Project Management Ondersteuner

Dit ga je doen

Start overeenkomst: zo spoedig mogelijk

Einddatum: De einddatum van de initiele periode is 12 maanden na startdatum

Optie verlenging contract: Ja, met drie keer 6 maanden

Opdrachtomschrijving

De Hogeschool van Amsterdam voert het programma Plannen & Roosteren uit, gericht op de structurele verbetering van de onderwijslogistiek. Het doel van het traject is de invoering van een toekomstbestendig en HvA-breed plannings- en roosterproces, ondersteund door een nieuw Rooster Informatie Systeem. Daarmee wil de hogeschool de efficiëntie en voorspelbaarheid vergroten en de tevredenheid van studenten en docenten verbeteren. De ambitie is dat roosters in één keer goed worden opgeleverd, dat het aantal wijzigingen afneemt en dat de beschikbare ruimtes optimaal worden benut.

• Het programma richt zich op:invoering van een HvA-brede werkwijze voor plannen en roosteren;
• implementatie van een nieuw systeemlandschap;
• verbetering van samenwerking, sturing en voorspelbaarheid.

De uitvoering vindt plaats in een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders (faculteiten, diensten, governance).

2. Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het professioneel ondersteunen van het programma Plannen & Roosteren door het aanbrengen van structuur, overzicht en beheersing in projectinformatie, planning, besluitvorming en rapportage.

De PMO ondersteunt het kernteam en projectleiding in het realiseren van een voorspelbare en beheersbare uitvoering van het programma.

3. Resultaten / Deliverables

De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:

1. Ingerichte en onderhouden projectdocumentatie

Een consistente, toegankelijke en actuele projectdocumentatiestructuur.

2. Geactualiseerde projectplanning en voortgangsoverzicht

Inzicht in mijlpalen, afhankelijkheden en voortgang van deeltrajecten.

3. Ondersteunde governance en besluitvorming

Goed voorbereide overleggen, vastgelegde besluiten en actiebeheer.

4. Periodieke voortgangs- en verantwoordingsrapportages

Rapportages richting stuurgroep en medezeggenschap (o.a. CMR).

5. Financieel overzicht en budgetbewaking

Actueel inzicht in begroting en realisatie.

6. Effectieve organisatie van projectoverleggen

Structuur en ondersteuning van meerdere teams en stakeholders.

4. Rol en werkzaamheden

De Project Management Ondersteuner (PMO) ondersteunt het verandertraject en zorgt voor structuur, samenhang en beheersing.

• De werkzaamheden omvatten onder andere:adviseren over en inrichten van projectdocumentatie;
• bijhouden, structureren en reviewen van documentatie;
• fungeren als centraal informatiepunt binnen het programma;
• opstellen en onderhouden van projectplanning;
• organiseren en voorbereiden van projectoverleggen (meerdere teams);
• vastleggen van acties, besluiten en voortgang;
• bewaken van mijlpalen, deadlines en afhankelijkheden;
• opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
• ondersteunen bij budgetbewaking en financieel overzicht.

De functie is hybride uit te voeren.