Medewerker archief

Dit ga je doen

Wie zijn wij
De Belastingsamenwerking GouweRijnland (BSGR) is een samenwerkingsverband van verschillende gemeenten en het hoogheemraadschap in de regio GouweRijnland. De organisatie is verantwoordelijk voor de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen, waterschapsbelastingen en leges voor de deelnemende overheden. Denk hierbij onder meer aan de WOZwaardering, onroerendezaakbelasting (OZB), rioolheffing en afvalstoffenheffing. BSGR werkt efficiënt en transparant, zodat inwoners en ondernemers kunnen rekenen op een correcte, rechtmatige en klantgerichte belastingafhandeling. 

Daarnaast levert de BSGR een belangrijke bijdrage aan regionale samenwerking door processen te stroomlijnen én kosten, kwaliteit en continuïteit te optimaliseren voor de aangesloten overheden. De organisatie streeft naar hoogwaardige dienstverlening, betrouwbare gegevensverwerking en het voortdurend verbeteren van systemen, onder andere op het gebied van ICT en informatiebeveiliging.

Binnen de organisatie bestaat de behoefte aan het versnellen van het actualiseren van gearchiveerde documenten. Dit betreft zowel digitale – als papieren dossiers.

De opdracht richt zich op het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding passend binnen de geldende wet- en regelgeving en de werkwijze van BSGR. Het onderzoeken van de mogelijkheden naar een volledige digitale archivering maakt tevens onderdeel uit van de opdracht.

De opdracht kan zowel uitgevoerd worden op inhuur basis. In het geval dat er een geschikte kandidaat is waarmee een deta-vast constructie kan worden afgeloten bedraagt de uitzendperiode maximaal 6 maanden en wordt opgevolgd door (de intentie tot) indiensttreding bij de BSGR. De hoogte (en aanvullende voorwaarden) van de fee is onderdeel van de gunningscriteria. Wij verzoeken de inschrijver de fee – indien van toepassing – gespecificeerd op te nemen in deze uitvraag. Wanneer geen fee in rekening wordt gebracht dient dit ook vermeld te worden. Wanneer deze informatie ontbreekt in de aanbieding, zal deze als onvolledig worden beschouwd en zal deze wens met 0% worden beoordeeld.

Opdracht
BSGR wil de kwaliteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van haar informatiehuishouding verder verbeteren. Binnen de organisatie bestaan achterstanden in zowel de fysieke als digitale archivering en is behoefte aan een verdere professionalisering van het informatiebeheer. Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de AVG, is specialistische expertise nodig om de bestaande archieven op orde te brengen en advies uit te brengen over een toekomstbestendige inrichting van de informatiehuishouding. Deze specialistische kennis en capaciteit zijn momenteel onvoldoende beschikbaar binnen de organisatie.

De opdracht bestaat uit het inventariseren en prioriteren van archiefachterstanden, het ordenen, schonen en structureren van fysieke en digitale archieven en het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie. Tot de werkzaamheden behoren onder andere het digitaliseren van dossiers, het controleren en corrigeren van metadata, het toepassen van bewaartermijnen en archiefselectie, het toetsen van dossiers op volledigheid en kwaliteit en het voorbereiden van de overdracht van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden aan het streekarchief. Daarnaast brengt de opdrachtnemer de mogelijkheden voor verdere digitalisering en volledig digitaal archiveren in kaart en doet hierover concrete verbetervoorstellen.

De opdracht is succesvol afgerond wanneer de archiefachterstanden aantoonbaar zijn verminderd, fysieke en digitale archieven overzichtelijk en duurzaam zijn ingericht, dossiers volledig en uniform zijn opgebouwd, documenten correct zijn geregistreerd en voorzien van de juiste metadata, de toepasselijke wet- en regelgeving correct is toegepast en de informatie beter toegankelijk en vindbaar is voor de medewerkers van BSGR. Daarnaast is een onderbouwd advies opgeleverd over de verdere ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding.

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de met BSGR afgestemde kaders, de meest effectieve aanpak om de overeengekomen resultaten te realiseren. Waar afstemming met medewerkers of betrokken teams noodzakelijk is, vindt deze plaats vanuit de eigen vakinhoudelijke verantwoordelijkheid. Vanwege de aard van de fysieke archieven worden de werkzaamheden grotendeels op locatie uitgevoerd. Voor werkzaamheden die zich daarvoor lenen, kan in overleg gebruik worden gemaakt van hybride werken.