Coördinator bedrijfsvoering

De opgaven binnen het team Advies en Services zijn de komende jaren erg groot. In de afgelopen periode is een onderzoek uitgevoerd naar de inrichting van het team, waarbij er voor gekozen is naast de teammanager een ondersteuningsstructuur in te richten. Deze ondersteuningsstructuur bestaat uit drie clusteringen van vakgroepen; mens en organisatie, informatie en bedrijfsvoering. Iedere clustering kent een coördinator, waarbij we voor deze opdracht een coördinator zoeken voor de clustering bedrijfsvoering.

Bij de gemeente Oldambt werken we met elkaar aan het organisatieontwikkelingsprogramma “Nijambt”. De rode draad is integrale samenwerking tussen de diverse beleidsterreinen, tussen staf en lijn en tussen lijn- en programma/projectorganisatie. Allemaal met als doel dat de inwoners en ondernemers er beter van worden. Een wezenlijke bijdrage leveren aan het Oldambtster perspectief; een welvarende graanrepubliek met gelukkige en vitale inwoners & ondernemers. Daar doen we het voor!

Belangrijke thema’s voor het team Advies en Services zijn voor de komende jaren:

• De inwoner en ondernemer en daarmee de bedoeling staan centraal, ook in de ondersteunende en adviserende rol die het team heeft;
• Er wordt slimmer en minder kwetsbaar georganiseerd, optimaal gebruikmakend van digitalisering en een modernisering van de brede bedrijfsvoering;
• Het beter structureren en organiseren van de diverse zelfstandige vakgroepen, waarbij de principes van zelforganisatie leidend zijn;
• Het ontwikkelen van integrale advisering binnen een team met de grote diversiteit van zelfstandige adviseurs;
• Het onderzoeken van samenwerking met gemeenten in de regio op verschillende vakgebieden.

De functie

Bij het team Advies en Services werken circa 85 medewerkers op het gebied van ondersteunende diensten en bedrijfsvoering. Voor de komende 1,5 jaar zijn de verschillende vakgroepen, aangestuurd door een coördinator, als volgt verdeeld:

• Mens en organisatie: HR, Communicatie, Managementassistentes/bestuurssecretariaat
• Informatie: Informatiemanagement, Applicatiebeheer, DIV
• Bedrijfsvoering: Financieel advies, Financiële administratie, Inkoop en contractmanagement

De clustering bedrijfsvoering staat voor meerdere uitdagingen. Een goede samenwerking tussen de verschillende vakgroepen is daarbij een vereiste. De coördinator heeft hierover een visie en kan deze visie, in samenwerking met de teammanager A&S a.i., omzetten naar uitvoering.

Naast samenwerking zijn bij de vakgroepen financieel advies en financiële administratie belangrijke aandachtspunten onder andere: P&C cyclus en de verantwoording richting bestuur, kennisontwikkeling o.a. op het gebied van inkomensbronnen van gemeenten, goede afstemming tussen taken en verantwoordelijkheden, en efficiënter gebruik van applicaties. Voor de vakgroepen inkoop en contractmanagement zijn belangrijke aandachtspunten onder andere: het professionaliseren van de verschillende functies, borgen van structurele bezetting, en onderzoeken van samenwerking in de regio. Daarnaast is inzet van AI een belangrijk aandachtpunt in de komende jaren.

De wens is om bij de vakgroepen een mooie balans te vinden tussen zelforganisatie waar het kan en ondersteuning waar het moet. Gedurende de periode kunnen nieuwe inzichten ontstaan over de inrichting van de clusteringen binnen het team A&S. De taak aan coördinator, samen met de teammanager a.i. en collega-coördinatoren, hierin bij te sturen.

In deze veelzijdige functie wordt gevraagd coachend leiding te geven. Als coördinator stimuleer je de zelfstandigheid en de zelfredzaamheid van de medewerkers. Je faciliteert de medewerkers zodat zij optimaal hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Daarnaast bewaak je zowel de voortgang van de werkzaamheden als de kwaliteit van de geleverde dienstverlening.

Je inspireert medewerkers en vertaalt de organisatiekoers naar heldere doelen en resultaten van de vakgroepen. Je geeft situationeel leiding, stimuleert eigenaarschap en je weet op een motiverende verbindende manier duidelijk te maken welke bijdrage de vakgroepleden kunnen leveren aan het grotere geheel.

De organisatiestructuur

De nieuwe organisatiestructuur ondersteunt het integraal werken en samenwerken. De uitgangspunten bij de organisatiestructuur zijn: staffuncties bij elkaar, specialisten bij elkaar, beleid bij elkaar en het beperken van kwetsbaarheden. Daar waar kwetsbaarheden te groot zijn, kan ook regionale samenwerking gezocht worden.

Het DT bestaat uit een tweehoofdige directie (gemeentesecretaris en concerndirecteur) aangevuld met een programmamanager. Het MT bestaat uit 8 teammanagers (9 teams), verdeeld over de onderdelen toegang, specialistisch/ondersteunend/uitvoerend en staf/beleid. Ook is er een programmabureau voor programmatisch en opgavegericht werken. Het programmabureau, het team beleid en het team kwaliteit en control vallen onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. De overige teammanagers rapporteren aan de concerndirecteur.

Je voldoet aan de volgende criteria:

• Je beschikt over academisch werk- en denkniveau, gericht op financiële opleiding binnen openbaar bestuur;
• Je hebt 7 tot 10 jaar ervaring als (coachend) leidinggevende met (door)ontwikkeling van teams/organisatie, opgedaan bij gemeenten;
• Je hebt ruime ervaring in samenwerking met andere gemeenten;
• Je hebt kennis van BBV en het gemeentefonds;
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende niveaus en bent politiek-bestuurlijk sensitief;
• Je bent een stevige persoonlijkheid die duidelijk, richtinggevend, verbindend en inspirerend is, lef toont en die de menselijke maat combineert met zakelijkheid;
• Je hebt humor en relativeringsvermogen.

Waar ga je werken

De gemeente Oldambt

De gemeente Oldambt is ontstaan uit de gemeenten Winschoten, Scheemda en Reiderland. De gemeente Oldambt heeft bijna 40.000 inwoners. Rust, ruimte en water zijn belangrijke aspecten voor de kwaliteit van leven in dit gebied. Oldambt is een dynamische gemeente, met trots en lef. Een gemeente met prachtige vergezichten en monumentale herenboerderijen, maar ook een groeiende gemeente met een belangrijke stedelijke kern, bedrijventerreinen en veel toerisme. Oldambt, een bundeling van oud en nieuw, een gebied met een rijke geschiedenis. Een gebied waar het prachtig wonen is. Voor wie heerlijk aan het water wil wonen, zijn er bijvoorbeeld in Blauwestad volop mogelijkheden (www.blauwestad.nl).

De gemeente Oldambt is een uitdagende organisatie, met volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er werken ca. 400 medewerkers. De cultuur is te typeren als open, nuchter en betrokken. De lijnen tussen medewerkers en bestuur zijn kort. Oldambt is bezig met de voorbereiding van de bouw van een nieuw gemeentehuis waar activiteit gerelateerd werken centraal staat. Een mooie plek, die uitnodigt tot ontmoeting en dialoog en waar ze jou te zijner tijd graag verwelkomen!