Project management officer

Dit ga je doen

Opdrachtbeschrijving

Als PMO'er ligt de eerste focus op het ondersteunen van de programmamanager en de projectmanagers. Je bent verantwoordelijk voor een succesvolle inrichting van de beheersing van het programma en de projectteams. Daarnaast draag je bij aan de continue verbetering van werkprocessen en bevorder je een cultuur van samenwerking en zelforganisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

• Inhoudelijk adviseren over en uitvoeren van de inrichting van project of programmadossiers.
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier.
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PID’s.
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement.
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies.
• Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog).
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroepvergaderingen.
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer en opzetten configuratielog.
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten.
• Voorstellen doen ten aanzien van projectinrichting in SAP PPM.
• Acteren als informatieknooppunt van het project/programma met betrekking tot documentatie.
• Ondersteunen van programma-, projectleden en -manager(s).
• Programma- en/of projectdossier op orde houden.
• Reviewen van diverse documentatie.
• Faciliteren van planning, logistiek en proces bij workshops.
• Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen.
• Opstellen van financiële rapportages en ondersteunen van het financiële prognoseproces en budgetbewaking.
• Projectplanning opstellen en bijhouden; opmaken en bijhouden van de programmaplanningen en integrale planning.
• Het verzorgen van verantwoordingsrapportages ten behoeve van het project (bijv. maandrapportages en eindrapportage).
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten.
• Letten op mijlpalen, deadlines en acties.

Achtergrond opdracht

Met het programma DUO Dynamics wordt de eerste- en tweedelijns klantbediening ondersteund. We vervangen de huidige systemen door Microsoft Dynamics, een cloud-gebaseerde CRM-applicatie. DUO zet in op het 360-graden klantbeeld waarbij de klant centraal staat met alle producten en diensten voor die klant. Het 360-graden klantbeeld is er zowel voor de medewerker van DUO, als voor de klant zelf. Met de nieuwe applicatie wordt de klantbediening aan zowel particuliere als zakelijke klanten ondersteund. De focus ligt op passende ondersteuning van de klant door de medewerker. De betrokken directies zijn Registers & Examens, Onderwijsinstellingen en Onderwijsvolgers. Het programma bevindt zich in de implementatiefase en wordt in doelgroepgerichte stappen uitgerold.