Coördinator proces- en projectondersteuning PPO WNN A lijn

Dit ga je doen

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat. PPO West Nederland Noord is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio van West Nederland Noord (provincie Noord-Holland). De projecten werken met IPM teams (integraal projectmanagement). De projectsecretaris zal met name ingezet worden ter ondersteuning van de Manager Projectbeheersing en de Projectmanager maar kan ook ingezet worden ter ondersteuning van andere IPM leden.

Opdrachtomschrijving

Als project- en procesondersteuner ben je o.a. verantwoordelijk voor het aansturen en coördineren van de projectondersteuning, het waarborgen en bevorderen van de kwaliteit van de projectondersteuning en het efficiënt organiseren en stroomlijnen van overlegstructuren binnen de clusters en projecten. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar voor verschillende projecten/trajecten en ad hoc werkzaamheden. Werkzaamheden die onder bovengenoemde verantwoordelijkheden (kunnen) vallen zijn:

Aansturing en kwaliteitsborging van de projectondersteuning

• Aansturing en begeleiding van de projectondersteuners.
• Gevraagd en ongevraagd advies geven over de inrichting, verbetering en kwaliteit van de projectondersteuning.
• Signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en bewaakt de naleving van werkprocessen, standaarden en afspraken.
• Sparringspartner voor MPB en PM m.b.t. richting geven aan, inrichting van en verrichting vakgebied projectondersteuning (strategisch, tactisch en operationeel niveau).

Coördinatie van overlegstructuren en informatievoorziening

• Voert regie over agenda’s van project- en clusteroverleggen, bepaalt mede de benodigde onderwerpen en ziet erop toe dat deze adequaat worden behandeld.
• Zorgt ervoor dat overleggen tijdig worden georganiseerd en goed worden voorbereid (o.a. regie voeren op tijdige verspreiding van stukken), en bewaakt afspraken, acties en doorlooptijden (kwaliteit en mate van verslaglegging).
• Is als “spin in het web” aanwezig bij relevante overleggen, signaleert kansen en risico’s en handelt proactief op basis van wat wordt gehoord en gezien.

Ondersteuning van IPM-rolhouders en het projectteam

• Ontzorgt en assisteert IPM-rolhouders door proactief administratieve, secretariële en procesmatige taken uit handen te nemen.
• Houdt nauw contact met IPM-rolhouders en onderneemt zelfstandig acties op basis van signalen, vragen en benodigde opvolging.
• Ondersteunt het projectteam bij het beheerst doorlopen van besluitvormingsmomenten door tijdig de benodigde overleggen in te plannen en voor te bereiden.
• Coördineert en begeleidt specifieke projecten of trajecten, zoals bijdragen aan GRIP migratie, het organiseren van veiligheidsrondes, Project Follow Ups etcetera.

Projectondersteuning en operationele taken

• Verricht managementondersteunende en secretariële werkzaamheden.
• Vervangt, in geval van ziekte of verlof, de projectondersteuner of ondersteunt daar waar nodig.
• Pakt zelfstandig inhoudelijke en organisatorische taken op, zoals onderdelen van onboarding (o.a. cybersecurity) of voorbereiding van clusteroverleggen.
• Draagt zorg voor correcte en tijdige documentaanlevering, signaleert afhankelijkheden en borgt dat processen volledig en volgens richtlijnen worden doorlopen.

Resultaat opdracht

De project- en procesondersteuner levert een goed gestructureerde, kwalitatief hoogwaardige en soepel functionerende projectondersteuning binnen de betrokken clusters en projecten. En biedt daarnaast ondersteuning aan het IPM-team door inzet op ad hoc werkzaamheden of projecten.

Clusters/projecten

je bent werkzaam voor de drie clusters van de A lijn PPO WNN, namelijk voor A Tunnels, A Vaarwegen en A Wegen. De A lijn houdt zich bezig met onderhoud van Wegen, Vaarwegen en Tunnels in de regio West Nederland-Noord. Het gaat om een functie van 36 uur. Elk cluster heeft eigen kantoordagen (2 of 3). Er wordt binnen RWS hybride gewerkt. Deels thuis en deels op locatie. De clusters verwachten hierin flexibiliteit, d.w.z. dat er in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer welke zaken fysiek of hybride worden opgepakt.

Leiding en toezicht

Er is sprake van leiding en toezicht betreffende de uitvoering van de opdracht. Je rapporteert aan en overlegt met de Managers Projectbeheersing van de clusters.

Meest essentiële competenties

Voor deze functie zoeken wij een kandidaat die in hoge mate zelfstandig kan werken en daarbij effectief de regie weet te voeren. Je bent een echte aanjager: iemand die initiatief neemt, op de voorgrond durft te treden, beweging creëert en anderen weet te motiveren om doelen te bereiken. Daarnaast kun je goed verbanden leggen en beschik je over sterke organisatiesensitiviteit; je voelt aan wat er speelt binnen de organisatie, begrijpt belangen en weet hier tactvol op in te spelen. Tot slot werk je accuraat en zorgvuldig, met oog voor detail en kwaliteit in alles wat je doet. Je bent communicatief sterk, je kunt een klein team aansturen en taken delegeren.