Procesmanager / Specialist Beleidsvorming

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

1. Context en achtergrond

De Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) is een uitvoeringsorganisatie van twee gemeenten en werkt met circa 900 medewerkers aan dienstverlening voor ongeveer 80.000 inwoners, bedrijven en instellingen.

Binnen de organisatie bestaat de behoefte om de processen rondom de totstandkoming, vaststelling, actualisatie en publicatie van beleid eenduidig en beheerst in te richten.
Op dit moment zijn deze processen versnipperd ingericht en onvoldoende vastgelegd, waardoor:

• onduidelijkheid bestaat over verantwoordelijkheden;
• beleid niet altijd actueel en vindbaar is;
• aansluiting met het coalitieakkoord niet structureel wordt geborgd;
• uitvoering en toetsing (bijv. vergunningverlening) onder druk staat;
• externe gebruikers (inwoners, bedrijven, instellingen) niet altijd beschikken over het juiste beleidskader.

De organisatie zoekt een ervaren procesmanager/veranderaar die in korte tijd het huidige proces in kaart brengt, een gedragen toekomstproces ontwerpt én zorgt voor daadwerkelijke adoptie binnen organisatie en bestuur.

1. Doel van de opdracht

De procesmanager/specialist ondersteunt de organisatie bij:

• Het in kaart brengen van het huidige proces van beleidsvorming (van initiatief tot vaststelling en publicatie).
• Het ontwerpen van een toekomstbestendig, eenduidig en gedragen proces voor beleidsontwikkeling, -actualisatie en -publicatie.
• Het borgen dat er altijd actueel beleid beschikbaar is voor zowel interne medewerkers als externe gebruikers.
• Het inrichten van een proces waarbij beleid structureel wordt getoetst aan het geldende coalitieakkoord en bestuurlijke prioriteiten.
• Het begeleiden van beleidsmedewerkers, ketenpartners en bestuur bij de adoptie van de nieuwe werkwijze.
• Het adresseren van houding en gedrag van:
• beleidsmedewerkers;
• bestuurders (wethouders);
• medewerkers die aanvragen toetsen aan beleid.

1. Werkzaamheden en resultaten

De beoogde inhuurkracht werkt aan:

• Analyse en visualisatie van het huidige proces van beleidsvorming (as-is).
• Ontwerp van een gedragen doelproces (to-be) inclusief rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsmomenten.
• Vastleggen van procesafspraken en werkinstructies.
• Inrichten van een structuur voor:
• actualisatie van beleid;
• ontsluiting richting interne organisatie;
• publicatie richting inwoners, bedrijven en instellingen.
• Begeleiden van beleidsmakers en ketenpartners in workshops en werksessies (faciliterende rol).
• Adviseren over governance rondom beleidsvorming (eigenaarschap, beheer, monitoring).
• Ondersteunen van leidinggevenden en bestuur bij het borgen van de nieuwe werkwijze.
• Signaleren en beïnvloeden van houding en gedrag die het proces belemmeren.
• Opleveren van:
• procesbeschrijving;
• implementatieaanpak;
• overdrachtsdocumentatie voor de staande organisatie.

1. Organisatie

• De procesmanager/specialist werkt in opdracht van het management en in nauwe samenwerking met beleidsafdelingen, en uitvoerende teams.
• Functioneert als onafhankelijke procesregisseur tussen ambtelijke organisatie en bestuur.
• Rapporteert aan een aangewezen opdrachtgever (nader te bepalen).

• De beoogde inhuurkracht werkt aan:

  Analyse en visualisatie van het huidige proces van beleidsvorming (as-is).

• Ontwerp van een gedragen doelproces (to-be) inclusief rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsmomenten.
• Vastleggen van procesafspraken en werkinstructies.
• Inrichten van een structuur voor:

  actualisatie van beleid;

• ontsluiting richting interne organisatie;
• publicatie richting inwoners, bedrijven en instellingen.

  Begeleiden van beleidsmakers en ketenpartners in workshops en werksessies (faciliterende rol).

• Adviseren over governance rondom beleidsvorming (eigenaarschap, beheer, monitoring).
• Ondersteunen van leidinggevenden en bestuur bij het borgen van de nieuwe werkwijze.
• Signaleren en beïnvloeden van houding en gedrag die het proces belemmeren.
• Opleveren van:

  procesbeschrijving;

• implementatieaanpak;
• overdrachtsdocumentatie voor de staande organisatie.