Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

Ondernemen is kansen benutten, risico's nemen, klanten vinden en behouden. KVK geeft ondernemers zinvolle informatie die het leven makkelijker maakt. Met toegang tot het Handelsregister en onze data, kennis en netwerken. Wij bieden als moderne publieke dienstverlener actuele en onafhankelijke informatie voor alle fasen van ondernemerschap. Of het nu gaat om het starten van een bedrijf, veilig zakendoen, innoveren, internationaal ondernemen of financiering. KVK maakt hiermee deel uit van de vitale infrastructuur van Nederland.

De KVK is sinds september 2024 coördinator van het WE BUILD consortium, samen met het ministerie van Economische Zaken en het Italiaans Departement voor Digitale Transformatie. Gedurende twee jaar werkt dit team aan een Large Scale Pilot op het gebied van de EU Digital Identity Wallet (eIDAS 2.0) en de aankomende European Business Wallet wetgeving.
Het consortium omvat circa 200 organisaties uit 30 landen en ruim 600 deelnemers: van grote internationale technologieproviders en overheden tot gespecialiseerde identity providers en eindgebruikers zoals banken en internetplatforms. WE BUILD heeft als doel de technische, organisatorische en ecosysteem-randvoorwaarden te creëren om de lancering van persoonlijke en zakelijke identiteitswallets bij inwerkingtreding van de wet te versnellen.
Work Package 1 (WP1) is verantwoordelijk voor het overall projectmanagement, de financiële rapportage, interne communicatie en de ondersteuning van de drie coördinatoren bij de aansturing van het consortium.

We zoeken een Senior Reporting en PMO medewerker. Iemand niet alleen en PMO er is in de zin van organiseerder, maar ook met een sterk hart voor Contracten, Rapportage, en wie ook overweg kan met Excel en het maken van heldere overzichten. Daarnaast ben je bij voorkeur ook een verbinder in een internationale setting.

Pijler 1 – Projectadministratie & Control (90%)
Je bent medeverantwoordelijk voor de administratieve ruggengraat van het project. Je zorgt dat rapportage, planning en financiële verantwoording op orde zijn. Dit omvat:
• Opzetten en onderhouden van de projectrapportagestructuur richting HaDEA en de Europese Commissie, inclusief periodieke voortgangsrapportages en financiële verantwoording.
• Inrichten en bewaken van projectplanningen, mijlpalen en deliverable-tracking over de workpackages heen.
• Financiële monitoring: urenrapportages, overzichten uitnutting budget, het coördineren van de (financiële) rapportage van consortiumpartners.
• Ondersteunen bij contractbeheer (Consortium Agreement), aanpassingen in de Grant Agreement en Amendments.
• Onderhouden van overzichtelijke dashboards en Excel-rapportages waarmee het management team snel inzicht heeft in voortgang, risico’s en financiën.
• Kwaliteitsbewaking van rapportages.
 
Pijler 2 – Verbinden & Sturen (10%)
Niet strikt noodzakelijk maar zeker een pré ook voor deze rol in dit team. Als verbinder opereer je in het hart van het consortium. Je schakelt tussen beleidsmakers op EU- en lidstaatniveau, overheidsuitvoeringsorganisaties en commerciële partijen. Je ondersteunt de drie coördinatoren en bent hun extra ogen, oren en reflectiepunt. Concreet betekent dit dat je ondersteunt of op een beperkte manier bijdraagt aan:
• Relaties opbouwen en onderhouden met key stakeholders binnen en buiten het consortium, waaronder DG CONNECT, HaDEA, de veschillende deelnemers binnen het consortium.
• De temperatuur opnemen: signaleren waar processen vastlopen, waar belangen botsen en waar kansen liggen.
• Borgen dat de realisatie-workpackages (WP2, WP3, WP4) op koers liggen en dat pilots wortelen in echte gebruikersbehoeften – zodat er geen techniek zonder gebruikers wordt opgeleverd.
• Key meetings voorbereiden, actiepunten bewaken en stuurinformatie helder verwoorden en presenteren.
• Stimuleren en delegeren: via rapportage, communicatie en de Management Board het consortium beïnvloeden en taken beleggen waar ze thuishoren.

Projectadministratie & control competenties
• Aantoonbare ervaring met projectmanagement en -rapportage in complexe (subsidie)projecten, bij voorkeur EU-gefinancierd.
• Vaardig met financiële monitoring, budgetbeheer en het opstellen van financiële overzichten en verantwoordingen.
• Ervaring met het inrichten van rapportagestructuren, dashboards en planningstools.
• Excel-vaardigheden.
• Oog voor detail en kwaliteit bij het reviewen en consolideren van deliverables.
• Kennis van of affiniteit met Finance & Control-principes binnen projectorganisaties.

Analytisch vermogen
Onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang.

Flexibiliteit
Past verschillende werkwijzen toe en gedraagt zich anders in verschillende situaties om een doel te bereiken.

Communiceren
Verwoordt gedachten helder en vlot, brengt mondeling en schriftelijk een boodschap begrijpelijk over aan anderen en weet hierbij hun aandacht vast te houden.

Deskundigheid
Het ontwikkelen van eigen kennis over het vakgebied en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie.

Ondernemerschap
Signaleert kansen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe diensten en/of producten, handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen.

Let op!: Voorafgaand aan de beoordeling van uw aanbieding wordt deze getoetst op volledigheid en geldigheid aan de hand van de in de uitvraag gestelde eisen en de informatie in het CV. Indien gestelde eisen niet aantoonbaar in het cv zijn te herleiden dan zal deze eis in het antwoord van uw aanbieding worden aangepast. Het resultaat daarvan is dat uw aanbieding of lager scoort in de ranking of terzijde wordt gelegd. U ontvangt hierover een gemotiveerd bericht.

Goed om te weten: screening is onderdeel van de procedure, waarbij ook een social media check plaatsvindt. Zie https://werkenbij.kvk.nl/pages/nl-nl/algemeen/privacyverklaring voor meer informatie hierover.