Projectondersteuner B&B Vaarwegobjecten Brabantse Kanalen ZN VNR

Dit ga je doen

Opdrachtomschrijving

Als projectondersteuner land je binnen het cluster Bediening en Besturing Vaarwegobjecten Brabantse Kanalen in RWS-ZN. De focus ligt bij team Brabantse Kanalen op de uitvoering van het project Tilburg 3.0 (TB3). Het project TB3 omvat de vervanging en renovatie (VenR) en het vast onderhoud van elektrotechnische-, industriële automatiserings- en werktuigbouwkundige installaties van de beweegbare en vaste objecten (bruggen/sluizen/gemalen/waterreguleringswerken) in de Noord-Brabantse en Midden Limburgse kanalen ten behoeve van de waterhuishouding en scheepvaart. Ook de VenR en het onderhoud van de bediencentrale in Tilburg behoort tot de opgave. Momenteel zit het project in de realisatie en het project loopt tot eind 2032.

De functie

De focus van de functie is een centrale ondersteunende rol in het projectteam. De projectondersteuner is de spin in het web en staat met name het IPM-team bij en ook de rest van het team. Het notuleren van overleggen en het inplannen van complexe agenda-afspraken is een wezenlijk onderdeel van de rol. Het verzorgen van uitgaande post via de centrale mailbox en het archiveren ervan, het archiveren van inkomende post van de opdrachtnemer en daarna het uitzetten bij teamleden is ook een van de belangrijke onderdelen van de rol.

Doel van de opdracht

• Ondersteunen van het team en de projectsecretaris bij dagelijkse zaken als inplannen van overleggen, bijwonen en notuleren van vergaderingen, bijhouden van acties en besluitenlijsten en najagen van acties bij teamleden.
• Ondersteunen van de projectsecretaris op het gebied van planning en voortgang, signaleren van risico’s en proactief delen met de projectsecretaris en het team.
• Ondersteunen van organisatorische taken zoals PSU/PFU, veiligheidsbijeenkomsten/-rondes en team-/afdelingsuitjes.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post en archiveren van documenten in het documentmanagementsysteem, in samenwerking met de adviseur informatiemanagement.
• Nauw samenwerken in teamverband, fungeren als spin in het web en geweten van het project.
• Actief verbinding zoeken en samenwerken met de projectondersteuner van het Cluster BBV Maas en invallen indien nodig; samenwerking met andere organisatieonderdelen zoals beheerder en andere projectteams met raakvlakken.
• Verzorgen van kaarten en attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Bijhouden van projectspecifieke documenten zoals vakantieplanning en organogram.

TB3.0

Het project TB3 omvat de vervanging en renovatie (VenR) en het vast onderhoud van (alle) Elektrotechnische-, Industriële Automatiserings- en Werktuigbouwkundige installaties van de beweegbare en vaste objecten (bruggen/sluizen/gemalen/waterreguleringswerken) in de Noord-Brabantse en Midden Limburgse Kanalen ten behoeve van de waterhuishouding en scheepvaart. Ook de VenR en het onderhoud van de bediencentrale in Tilburg behoort tot de opgave. Momenteel zit het project in de realisatie en het project loopt tot eind 2032.

De functie

De focus van de functie is een centrale ondersteunende rol in het projectteam. De projectondersteuner is de spin in het web en staat met name het IPM-team bij en ook de rest van het team.

Het notuleren van overleggen en het inplannen van complexe agenda-afspraken is een wezenlijk onderdeel van de rol.

Het verzorgen van uitgaande post via de centrale mailbox en het archiveren ervan, het archiveren van inkomende post van de opdrachtnemer en daarna het uitzetten bij teamleden is ook een van de belangrijke onderdelen van de rol.

Ervaring in de RWS-organisatie PPO is een grote pré, evenals bekendheid met systemen als Relatics (GRIP) en eDocs/ Hummingbird.

Het betreft een opdracht van 24–28 uur per week, bij voorkeur gespreid over de week. Dinsdag en woensdag zijn vaste projectdagen waarbij fysieke aanwezigheid op de projectlocatie in Tilburg wordt verwacht. Op de overige dagen bestaat de mogelijkheid om (deels) vanuit huis te werken. In de toekomst kunnen de uren uitgebreid worden wanneer er more projecttaken vanuit de uitvoering toegewezen worden aan het team.

Resultaat opdracht

• Je ondersteunt het team en de projectsecretaris bij dagelijkse zaken als inplannen overleggen, bijwonen en notuleren vergaderingen waarbij scherpte aanbrengen met duidelijke agenda, notuleren incl. bijhouden acties en besluitenlijsten en najagen van acties bij de teamleden;

• Je ondersteunt de projectsecretaris op het gebied van planning en voortgang en signaleert hierbij risico’s en weet deze proactief te delen met de projectsecretaris en het team zodat men hierop kan anticiperen;

• Je ondersteunt de projectsecretaris bij de organisatorische kunnen (organiseren van PSU (project start up) / PFU (project follow up, organiseren van veiligheidsbijeenkomsten/-rondes, diverse team-/afdelingsuitjes);

• Je verzorgt de inkomende en uitgaande post en archiveert de documenten in het document managementsysteem (DMS). Je werkt samen met de adviseur informatiemanagement om het DMS op orde te houden;

• Je werkt nauw samen in teamverband en bent spin in het web en geweten van het project;

• Je zoekt actief de verbinding en samenwerking met de projectondersteuner van het Cluster BBV Maas en valt in indien nodig tijdens de vakantie en/of ziekte. BBV Maas werkt op locatie Den Bosch of Roermond. Verder zoek je ook de verbinding en samenwerking met andere organisatieonderdelen die noodzakelijk zijn voor het behalen van resultaten, denk hierbij aan de beheerder, en andere projectteams met raakvlakken;

• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.

• Bijhouden projectspecifieke documenten: waaronder vakantieplanning, organogram.