondersteunt managers en teamleiders in hun verantwoordelijkheid voor de transitie.
• Rapporteert aan de projectleider Slim procesmatig en zaakgericht samenwerken en indirect aan de programmamanager TV-IV.

• Als onderdeel van het projectteam werk je samen aan:

  Het vaststellen van de werkwijze en inventariseren van processen, informatie en ondersteunende systemen. En breng je prioritering in de aanpak van processen aan.

• Het opleiden en ondersteunen van proceseigenaren, procesbeheerders en aanjagers/verbinders (ambassadeurs in de teams).

  Samen met proceseigenaren en teams processen modelleren op basis van standaarden en deze verbeteren.

  Digitale ondersteuning van processen laten aansluiten op de praktijk. Teams begeleiden in workshops en sessies (faciliterende rol), inzetten van trainingen en begeleidingstrajecten (“wasstraat-aanpak”) van teams bij het borgen van nieuwe werkwijzen. Denk hierbij, naast het procesmatig werken, ook aan de implementatie van en het werken met het zaaksysteem en Microsoft Teams.

• Bijdragen aan het in kaart brengen van de eisen en wensen rondom een zaaksysteem.
• Helpen inrichten van een heldere governance- en beheerstructuur.
• Monitoring en verbetertrajecten opstarten, bijvoorbeeld mbv AI of RPA
• Overdracht naar de staande organisatie ondersteunen en borgen van de nieuwe manier van werken.