Documentalist -Suurhoffbrug A15

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Documentalist (Project Suurhoffbrug);
Kantoordagen/Hybride? Niet expliciet vermeld (verwachting: deels op locatie i.v.m. samenwerking met projectteam).

LET OP: lees onderstaande punten zorgvuldig door voordat een kandidaat wordt aangeboden anders loop je risico op uitsluiting:
• Deze opdracht is expliciet niet bedoeld voor ZZP’ers of ondernemers met een eigen BV; de opdrachtgever staat deze contractvorm niet toe.
• Optie tot verlenging: ja, 3 keer 12 maanden
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor een effectieve invulling van de functie.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Project Suurhoffbrug
Je werkt aan het project Suurhoffbrug (A15), een cruciale verbinding voor de regio. De Suurhoffbrug is de toegangspoort naar de Maasvlakte en vormt een belangrijke schakel tussen het westen van Voorne-Putten en de Botlek, Europoort en Rotterdam. Door de toename van het steeds zwaarder wordende vracht- en personenautoverkeer is de brug toe aan vervanging.

In 2021 hebben we een extra boogbrug geplaatst naast de oude brug, waardoor het verkeer nu over twee bruggen rijdt en het gewicht verdeeld wordt. Rond 2030 wordt de Suurhoffbrug vervangen door een nieuwe oeververbinding. Het project bevindt zich momenteel in de planstudiefase. Er is bovendien een belangrijk raakvlak met ProRail, aangezien de nieuwe brug afhankelijk is van de naastgelegen spoorbrug.

Opdrachtomschrijving Documentalist binnen het Projectteam Suurhoffbrug
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht
Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding en toezicht van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties
• Analyseren/analytisch denkvermogen;
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers;
• Nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Proactieve en gestructureerde werkhouding;
• Plannen en organiseren;
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk);
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).

Eisen
1 Schaal 9 Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2 Schaal 9 Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
3 Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4 Schaal 9 Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen
1 Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
2 Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie;
3 Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling;
4 Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
5 Ervaring met werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.