Projectsecretaris planfase VenR Stuwen Maas

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

In de periode 1926-1936 is in de Maas een samenhangend systeem, van 7 stuwen aangelegd. Deze stuwen zijn bijna 100 jaar oud en bereiken het einde van hun levensduur. Om te bepalen wat de beste oplossing is voor de stuwen op de lange termijn is eind 2021 het project Vervanging en Renovatie (VenR)-Stuwen Maas gestart. De planfase van dit project kent 3 fases, fase A, B en C.

Planfase A is de definitiefase en eindigt met een plan van aanpak voor fase B. Planfase B is de verdieping en eindigt met het advies voor vervanging of renovatie per stuw. Fase C is de fase waarin keuzes voor vervanging of renovatie verder worden uitgewerkt tot een maakbare oplossing per stuw. Fase C eindig met beslismoment 2 (BM2) waarna de realisatiefase start.

Eind 2023 is fase A door het projectteam afgerond inclusief een plan van aanpak voor fase B. Planfase B bestaat uit drie volgordelijke hoofdstappen:

1. Inventariseren en analyseren;

2. Bepalen oplossingsrichtingen;

3. Afwegen en advies instandhouden/renoveren/vervangen

Voor de uitvoering van planfase B en C is een raamovereenkomst afgesloten met een ingenieursburau. Binnen deze raamovereenkomst worden een aantal nadere overeenkomsten afgesloten om in een aantal fasen de planfase te doorlopen.

Binnen de uitvoering van de planfase zoekt het projectteam een zelfstandige en proactieve projectsecretaris. De projectsecretaris werkt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing en voor het projectteam en heeft o.a. de volgende taken:

• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/project secretariële werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Organiseren van vergaderingen, ziet scherp toe dat alle relevante onderwerpen voldoende worden belicht in het projectmanagement en draagt voor zorgvuldige verslaglegging.
• Coördineren van alle noodzakelijke informatiestromen.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van bijeenkomsten met interne en externe stakeholders.
• Maken van (vergader)afspraken/ reserveren vergaderzalen.
• Uitvoeren complex agendabeheer.
• Tegenlezen van documenten op taal/grammatica en opmaak.
• Zorgdragen voor checklist van onboarding van nieuwe medewerkers.
• Verzorgen van (uitgaan)post, etc.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en kan en wil ook de verbindende factor zijn in het team.
• Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubliea, geboortes en ziekte.
• Bijhouden projectspecifieke documenten: vakantieplanning, organogram, leef- en leed pot.

Voor de functie geldt verder dat verwacht wordt dat je minimaal 2x per week op kantoor aanwezig bent. De vaste projectdagen zijn dinsdag op RWS-locatie in Roermond en woensdag in Den Bosch.

Resultaat opdracht

Je bent aantoonbaar de smeerolie binnen het project middels het creëren van overzicht, rust en een pro-actieve, benaderbare houding. Door te zorgen dat alle projectinformatie voorbereid en op orde is weet het team waar het aan toe is wat de processen bevordert.