Adviseur Informatievoorziening

Dit ga je doen

Afdeling 
Het geheugen van een gemeente werkt alleen als het zorgvuldig, geordend en toegankelijk wordt bewaard. Binnen de afdeling Informatiebeheer en Informatievoorziening (DIV) draag jij als Adviseur Informatievoorziening de verantwoordelijkheid voor een compleet, betrouwbaar en duurzaam archief. Je zorgt ervoor dat archiefmateriaal wordt geïnventariseerd, vindbaar blijft en tijdig wordt overgedragen aan het Waterlands Archief in Purmerend. Soms komt materiaal in aanmerking voor vernietiging; ook dat is een belangrijk onderdeel van je taak, waarbij je altijd werkt volgens de geldende wet- en regelgeving.  

Hoewel de gemeente al jaren digitaal werkt, bestaat er nog een aanzienlijk deel fysiek archief. Deze documenten zijn vaak van grote waarde voor zowel de organisatie als de inwoners. Samen met je collega’s binnen de afdeling werk je aan een zorgvuldige inventarisatie, waarbij wordt bepaald welke documenten worden gedigitaliseerd, vernietigd of overgedragen. Je adviseert hierbij over de juiste werkwijze, bewaartermijnen en de inrichting van een toekomstbestendige informatiehuishouding.  

Opdracht 
Binnen de afdeling IV is tijdelijke inzet nodig van een inhoudelijk sterke Informatieadviseur om de continuïteit van informatiebeheer te borgen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De opdracht vraagt nadrukkelijk om een DIV-/informatiebeheerprofessional, niet om een functioneel beheerder of technisch projectleider. 

De opdracht omvat onder andere
De komende periode ligt de focus binnen de functie op het verder versterken en borgen van het informatiebeheer op beleidsmatig niveau. Een belangrijk onderdeel hiervan is het opstellen en laten vaststellen van het vervangingsbesluit. Hoewel het handboek al is vastgesteld, moet het formele besluit nog worden uitgewerkt, afgestemd en door de organisatie worden bekrachtigd. Jij begeleidt dit proces zorgvuldig en zorgt dat het besluit aansluit op zowel de wettelijke kaders als de praktische uitvoering binnen de organisatie. Daarnaast zijn er vanuit de Provincie en het Waterlands Archief verschillende actiepunten meegegeven die nog moeten worden opgepakt.  

Jij neemt hierin het voortouw, bewaakt de voortgang en zorgt dat deze punten inhoudelijk goed worden uitgewerkt en afgerond. Tot slot ontwikkel je beleid voor e‐mailarchivering en andere digitale communicatiekanalen, zoals social media en WhatsApp, zodat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en de informatie duurzaam, toegankelijk en rechtmatig wordt beheerd. 

• Opstellen en laten vaststellen van het vervangingsbesluit.
• Oppakken en afronden van openstaande actiepunten vanuit Provincie en Waterlands Archief.
• Opstellen van beleid voor e‐mailarchivering en andere digitale communicatiekanalen (social media, WhatsApp, etc.). 

Je werkt hierbij nauw samen met DIV, ICT en andere betrokken afdelingen (hierin is de kennis en/of werkervaring met I-Navigotor relevant) , maar blijft primair verantwoordelijk voor de inhoudelijke kwaliteit van informatiebeheer, niet voor technische systeeminrichting.