Coördinator opschoning financiële administratie

Dit ga je doen

Opdracht

Opdracht Achtergrond  
De gemeente bereidt de aanbesteding van een nieuw financieel systeem voor. Vooruitlopend daarop willen we zoveel mogelijk verbeteringen, opschoningen en procesoptimalisaties binnen het huidige systeem doen. Of, als dat nog niet mogelijk is, alvast in kaart brengen. Zo zorgen we dat de organisatie klaar is voor het herontwerp en de implementatie van het nieuwe systeem.  

De coördinatorneemt de regie over dit voorbereidingsproces. Je stuurt binnen je project werkgroepen aan, bewaakt de kwaliteit en werkt in sommige gevallen zelf actief mee. De rol vraagt om zowel organisatorische sturing als inhoudelijk kennis van financiële processen. Je informeert de teamleider F&C regelmatig over de voortgang.  

Doel van de opdracht 
Het aanjagen, coördineren en monitoren van verbeter- en opschoningsacties in het huidige financiële systeem (SAP) en de daarbij horende processen. Waar nodig steek je ook zelf je handen uit de mouwen. Het doel: een actuele en goed ingerichte financiële administratie vóór de start van de aanbesteding. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden: 

 Projectleiding en coördinatie 

• Leiden van de regiegroep financieel systeem in nauwe samenwerking met de teamleider F&C. 

• Coördineren en bewaken van de voortgang, planning en kwaliteit van de werkgroepen, die zijn gericht op verbeteracties in diverse systeemonderdelen en administratieve processen. 

• Projectmatig aansturen en ondersteunen van trekkers en deelnemers van de werkgroepen. 

• Signaleren van knelpunten, risico’s en afhankelijkheden tussen werkgroepen. 

• Zorgen voor samenhang van de initiatieven binnen deze opdracht met de aanbesteding van het financiële systeem. 

Kwaliteit en inhoudelijke bijdrage 

• Monitoren van de kwaliteit van opgeleverde procesbeschrijvingen, werkinstructies en systeemeisen. 

• Waar nodig zelf deelnemen aan of begeleiden van werkgroepen met inhoudelijke proceskennis. 

• Stimuleren van uniforme proces- en documentatieopzet.  

• Bewaken van (data)kwaliteit en consistentie in grootboekschema’s en stamgegevens.  

Aanjagen en rapporteren 

• Actief aanjager van voortgang en resultaten, houdt iedereen in beweging.  

• Opstellen van voortgangsrapportages voor de opdrachtgever. 

• Bijdragen aan communicatie en kennisdeling binnen de organisatie.  

Afstemming en voorbereiding aanbesteding 

• Afstemmen met de projectleider aanbesteding over systeemeisen, migratieaspecten en procesontwerpen. 

• Zorgen dat alle resultaten goed overdraagbaar zijn naar het aanbestedingstraject (documentatie, bevindingen, systeemeisen). 

De resultaten 

• Een opgeruimde en actuele financiële administratie met opgeschoonde stamgegevens. 

• Vastgestelde en gedocumenteerde procesbeschrijvingen, werkinstructies en systeemeisen. 

• Overzichtelijke rapportages van voortgang en kwaliteit per onderdeel 

• Functionele input voor de aanbesteding van het nieuwe financieel systeem.