Specialist contract en techniek waterbeheer en gemaalsystemen

Dit ga je doen

Project gemaal IJmuiden

Het Spui- en Gemaalcomplex IJmuiden heeft een cruciale functie in het hoofd- en regionale watersysteem van het Amsterdam-Rijnkanaal/Noordzeekanaal, met name in relatie tot de kerntaken van Opdrachtgever: waterveiligheid, voldoende water en schoon en gezond water.

Het gemaal is de belangrijkste ‘regelknop’ in de waterafvoer in dit gebied en daarmee ook het peilbeheer. De primaire functie van het gemaal (en ook de spuisluis) is het handhaven van het juiste peil in het Noordzeekanaal. Daarnaast hebben ze een waterkerende functie.

Delen van gemaal zijn aan het einde van hun levensduur. Door stijging van de zeespiegel en veranderingen in neerslagintensiteit is het gemaal niet toekomstbestendig. Om deze redenen is nieuwbouw van het gemaal noodzakelijk. Het projectteam van RWS voert momenteel de planstudie uit en parellel hieraan wordt gekeken hoe de markt hierin betrokken kan worden om te komen tot een succesvolle aanbesteding van de realisatie. Het gaat hierbij om een uniek gemaal en de grootste van Europa. Dit vraagt om specialistische kennis van watermanagement, specifiek ook van gemalen, in combinatie met contract- en projectmanagement.

Opdrachtomschrijving (beschrijving vakgebied) Doel van de opdracht is het borgen van de kwaliteit van de aanbesteding(en) en gunning van de realisatie. De focus ligt op advies en borgen van de technische watermanagement onderdelen in de aanbestedingstukken, specifiek de relatie tussen pompen, systeemintegratie en civiel. Het is een uniek gemaal en groot gemaal en daarom is RWS op zoek naar expertise om het projectteam te ondersteunen om de verbinding te leggen tussen techniek, contractmanagement en markt. Deze combinatie van expliciete kennis voor dit type project is niet aanwezig binnen RWS. In deze functie wordt verantwoordelijkheid gedragen voor specifieke inhoudelijke expertise op het gebied van project- en contractmanagement in relatie tot de opgave gezien vanuit watermanagement. Deze expertise wordt ingezet bij het voorbereiden, aanbesteden en mogelijk ook het realiseren en begeleiden van het project “vernieuwing Spui en Gemaalcomplex IJmuiden”. Hierbij vindt advisering plaats in verschillende fasen van het proces en/of project binnen het eigen vakgebied. In deze opdracht wordt unieke kennis over het realiseren van een gemaal ingezet om een schakel te vormen tussen de techniek, het contract en het projectmanagement.

De specialist breng praktijkkennis in over de relatie tussen pompen, systeemintegratie en civiele werkzaamheden. Bij het opstellen van de producten en resultaten zorgt de specialist ervoor dat de kaders op het gebied van inkoop en contractmanagement correct worden toegepast. De specialist zet zijn specifieke kennis van de markt in bij het opstellen van de inkoopstrategie en het contract om tot een succesvolle aanbesteding en uitvoering te komen van het werk.

Resultaat opdracht

De opdracht omvat zowel het opleveren van concrete resultaten, als het adviseren van het projectteam bij besluitvorming. De specialist levert gedurende de looptijd documenten, analyses, registers en adviezen op die direct inzetbaar zijn in de projectpraktijk en bijdragen aan tijdige en juiste besluitvorming door het interne projectteam. De opdracht bestaat uit drie

resultaatsgebieden, te weten:

1. Resultaat een integraal aanbestedingsdossier:

De inzet van de specialist resulteert in de borging van de integrale kwaliteit van het aanbestedingsdossier op het raakvlak techniek en contractmanagement.

2. Resultaat een integraal project:

De specialist adviseert het projectteam proactief, op zijn vakgebied, om de integraliteit van het project te borgen.

3. Resultaat integrale advisering:

Waar nodig wordt de specialist gevraagd om advisering op thema’s die gerelateerd zijn aan zijn vakgebied.

1. Resultaten horende bij een integraal aanbestedingsdossier ID Resultaat Omschrijving

1.1 Borging technische ontwikkelingen met aanbestedingsdossier. De specialist werkt nauw samen met technisch manager en contractmanager en borgt de relatie tussen deze twee disciplines. Door op de hoogte te zijn, en betrokken te zijn met technische ontwikkelingen, draagt de specialist bij aan de volledigheid van het aanbestedingsdossier door proactief bijdragen te leveren aan het dossier.

1.2 kwaliteitsborging aanbestedingsdossier De specialist voert naar eigen inzicht reviews uit op het aanbestedingsdossier. Dit doet hij naar eigen inzicht. Doel is om gesteld te staan voor een positieve KAd95 toetsing. Specialist legt de bevindingen vast (bijvoorbeeld per e-mail of nota) en adviseert het projectteam.

