Procesbegeleider Periodieke Hotspot-monitor

Dit ga je doen

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Opdracht

Wil jij bijdragen aan het veiligstellen van informatie die het verhaal van Overijssel vertelt? Als procesbegeleider periodieke hotspot-monitor (2017–2023) zorg jij ervoor dat belangrijke gebeurtenissen uit deze periode niet verloren gaan, maar zorgvuldig worden vastgelegd. Jij bent degene die het proces organiseert, experts samenbrengt en de balans bewaakt tussen overheid en samenleving. 

De Provincie Overijssel wil gebeurtenissen en ontwikkelingen uit de periode 2017–2023 vastleggen die van grote betekenis zijn voor de samenleving en het provinciale bestuur. Deze gebeurtenissen, ook wel hotspots genoemd, vormen een belangrijk onderdeel van ons cultureel en bestuurlijk erfgoed. 

Door deze informatie tijdig te identificeren en te bewaren, voorkomen we dat waardevolle digitale documenten en archiefbescheiden verloren gaan. De hotspot-monitor is een instrument dat helpt om deze gebeurtenissen systematisch te signaleren, vast te stellen en te borgen in het archief. En draagt bij aan transparantie en reconstructie van het verleden. 

Wat ga je doen? 

Als procesbegeleider ben jij verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en afronden van dit traject. Jij bent de regisseur van het proces: van voorbereiding tot publicatie. 

Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het begeleiden van experts om hotspots te signaleren en benoemen. Deze experts hebben inzicht in de provinciale taken en weten wat er speelt in de samenleving. Het gaat om zowel interne experts uit de organisatie als externe deskundigen, zoals historici, journalisten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. Interne experts brengen het perspectief van de overheid in, terwijl externe experts juist het maatschappelijke perspectief toevoegen. Het is jouw taak om te zorgen dat geen van beide perspectieven domineert en dat de interactie tussen overheid en samenleving centraal blijft staan. 

Kerntaken 

• Instellen van de hotspotwerkgroep 

• Maken van een duidelijke en haalbare planning 

• Selecteren en uitnodigen van interne en externe experts. 

• Organiseren van expertbijeenkomsten en besluitvormingsmomenten. 

• Voorbereiden van voorstellen voor bestuurlijke besluitvorming 

• Opstellen van een voorstel voor inventarisatie van hotspot dossiers in informatiesystemen 

• Publiceren van vastgestelde hotspots en communiceren met stakeholders