Projectondersteuner

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Haarlem zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner;

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden:
• Deze aanvraag is niet geschikt voor ZZP'ers
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Als project- en procesondersteuner ben je o.a. verantwoordelijk voor het aansturen en coördineren van de projectondersteuning, het waarborgen en bevorderen van de kwaliteit van de projectondersteuning en het efficiënt organiseren en stroomlijnen van overlegstructuren binnen de clusters en projecten.
Daarnaast ben je flexibel inzetbaar voor verschillende projecten/trajecten en ad hoc werkzaamheden.

Werkzaamheden die onder bovengenoemde verantwoordelijkheden (kunnen) vallen zijn:
Aansturing en kwaliteitsborging van de projectondersteuning:
• Aansturing en begeleiding van de projectondersteuners;
• Gevraagd en ongevraagd advies geven over de inrichting, verbetering en kwaliteit van de projectondersteuning;
• Signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en bewaakt de naleving van werkprocessen, standaarden en afspraken.
• Sparringspartner voor MPB en PM m.b.t. richting geven aan, inrichting van en verrichting vakgebied projectondersteuning (strategisch, tactisch en operationeel niveau).

Coördinatie van overlegstructuren en informatievoorziening:
• Voert regie over agenda’s van project- en clusteroverleggen, bepaalt mede de benodigde onderwerpen en ziet erop toe dat deze adequaat worden behandeld;
• Zorgt ervoor dat overleggen tijdig worden georganiseerd en goed worden voorbereid (o.a. regie voeren op tijdige verspreiding van stukken), en bewaakt afspraken, acties en doorlooptijden (kwaliteit en mate van verslaglegging);
• Is als “spin in het web” aanwezig bij relevante overleggen, signaleert kansen en risico’s en handelt proactief op basis van wat wordt gehoord en gezien.

Ondersteuning van IPM rolhouders en het projectteam:
• Ontzorgt en assisteert IPM rolhouders door proactief administratieve, secretariële en procesmatige taken uit handen te nemen;
• Houdt nauw contact met IPM rolhouders en onderneemt zelfstandig acties op basis van signalen, vragen en benodigde opvolging;
• Ondersteunt het projectteam bij het beheerst doorlopen van besluitvormingsmomenten door tijdig de benodigde overleggen in te plannen en voor te bereiden;
• Coördineert en begeleidt specifieke projecten of trajecten, zoals bijdragen aan GRIP migratie, het organiseren van veiligheidsrondes, Project Follow Ups etcetera.

Projectondersteuning en operationele taken:
• Verricht managementondersteunende en secretariële werkzaamheden;
• Vervangt, in geval van ziekte of verlof, de projectondersteuner of ondersteunt daar waar nodig;
• Pakt zelfstandig inhoudelijke en organisatorische taken op, zoals onderdelen van onboarding (o.a. cybersecurity) of voorbereiding van clusteroverleggen;
• Draagt zorg voor correcte en tijdige documentaanlevering, signaleert afhankelijkheden en borgt dat processen volledig en volgens richtlijnen worden doorlopen.

Resultaat opdracht:
De project- en procesondersteuner levert een goed gestructureerde, kwalitatief hoogwaardige en soepel functionerende projectondersteuning binnen
de betrokken clusters en projecten. En biedt daarnaast ondersteuning aan het IPM team door inzet op ad hoc werkzaamheden of projecten.

Clusters/projecten:
Je bent werkzaam voor de drie clusters van de A lijn PPO WNN, namelijk voor A Tunnels, A Vaarwegen en A Wegen. De A lijn houdt zich bezig met onderhoud van Wegen, Vaarwegen en Tunnels in de regio West Nederland Noord.
Het gaat om een functie van 36 uur. Elk cluster heeft eigen kantoordagen (2 of 3).
Er wordt binnen RWS hybride gewerkt. Deels thuis en deels op locatie. De clusters verwachten hierin flexibiliteit, d.w.z. dat er in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer welke zaken fysiek of hybride worden opgepakt.

Leiding en toezicht:JA

Meest essentiële competenties:
Voor deze functie zoeken wij een kandidaat die in hoge mate zelfstandig kan werken en daarbij effectief de regie weet te voeren.
Je bent een echte aanjager: iemand die initiatief neemt, op de voorgrond durft te treden, beweging creëert en anderen weet te motiveren om doelen te bereiken. Daarnaast kun je goed verbanden leggen en beschik je over sterke organisatiesensitiviteit; je voelt aan wat er speelt binnen de organisatie, begrijpt belangen en weet hier tactvol op in te spelen.
Tot slot werk je accuraat en zorgvuldig, met oog voor detail en kwaliteit in alles wat je doet. Je bent communicatief sterk, je kunt een klein team aansturen en taken delegeren.

Eisen & Wensen
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock out). Daarna wordt beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.

Eisen:
1. Kandidaat beschikt aantoonbaar over een afgeronde HBO/WO opleiding.
2. Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar relevante ervaring.
3. Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel administratieve procedures en voorschriften.
4. Minimaal 3 jaar werkervaring binnen Rijksoverheid.
5. Kandidaat beschikt over de competentie om een klein team te coördineren en aan te sturen.

Wensen:
1. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring m.b.t. het voorbereiden en organiseren van grote bijeenkomsten.
2. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectondersteunende werkzaamheden.