Verandercoach Microsoft Teams migratie

Dit ga je doen

Opdracht
De gemeente is bezig met de migratie van de netwerkschijf naar Microsoft Teams. Dit is meer dan een technische overstap: het gaat om een fundamentele verandering in samenwerking, informatiebeheer en cultuur. De verandercoach speelt hierin een sleutelrol door medewerkers, leidinggevenden en teameigenaren te begeleiden in het gebruik van Teams, met oog voor governance, archivering en eigenaarschap.

Ben jij de coach die medewerkers helpt een nieuwe manier van samenwerken te omarmen? De gemeente zoekt een verandercoach die de migratie van de netwerkschijf naar Microsoft Teams begeleidt. Jij weet hoe je beleid en techniek vertaalt naar de dagelijkse praktijk. Met oog voor archivering, persoonsgegevens, langdurige opslag en eigenaarschap neem je medewerkers mee in deze cultuurverandering. Je biedt praktische ondersteuning, traint teameigenaren en helpt leidinggevenden hun rol te pakken. Wil jij bijdragen aan een duurzame en toekomstgerichte manier van werken? Dan zoeken wij jou!

Doel van de rol

De verandercoach helpt de organisatie om de migratie van netwerkschijf naar Teams te verankeren in gedrag, processen en cultuur. Dit betekent: beleid concreet maken, medewerkers meenemen in hun werkpraktijk, en leidinggevenden en teameigenaren ondersteunen bij hun rol.

Taken & Verantwoordelijken

– Uitvoeren van een adoptiescan om digitale vaardigheden en behoeften in kaart te brengen.
– Vertalen van beleid naar praktische werkafspraken.
– Opzetten en begeleiden van een netwerk van ambassadeurs en key-users.
– Begeleiden en trainen van teameigenaren in hun verantwoordelijkheden rondom inrichting, rechten, archivering en privacy.
– Organiseren van praktijkgerichte sessies over samenwerken in Teams.
Ondersteunen van leidinggevenden in hun voorbeeldrol.
– Signaleren van risico’s zoals wildgroei, dubbele opslag en onvoldoende adoptie.

Urenraming inzet verandercoach – Migratie naar MS Teams

1.    Uitrolfase (ca. 4 maanden)
Doelen:

• Migratie praktisch begeleiden.
• Teams inrichten volgens beleid.
• Medewerkers en teameigenaren meenemen in gebruik.
• Communicatie, workshops en korte interventies organiseren.

Activiteiten:

• Kick-off sessies per afdeling (5–6 afdelingen).
• Begeleiden van 10–15 teameigenaren.
• Hands-on ondersteuning bij migratie.
• Opzetten ambassadeursnetwerk.

Tijdsinvestering:

• Gemiddeld 14 uur/week (ongeveer 2 dagen per week).
• Over 16 weken → 225 uur.

2.    Nazorgfase (ca. 3 maanden)

Doelen:

• Beklijving van nieuwe manier van werken.
• Teameigenaren coachen in eigenaarschap (rechten, archivering, privacy).
• Monitoren adoptie, signaleren knelpunten.
• Periodieke check-ins en themasessies (“hoe doen we dit in ons vakgebied?”).

Activiteiten:

• Spreekuren en Q&A’s.
• Kleine verdiepingsworkshops (bijv. samenwerken met externen, archiefwaardig werken).
• Begeleiden van ambassadeursnetwerk.

Tijdsinvestering:

• Gemiddeld 8 uur/week (1 dag per week).
• Over 12 weken → 100 uur.

 3.    Borgingsfase (optioneel, ca. 6 maanden)

Doelen:

• Continuïteit en kwaliteitsbewaking.
• Ambassadeurs en lijnorganisatie in de lead laten komen.
• Interne capaciteit versterken (DIV, IT, leidinggevenden).

Activiteiten:

• Periodieke “pulse checks” (bv. 1× per maand).
• Evaluatie- en verbeterpunten verzamelen.
• Borgingsdocumentatie afronden.

Tijdsinvestering:

• Gemiddeld 4 uur/week (1⁄2 dag per week of in sprints).
• Over 24 weken → 100 uur.

4.    Totale indicatie

• Uitrolfase: 225 uur
• Nazorgfase: 100 uur
• Borgingsfase: 100 uur (optioneel)
  ➡️ Totaal: 325–425 uur over ± 10–12 maanden.