. 26.075 PMO Common Ground

Dit ga je doen

De voornaamste werkzaamheden van de projectcoördinator zijn het ondersteunen van de
programmaleiding Common Ground op het gebied van agendabeheer en administratieve c.q.
organisatorische aangelegenheden. Hierbij moet gedacht worden aan het plannen van overleggen,
het regelen van locaties en faciliteiten waaronder ook lunches en restaurantboekingen. Verder is de
projectcoördinator verantwoordelijk voor het notuleren van overleggen, controleren van facturen,
bijwerken van projectbegrotingen en het organiseren van zaken op locatie zoals aanmelden
bezoekers, badges regelen en kantoorartikelen bestellen. Daarbovenop ben je de vraagbaak voor
het team, je bent in staat om de meest uitlopende vragen te beantwoorden en de beantwoording via
de juiste weg te coördineren.

Naast het agendabeheer en de organisatorische aangelegenheden is de projectcoördinator
verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van een onboardingprogramma voor
nieuwe medewerkers en andere betrokkenen binnen het programma Common Ground. Dit
onboardingsprogramma moet organisatiedoelen en teambehoeften vertalen naar een
samenhangende aanpak met heldere procesafspraken, rollen en verantwoordelijkheden.
Aanvullend op het onboardingsprogramma krijgt de projectcoördinator de verantwoordelijkheid om
vacatureteksten en profielomschrijvingen op te stellen c.q. aan te scherpen, in afstemming met de
programmaleiding, HR en recruitment. Verder adviseert de projectcoördinator over de positionering
van functies en profielen binnen Common Ground en draagt bij aan de verdere professionalisering
van instroom- en onboardingsprocessen. Waar relevant stemt de projectcoördinator af met inkoop
en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert hij of zij randvoorwaarden op het gebied van
aanbestedingsrecht, Wet DBA en andere juridische kaders die van invloed zijn op de inzet van
mensen en middelen binnen het programma.

• Integrale ondersteuning van de programmaleiding Common Ground, waaronder bij
  agendabeheer en organisatorische/administratieve werkzaamheden;
• Ondersteuning programmaleiding bij voorbereidingen managementteam overleggen en
  voorbereiden c.q. opstellen van besluitvormingsstukken voor het managementteam
• verleggen en/ of directieoverleggen.
• Ontwikkelen en implementeren van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers
  en betrokkenene van Common Ground;
• Opstellen en aanscherpen van vacatureteksten en profielomschrijvingen in afstemming
  met programmaleiding, HR en recruitment;
• Stemt waar relevant af met inkoop en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert
  randvoorwaarden vanuit aanbestedingsrecht, de Wet DBA en andere juridische kaders die
  van invloed zijn op de inzet van mensen en middelen binnen het programma Common
  Ground.
• Plannen en organiseren van overleggen, locaties, faciliteiten, lunches en
  restaurantboekingen;
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Controleren van facturen en bijwerken van projectbegrotingen;
• Regelen van praktische zaken op locatie, zoals bezoekersaanmelding, badges en
  kantoorartikelen;
• Fungeren als vraagbaak voor het team en coördineren van de beantwoording van
  uiteenlopende vragen;