Assistent Programmamanager

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving
De wereld van de afvalinzameling is volop in beweging. Het moet beter en duurzamer. Goede dienstverlening zoals door bv. de stads brede uitrol van inzamelcontainers voor GFE (groente/fruit/etenswaren), goede inzamelroutes, verbetering karton- of grof afvalinzameling zijn allemaal opgaven die daarbij horen. In de afvalplannen zijn al deze opgaves opgenomen. Nieuwe werkprocessen en producten moeten vervolgens in de uitvoeringsorganisatie geïmplementeerd worden. Dit vraagt draagvlak en verandering in de staande organisatie, een uitdaging die je graag aangaat. De projecten zijn divers en dynamisch en spelen zich af in de verschillende stadsdelen.

De programmamanagers gebied geven sturing aan de uitvoering van het afvalplan per stadsdeel. Jij speelt een belangrijke rol in het plannen, organiseren en faciliteren van alles wat nodig is om het programma en de projectleiders goed te ondersteunen. Als assistent programmamanager voer je operationele taken uit en helpt in- en overzicht te houden, agenda en bespreekpunten/issues voor te bereiden, programmaplanning/fasering op scherp te houden, knelpunten te signaleren. Binnen het programmateam fungeer je als de rechterhand en sparringpartner van de programmamanager. Steeds ben jij diegene die proactief het werk uit de handen neemt van de programma manager en continu zorgt voor structuur en overzicht. Met je enthousiasme inspireer je collega’s en andere betrokkenen, en natuurlijk deel je jouw kennis en ervaring graag met je omgeving. Zo draag je bij aan een schone en duurzame stad waar het fijn wonen, werken en recreëren is.

Werkzaamheden
•Je bereidt de meetings en bespreekpunten, zo nodig inhoudelijk, voor en 
zorgt voor de juiste verslaglegging daarvan;
• Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen en zorgt samen met het programmateam voor inzicht in de overall programmaplanning en dat de onderliggende projectplanningen van de projectleiders tot een integrale  programmaplanning leiden;
•Je houdt over het programma het overzicht, bewaakt de voortgang en signaleert knelpunten en afwijkingen. Daarbij verzorg je zo nodig ook de financiële en inkoopprocessen;
•Je stelt in samenwerking met de projectleider concept projectdocumenten en voortgangsrapportages m.b.t. het programma op, bewaakt de uitputting van het projectbudget en bereidt in overleg met de programmamanager besluitvorming voor;
•Je onderhoudt op operationeel niveau de contacten met de stakeholders van het programma, beantwoordt de vragen en levert gevraagde informatie;
•Je legt en bewaakt verbindingen met andere projecten en programma’s.