1.3 Integrale vraagspecificatie proces (managementeisen) De vraagspecificatie voor managementeisen wordt geactualiseerd in overleg met de betrokken partijen. Hiervoor worden gedurende de looptijd concepten opgeleverd met begeleidend advies.

1.4 Integrale vraagspecificatie eisen (technische eisen) De vraagspecificatie voor eisen wordt geactualiseerd in overleg met de betrokken partijen. De specialist zal hiervoor deelnemen aan technische overlegtafels en zorgdragen dat dat uitkomsten van deze technische tafels vertaald worden naar haalbare technische eisen. Hiervoor worden gedurende de looptijd concepten opgeleverd met eventueel begeleidend advies en/of aandachtspunten.

1.5 borging betrokkenheid marktpartijen De specialist brengt zijn kennis in voor contactmomenten met marktpartijen. Dat kunnen individuele gesprekken zijn of bijvoorbeeld marktconsultaties. Hij brengt hierbij zijn kennis in op het raakvlak pompen, systeemintegratie en civiel.

1.6 Plan van Aanpak ontwerpfase In samenwerking met team techniek en contractmanagement stelt de specialist een plan van aanpak op om te komen tot een realisatiecontract. Het resultaat is een plan van aanpak, om daar te komen zijn er tussenliggende adviesproducten en overleggen met verslaglegging tussen de betrokken partijen

2. Resultaten horende bij een integraal project ID Resultaat Omschrijving

2.1 actualisatie (delen van) scope formulier Op basis van technische en contractuele voortgang, levert de specialist teksten aan voor actualisatie van het scopeformulier. Hij borgt hiermee dat het scopeformulier actueel blijft op zijn vakgebied.

2.2 actualisatie (delen van) projectplan Bij faseovergangen van het project wordt het projectplan geactualiseerd door de MPB-er. De specialist draagt hieraan bij door teksten aan te leveren voor de relevante hoofdstukken in het projectplan.

2.3 identificeren contractuele risico’s De specialist signaleert mogelijke risico’s, specifiek op het gebied van samenwerking met en tussen verschillende marktpartijen en contractmanagement. De specialist levert risicobeschrijvingen aan die onderdeel vormen van het gehele risicosdossier én aanbestedingsdossier.

2.4 advisering op projectplanning Op basis van de technische en contractuele voortgang brengt de specialist de planner eenmaal per kwartaal op de hoogte van ontwikkelingen in de planning in de vorm van een nota of e-mail. De planner van RWS verwerkt de nota in de projectplanning.

2.5 voorbereiding besluitvorming De specialist bereidt besluitvorming voor over onderdelen van het project gerelateerd aan technische en contractuele onderwerpen. Dit legt hij vast in een beslismemo met toelichting aan IPM leden

3. Resultaten integrale advisering ID Resultaat Omschrijving

3.1 specialistische advisering op inkoopplan De specialist brengt specifieke markt en samenwerking kennis in ten behoeve van het inkoopplan. Het inkoopplan zelf wordt opgesteld door de inkoopadviseur van RWS en zal in nauwe samenwerking met de inkoopadviseur werken.

3.2 advisering (inkoop) capaciteitsbehoefte van RWS projectteam De specialist weet op basis van zijn kennis met grote gemaalsystemen welke kennis en kunde noodzakelijk is in het projectteam van RWS. Hij borgt dat er tijdig wordt gesignaleerd welke eventuele (aanvullende) capaciteit benodigd is en adviseert hierover naar de inkoper van RWS.

3.3 Vraag gestuurd advies raakvlak CM-TM Maandelijks vindt er afstemming plaats tussen onder andere TM en CM waaruit mogelijk vraagstukken naar voren voor komen voor de specialist waar advies op nodig is.

3.4 adviesrapportages Op verzoek van de contract of technisch manager kan de specialist om advies gevraagd worden, passend bij de doelstelling en scope van deze opdracht.

Planning:

De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 6 maanden met mogelijkheden tot verlenging. Indien er wordt gewerkt met een gefaseerde aanbesteding (waaronder een ontwerp en realisatiefase) dan wordt onder de gunningsfase verstaan het moment dat er wordt over gegaan tot gunning van het realisatiewerk.

De specialist stemt met de voortgang met technisch manager en contractmanager af en adviseert over de prioriteit in de werkzaamheden. Om de benodigde resultaten te bereiken bepaalt de specialist zelf welke overleggen en afstemmomenten hiervoor benodigd zijn. De specialist kan hierbij gebruik maken van de bestaande overlegstructuren en/of adviseren om aanvullende of gewijzigde overlegvormen op te zetten.

Beoordeling van de opdrachtresultaten:

De opdrachtgever beoordeelt de resultaten op basis van:

-Volledigheid en juistheid van de opgeleverde documenten;

-Toegevoegde waarde van adviezen voor besluitvorming;

-Bijdrage aan kwaliteit van het aanbestedingsdossier;

-Tijdigheid van oplevering conform afgesproken planning

Eisen & wensen

Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden.