Secretaresse NPRZ – Directie Bestuurszaken

Gemeente Rotterdam

Uitzenden
15-08-2026
36 uur

€3.246 — €4.556 / maand

6 maanden

MBO

Nog 5 dagen

Dit ga je doen

Jouw functie

Als secretaresse:

Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda’s van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;
Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de gasten;
Beheer je de telefoon van het programmabureau;
Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;
Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;
Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;
Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;
Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties;
Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Jouw profiel

Als secretaresse ben je ons een klant- en servicegerichte collega die weet van aanpakken en die structuur en overzicht weet te bewaken, ook in drukke agenda’s. Met jouw organisatietalent behaal je zowel zelfstandig als in teamverband sterke resultaten. Je handelt proactief, neemt zelfstandig beslissingen en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen en deadlines gehaald worden. Daarbij ben je je goed bewust van de complexe omgeving waarin de partners op Zuid werken en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Nauwkeurigheid en netheid kenmerken jouw manier van werken, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt en een stevige basis legt voor het succes van projecten en samenwerkingen.

Dit ben jij

Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit
eerdere werkervaring
Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner
opgedaan in de afgelopen 5 jaar
Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word,
PowerPoint en Excel
Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift

Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente
met minimaal 160.000 inwoners
Je hebt werkervaring met het systeem Oracle

Bram van Dijk

Recruitment Consultant

bram@tenmonks.nl

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en Bram neemt contact met je op om de match te verkennen.