Documentalist -RWS PPO Noord Nederland

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Leeuwarden zijn wij op zoek naar een Documentalist;

Hybride functie, met verplichte fysieke aanwezigheid van 2 dagen per week in Leeuwarden.

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
• Detachering door middel van Loondienst; 12 maanden, met optie tot 3×12 maanden verlenging
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

PPO Noord Nederland is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio Noord Nederland.

Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van 2 projectclusters van PPO NoordNederland: A-Vaarwegen en B-Vaarwegen.
Het cluster A-vaarwegen verzorgt het dagelijks onderhoud van bruggen, sluizen en vaarweg op de Hoofdvaarweg van Lemmer tot Delfzijl. Naast het dagelijks onderhoud van de hoofdvaarweg wordt er ook onderhoud uitgevoerd aan rijzendammen om het kweldergebied in Friesland en Groningen in stand te houden.
Het cluster B-Vaarwegen voert planstudies uit en realiseert groot onderhoud en vervanging/renovatie in Noord-Nederland met projecten op de Hoofdvaarweg Lemmer-Delfzijl (planstudie en vervanging/renovatie) en renovatie veerhavens Waddenzee.
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Ieder project (contract) heeft een eigen (documentmanagement) systeem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief

-het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
-het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
-het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
-Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
-het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
-het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
-het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
-Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste -informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
-het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
-het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen het team speelt)
➢ Zichtbaar en Proactieve instelling
➢ Verbindend vermogen voor effectieve samenwerking
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen
1. Schaal 8 een afgeronde MBO4 opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2. Schaal 8 Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3 Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4. Schaal 8 Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
5. Minimaal 2 dagen (1 dag per cluster) fysiek op locatie in Leeuwarden aanwezig te zijn om de werkzaamheden uit te voeren.

Wensen
1. Kennis van en ervaring met informatiestromen van (grootschalige) GWW-projecten binnen (Rijks)overheidsorganisaties.
2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
4. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
5. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.