Kwartiermaker Bedrijfsvoeringsorganisatie Sociaal Domein Achterhoek

Dit ga je doen

Opdracht
Op dit moment vindt de samenwerking op het gebied van Jeugdzorg en Wmo plaats op basis van een samenwerkingsovereenkomst, waarin onder meer de bijdrage van elke gemeente aan de uitvoeringskosten is vastgelegd. De Achterhoekse colleges hebben ingestemd met een proces dat moet leiden tot de oprichting van een Bedrijfsvoeringsorganisatie conform de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), waarin bovengenoemde taken worden ondergebracht.

 De aanleiding hiervoor is onder meer gelegen in de Wet verbetering beschikbaarheid jeugdzorg (Wvbj), die op 1 januari in werking is getreden. Daarmee worden gemeenten verplicht om als jeugdregio gezamenlijk specialistische jeugdhulp, kinderbescherming en jeugdreclassering in te kopen en daarvoor een gemeenschappelijke regeling te treffen als bedoeld in de Wgr. De deadline voor oprichting van de gemeenschappelijke regeling is 1 januari 2027.

 De oprichting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie vraagt om een stevige voorbereiding op zowel organisatorisch, financieel als bestuurlijk vlak (gezien de samenstelling van de bestuurlijk context zal wijzigen na de gemeenteraadsverkiezingen). Om dit proces gestructureerd en voortvarend vorm te geven, stelt het Directeurennetwerk Achterhoek (DNA, bestaande uit de 8 gemeentesecretarissen) een kwartiermaker aan die deze voorbereiding ter hand neemt. Deze kwartiermaker geeft leiding aan een ambtelijke (regionale) voorbereidingsgroep en werkt nauw samen met de teamleider RSSDA. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor procesregie, aansturing en coördinatie van alle technische en organisatorische voorbereidende stappen en houdt daarbij het draagvlak in de 8 gemeenten in de gaten.

Beoogde resultaten

• Opstellen bedrijfsplan, ontwerpbegroting incl. meerjarenperspectief, organogram, taakafbakening, bijdragebesluit en een verordening voor financieel beheer.
• Voorbereiden van mandaatbesluiten en dienstverleningsovereenkomst(en).
• Organiseren van de inrichting en implementatie van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; inregelen ICT, HRM, archivering, privacy- en informatiebeveiligingsbeleid en verzekeringszaken, incluis afstemming en overleg met de gemeente van vestiging (zie hierna).
• Personele ontvlechting bij de gemeente Doetinchem; afspraken over de overgang van medewerkers en bijbehorende arbeidsvoorwaarden.
• Opstellen communicatiedossier en stakeholderplan.

Overleg met de gemeente van vestiging
Zodra bekend is bij welke gemeente de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt ondergebracht (gastheergemeente), kan met deze gemeente worden gestart met overleg over facilitaire zaken, zoals huisvesting, ICT en af te nemen diensten. Ten behoeve van de start met de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie dient een pakket aan operationele afspraken te worden voorbereid, te resulteren in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de beoogde gemeente van vestiging, waarin de afspraken over huisvesting (werkplekken) en ICT-faciliteiten worden geborgd. Naast de fysieke en digitale infrastructuur omvat de voorbereiding de inrichting van essentiële bedrijfsvoeringsprocessen, die per 1 januari 2027 formeel van kracht worden. Het gaat hierbij om:

• De inrichting van de financiële processen en systemen, met specifieke aandacht voor de inkoop.
• De borging van het privacy- en informatieveiligheidsbeleid en compliance-eisen.
• Afspraken over het archiefbeheer en de algemene administratieve ondersteuning.
• De structurele HR-ondersteuning, administratie en compliance, welke worden afgestemd met de directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.