Project secretaresse

Dit ga je doen

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Projectsecretaresse.

LET OP:
De kandidaat wordt via een uitzendcontract gecontracteerd in schaal 6 (eind).

Bij het aanbieden van kandidaten moet er aan de volgende omrekeningsfactoren worden voldaan:

• Fase A Oproep 2,0382
• Fase A Vaste Uren 2,0458
• Fase B 2,0205

Graag bij elke aanbieding in motivatie vermelden in motivatie vermelden in welke fase de kandidaat zit en welke schaal en trede bij de kandidaat wordt toegepast. Deze aanvraag wordt in schaal xxx ingeschaald. Zonder deze informatie kunnen we de kandidaat niet aanbieden.

Draag jij vanuit jouw passie en expertise bij aan de transformatie en verduurzaming van de dynamische stad Eindhoven? Is ontzorgen jouw tweede natuur? Ben jij digitaal goed onderlegd en zoek jij die secretariële/administratieve functie? Dan hebben wij dé vacature!

Projectsecretaresse

24 – 36 uur per week

De stad Eindhoven is volop in ontwikkeling. De ontwikkeling concentreert zich vooral in het gehele gebied in de binnenring (met name het centrum). Tijdens deze transitie moet de stad een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt. Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Ontwikkelopgaven zijn bijvoorbeeld internationale Knoop XL (9.000 woningen & ondergronds busstation & spoor), Stadshart Woensel (3.000 woningen), HOV4 en projecten als het Stadhuisplein (800 woningen), VDMA (680 woningen & kantoren), de Brainport Innovatie Campus (BIC) en aardgasvrije wijken.

Voor de ontwikkeling van BIC Noord – de campus waar ASML de komende jaren wil uitbreiden om ruimte te bieden aan clean rooms, kantoren en faciliteiten voor in totaal zo’n 20.000 medewerkers – staat Eindhoven voor een enorme gebieds- én infrastructuuropgave. Het project omvat niet alleen de realisatie van een innovatieve campusomgeving, maar ook de bijbehorende wegenstructuur, waaronder aanpassingen aan de Spottersweg en Anthony Fokkerweg, en voorzieningen zoals grote parkeergarages, vrij liggende HOV-busbanen en duizenden fietsparkeerplekken.

Voor deze dynamische en complexe opgave zoeken wij een proactieve projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt, structuur brengt in het werk en graag meebouwt aan één van de meest impactvolle ontwikkelingen binnen Brainport Eindhoven.

Jouw rol:
• Je organiseert voor het projectteam in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, maakt ook afspraken met diverse (externe) partijen, verzorgt waar nodig de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
• Je verzorgt correspondentie (huisstijl, lay-out, taalgebruik)
• Je beheert de projectmailbox door inkomende mail uit te zetten aan de juiste personen en te monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
• Je zorgt voor de administratieve afhandeling van (digitale) stukken.
• Je houdt het projectarchief bij.
• Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Met wie werk je samen?
Je komt te werken binnen de sector RPP ter ondersteuning van de gebiedsontwikkeling BIC Noord. Je ondersteunt de projectteams die bestaan uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistentes en vakinhoudelijke experts en interne en externe samenwerkingspartners.

Dit breng jij mee:
• Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau.
• Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, Sharepoint, etc.)
• Je bent een ster in plannen en organiseren; je stelt orde op zaken in complexe situaties.
• Je blijft accuraat en gestructureerd werken als meerdere mensen een beroep op je doen en weet prioriteiten te stellen.
• Je weet effectief te functioneren in een drukke omgeving en houdt het hoofd koel.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.

Aanvullende informatie:
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 6(eind) van de Gemeenten cao;
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar).
• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe via de Portal. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl
• Het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de kandidaat.