Directiesecretaresse

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Als directie secretaresse maak je deel uit van het Algemeen Secretariaat.
Je draagt zorg voor de ondersteuning van de algemeen secretaris/ directeur en de directeur
Staf. Naast agendabeheer ben je een belangrijke schakel in de voorbereiding van de
vergaderingen van het Dagelijks Bestuur, de Kroonleden en de Raad van de SER. Je zorgt
voor het verzamelen en de verzending van stukken, zorgt voor de facilitaire voorbereiding van
de vergaderingen en bent aanspreekpunt voor de leden van de Raad van de SER. Je zorgt
ervoor dat de algemeen secretaris/directeuren zich volledig kunnen richten op hun
strategische taken. Dankzij jouw inzet draagt de SER met impact bij aan de belangrijkste
sociale en economische vraagstukken van Nederland.
In deze rol heb je regelmatig contact met de secretariaten van de sociale partners,
ministeries, het secretariaat van de voorzitter en de directiesecretaris. Deze samenwerking is
essentieel voor een goede planning en een soepel verloop van de werkzaamheden, met name
rond het Dagelijks Bestuur (DB), de Raad en de kroonleden.
Naast het organiseren en uitvoeren van diverse taken ben je een belangrijk aanspreekpunt en
luisterend oor voor de AS en collega’s. Door overzicht te houden, een proactieve houding en
vermogen om vooruit te denken blijft de continu veranderende agenda- en vergaderstroom
goed beheersbaar.
Je werkt nauw samen met de directiesecretaris, beleidsondersteuner en met de secretaresses
van de voorzitter van de SER.

Werkzaamheden

• Agendabeheer en plannen van afspraken Algemeen Secretaris/Directeur en Directeuren
  Beleid en Staf 
• Verzorgen van correspondentie van Algemeen Secretaris en Directeur Beleid en Staf 
• Plannen en logistieke voorbereiding van de vergaderingen van Directieteam, Dagelijks
  Bestuur, Kroonledenoverleg en Raad 
• Bijhouden van mutaties en wijzigingen in DB, Kroonleden en Raad 
• Tijdig verzamelen en versturen van stukken ten behoeve van deze vergaderingen en
  (administratieve) opvolging van hetgeen in de vergaderingen is afgesproken en
  besloten. 
• Alle overige uit de (statutaire) taak van Algemeen Secretaris/Directeur voortvloeiende
  werkzaamheden zoals voorbereiden en boeken van dienstreizen/bijeenkomsten etc.

Profiel 

• Ervaring en professionaliteit: je hebt hbo werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar
  ervaring in een ondersteunende rol op directieniveau, zoals managementassistent,
  executive assistant of directiesecretaresse.
• Digitale vaardigheden: je werkt volledig digitaal en bent uitstekend bekend met
  Office 365. Ervaring met andere systemen zoals M-Files, iBabs, SharePoint, Topdesk is
  mooi meegenomen. 
• Sterk in plannen en organiseren: je stelt prioriteiten, bewaakt deadlines en zorgt
  ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit. 
• Proactief en hands-on: je wacht niet af, maar neemt initiatief en lost problemen
  pragmatisch op.
• Communicatief sterk op elk niveau: je schakelt moeiteloos met ministeries, sociale
  partners en interne collega’s. Uitstekende beheersing van het Nederlands is vereist, een
  goede beheersing van Engels is een pre. 
• Flexibel en stressbestendig: je blijft kalm onder druk en stelt de juiste prioriteiten,
  ook als de planning last-minute wijzigt. 
• Discreet en betrouwbaar: je gaat integer om met gevoelige informatie en bent een
  vertrouwenspersoon voor de algemeen secretaris en de directeuren Staf en Beleid.
• Bij voorkeur ervaring binnen de Rijksoverheid. 

Letop! Kandidaat dient beschikbaar te zijn op 12 en 13 januari. Op één van deze dagen wordt het intakegesprek (op locatie) ingepland.

Procedure

• Aanbieden kan tot en met 2 januari om 09:00 uur.

• CV's zullen regelmatig beoordeeld worden en passende profielen zullen dan eerder dan de deadline worden aangeboden bij de opdrachtgever. Hierdoor kan aanvraag eventueel eerder sluiten.
• Enkel CV's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, CV's die per mail of andere communicatiekanalen worden verzonden, worden niet in behandeling genomen.
• Let op! Bij voldoende aanbiedingen kan de werving eerder worden gesloten en kun je geen kandidaten meer aanbieden.
• Alleen CV's in de Nederlandse taal worden in behandeling genomen.
• Per leverancier mogen er max 2 kandidaten worden aangeboden
• Tarief dient inclusief alle kosten te zijn, maar exclusief BTW
• Elke leverancier en zzp'er dient in bezit te zijn van een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
• Elke leverancier dient een G-rekening te hebben.
• Voor het uitlenen van arbeidskrachten volgens de Waadi, dient elke leverancier te voldoen aan de juiste SBI-codes.

• CV’s dienen te worden ingediend via reactie in ESD.Next en moeten voldoen aan de volgende eisen:

• CV + motivatie in één PDF-bestand
• Alleen CV's in de Nederlandse taal worden in behandeling genomen;
• Contactgegevens kandidaat (e-mailadres + telefoonnummer + woonplaats);
• Beschikbaarheid (startdatum & aantal uren per week).