Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Dit ga je doen

Context
Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.

Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.

Opdracht
Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

De werkzaamheden richten zich op:

• Het opschonen en verwerken van fysieke archieven;
• Het wegwerken van bestaande achterstanden;
• Het voorkomen van nieuwe achterstanden;
• Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden;
• Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer.

De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Het projectteam richt zich onder andere op:

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte;
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots;
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen;
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering;
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving;
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden;
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen;
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Rolverdeling

Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator

De senior medewerker is verantwoordelijk voor:

• Coördinatie van de projectwerkzaamheden;
• Planning, voortgang en kwaliteitsbewaking;
• Inhoudelijke archiefvraagstukken;
• Verbetering van werkprocessen;
• Begeleiding van de junior medewerker;
• Afstemming met betrokken interne stakeholders.

Junior Archiefmedewerker

De junior medewerker is verantwoordelijk voor:

• Uitvoering van archiefwerkzaamheden;
• Ordenen en verwerken van dossiers;
• Registreren en archiveren van documenten;
• Digitaliseringswerkzaamheden;
• Ondersteuning van de senior medewerker.

Resultaat van de opdracht

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer aan het einde van de opdrachtperiode:

• De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt;
• De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt;
• De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt;
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze;
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen;
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

• Het projectteam richt zich onder andere op:
  Archiefachterstanden

  Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte;

• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots;
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen;
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

  Digitalisering

  Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering;

• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving;
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

  Procesverbetering

  Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden;

• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen;
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.