Operationeel Coördinator Evenementen

Dit ga je doen

Uren per week: 2 – 32 uur per week (flexibel – afhankelijk van type opdracht)

Stardatum: 1 mei 2026

Einddatum: 30 april 2027

Optie tot verlenging: Ja, maximaal 36 maanden

Contractvorm: Uitzenden

Locatie: Tilburg

Opdrachtgever

De divisie Facility Services (FS) levert facilitaire- en vastgoed diensten, advies, beleid en services aan het College van Bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University. De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, het aanbieden van sportvoorzieningen, evenementondersteuning, post & documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus.

Binnen FS valt deze uitvraag onder de afdeling Facilities & Hospitality (F&H) en het team Congres en Event Support (CES).

De afdeling Facilities & Hospitality heeft als belangrijkste taak om gebruikers van de campus de best mogelijk facilitaire voorzieningen te bieden. Onze medewerkers hebben vaak als eerste contact met onze studenten, medewerkers en gasten, waarbij wij een gastvrije uitstraling en ontzorgende aanpak heel belangrijk vinden. Binnen de afdeling F&H zijn een aantal teams opgenomen, Services met de Servicedesk, BHV, Postkamer & Logistieke dienstverlening en Congres en Event Support.

Het team Conference & Event Support biedt facilitaire en logistieke ondersteuning bij de organisatie van congressen, symposia, voorlichtingsdagen, diploma-uitreikingen en overige evenementen.

Opdrachtomschrijving

Tilburg University (TiU) is op zoek naar 3 professionals die zelfstandig alle activiteiten rondom facilitaire en logistieke zaken voor meetings, congressen en evenementen die plaatsvinden op de campus van Tilburg University (inclusief gebouw Mindlabs in de spoorzone van Tilburg) kunnen organiseren en begeleiden. De opdrachtgevers kunnen verschillende stakeholders binnen Tilburg University zijn, maar ook student,- en studieverenigingen, de TOP introductieweek en overige externe stakeholders die evenementen op de Tilburg University Campus houden. De kandidaat draagt zorg voor de operationele coördinatie van evenementen op de campus (incl. locatie Mindlabs), waarbij het accent ligt op facilitaire, logistieke en organisatorische afstemming. Het betreft zowel interne onderwijs- en facultaire bijeenkomsten als externe congressen, bestuurlijke evenementen en studentevenementen.

De werkzaamheden hebben een sterk uitvoerend en coördinerend karakter binnen een complexe en veranderende omgeving met diverse interne en externe stakeholders.

Werkzaamheden

Voorbereiding & organisatie

·        Inventariseren van wensen en eisen van interne en externe opdrachtgevers

·        Opstellen van draaiboeken en planningen

·        Maken van werkorders voor facilitaire diensten

·        Reserveren en coördineren van ruimtes en faciliteiten

·        Afstemmen met facilitaire diensten (catering, beveiliging, bhv, techniek, schoonmaak, AV, terrein etc.)

·        Afstemmen met externe leveranciers, van offerte tot en met facturatie

·        Bewaken van deadlines en voortgang

·        Opzetten deelnemersregistratie

·        Adviserende rol aan opdrachtgevers rondom facilitaire en logistieke invulling van het evenement.

Operationele coördinatie

·        Aanspreekpunt zijn voor opdrachtgever en betrokken partijen

·        Coördinatie tijdens op- en afbouw

·        Toezicht houden op logistieke uitvoering

·        Signaleren en oplossen van knelpunten

·        Aansturen van ingehuurde event ondersteuners, zoals BHV, gastvrouwen, studentcrew

·        Coördinatie van deelnemers registratie

Administratie & systemen

·        Registratie en verwerking van opdrachten in relevante systemen

·        Werken met Microsoft Office (Word, Excel, Teams)

·        Gebruik van project- en facilitair system; Planon)

·        Vastleggen van evaluaties en administratieve afhandeling

·        Verwerken Deelnemers registratie

Competenties

·        Sterk organiserend vermogen

·        Stressbestendigheid en flexibiliteit

·        Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)

·        Vermogen om snel te schakelen tussen verschillende dossiers en/of taken

·        Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

·        Samenwerkingsgerichtheid

·        Oplossingsgericht en proactief handelen

·        Digitale vaardigheid en systeemaffiniteit