Kwartiermaker Opgave 2: 1DMS

Dit ga je doen

Opdrachtgever

De kandidaat gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s op het gebied van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid.

Project

De kwartiermaker 1DMS staat aan de basis van een van de belangrijkste informatiekundige veranderopgaven binnen de rijksoverheid: de ontwikkeling van één samenhangend DocumentManagementStelsel voor het Rijk. Het gaat nadrukkelijk niet om de invoering van één systeem, maar om het ontwikkelen van een stelsel van afspraken, voorzieningen, governance en uitvoeringsmechanismen – waaronder een advies over de ICT oplossingen die hierbij het beste passen waarmee documentgebonden informatie rijksbreed vindbaar, overdraagbaar, toegankelijk en duurzaam beheerd kan worden als ook het (laten) uitvoeren van mogelijke PoC’s en het mogelijk realiseren van ICT voorzieningen zoals een integratieplatform en interoperabiliteitsvoorziening. De kwartiermaker opereert in een complexe bestuurlijke omgeving met meerdere opdrachtgevers, uiteenlopende belangen en bestaande verantwoordelijkheden bij departementen, uitvoeringsorganisaties, CIO-functies, informatiehuishoudingsorganisaties, ICT dienstverleners en wettelijke toezichthouders. Hij of zij legt de basis voor bestuurlijke besluitvorming, uitvoeringskracht en structurele verankering van het stelsel, inclusief de inbedding van het ECM platform in de bestaande ICT-infrastructuur.

Opdrachtomschrijving

De kwartiermaker ontwikkelt de strategische koers voor de realisatie van een rijksbreed Document Management Stelsel (1DMS) en verbindt de inhoudelijke, technische, organisatorische en bestuurlijke ontwikkelingen tot één samenhangende aanpak. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de doelarchitectuur, de implementatiestrategie en de governance van het stelsel en adviseert over de inrichting van de benodigde ICT-voorzieningen. Hij of zij combineert diepgaande kennis van informatievoorziening, documentmanagement, enterprise-architectuur en digitale transformatie met ruime ervaring in het leiden van complexe ICT-programma's binnen de rijksoverheid. De kwartiermaker is in staat bestuurlijke besluitvorming te verbinden met technische haalbaarheid en uitvoerbaarheid en bereidt de overgang voor van ontwerp naar implementatie en structureel beheer.

Resultaatgebieden

Strategische regie op de ICT-transformatie

• Ontwikkelt de strategische koers voor de realisatie van een rijksbreed DMS-stelsel.
• Adviseert bestuurders over de inrichting van de doelarchitectuur, de benodigde ICT voorzieningen en de implementatiestrategie.
• Stuurt op samenhang tussen informatievoorziening, architectuur, informatiehuishouding, beveiliging en governance.
• Zorgt dat keuzes aansluiten op de rijksbrede IV-strategie en enterprise-architectuur.
• Bereidt besluitvorming voor binnen CIO-beraad, ICBR, DG-overleggen en andere bestuurlijke gremia.

Ontwikkeling van de informatievoorziening

• Ontwerpt de doelarchitectuur voor een federatief Document Management Stelsel.
• Stuurt op interoperabiliteit, standaardisatie, API-strategieën, gegevensuitwisseling en integratie tussen departementale systemen.
• Adviseert over cloudoplossingen, digitale autonomie, leveranciersstrategie en lifecyclemanagement.
• Verbindt bestaande DMS-oplossingen, informatieplatformen en rijksbrede voorzieningen tot één samenhangend stelsel.
• Borgt de technische samenhang tussen applicaties, infrastructuur, gegevensmanagement en informatiehuishouding.

Governance, compliance en informatiebeveiliging

• Zorgt dat de gekozen oplossingen voldoen aan wet- en regelgeving.
• Stuurt op compliance met onder andere: o Archiefwet; o Wet open overheid; o AVG; o Wet digitale overheid; o BIO; o NIS2 waar relevant; o aanbestedingsrecht; o rijksbrede architectuurkaders.
• Integreert privacy, security, archivering en informatiebeheer vanaf het ontwerp ("security & privacy by design").
• Adviseert over governance, eigenaarschap, beheerorganisatie en serviceorganisatie.

Leidinggeven aan de programmatische uitvoering

• Richt een programmatische aanpak in voor ontwerp, aanbesteding, implementatie en beheer.
• Stuurt multidisciplinaire teams aan bestaande uit architecten, CIO-offices, leveranciers, informatieprofessionals, securityspecialisten en programmamanagers.
• Ontwikkelt een uitvoerbare roadmap inclusief migratiestrategie, implementatiefasering en financiële onderbouwing.
• Adviseert over structurele inrichting van beheer, exploitatie en doorontwikkeling.

Verbinden van stakeholders

• Verbindt CIO's, CDO's, directeuren Bedrijfsvoering, architecten, informatieprofessionals en bestuurders rondom een gezamenlijke digitale opgave.
• Organiseert samenwerking tussen departementen, uitvoeringsorganisaties en rijksbrede voorzieningen.
• Creëert draagvlak voor standaardisatie, gezamenlijke voorzieningen en federatieve samenwerking.
• Weet uiteenlopende belangen te verbinden zonder de technische en strategische koers uit het oog te verliezen.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden Bestuurlijke en leidinggevende ervaring

• Minimaal 15 jaar ervaring met leidinggeven aan complexe ICT- of digitaliseringsprogramma's.
• Ruime ervaring als CIO, plaatsvervangend CIO, directeur Informatievoorziening, directeur ICT of vergelijkbare strategische functie.
• Aantoonbare ervaring binnen de rijksoverheid of andere grote publieke organisaties.
• Ervaring met interdepartementale samenwerking en besluitvorming.
• Ervaring met omvangrijke veranderprogramma's op het gebied van digitalisering en informatievoorziening.
• Ervaring met leveranciersmanagement, aanbestedingen en implementatie van grootschalige ICT-oplossingen.

Inhoudelijke expertise

• Zeer ruime kennis van Document Management Systemen (DMS), Enterprise Content Management (ECM) en Records Management.
• Diepgaande kennis van informatiehuishouding binnen de rijksoverheid.
• Ruime ervaring met enterprise-architectuur (NORA, EAR, TOGAF of vergelijkbare architectuurmethodieken).
• Kennis van cloudarchitecturen, SaaS, hybride omgevingen en digitale autonomie
• Kennis van integratieplatformen, API-management en interoperabiliteit.
• Ervaring met migratie- en implementatietrajecten van grote ICT-landschappen.
• Kennis van lifecyclemanagement, beheerorganisaties en IT-servicemanagement.
• Begrip van cybersecurity, identity & access management en informatiebeveiliging.
• Ervaring met data governance en gegevensuitwisseling.

Juridische en compliancekennis

Beschikt over aantoonbare kennis van de juridische kaders die relevant zijn voor digitale informatievoorziening, waaronder:

• Archiefwet
• Wet open overheid
• AVG
• Wet digitale overheid
• BIO
• NIS2
• aanbestedingswetgeving
• governance- en verantwoordingsvraagstukken.

Kan deze kaders vertalen naar uitvoerbare architectuurkeuzes en implementatiestrategieën.

Persoonlijk profiel

De ideale kwartiermaker is een ervaren CIO of strategisch ICT-leider met een stevige achtergrond in informatievoorziening, digitale transformatie en enterprise-architectuur. Hij of zij beschikt over ruime ervaring met de implementatie van complexe Document Management Systemen en het realiseren van organisatie-overstijgende ICT-veranderprogramma's binnen de publieke sector. De kwartiermaker beweegt zich moeiteloos tussen CIO-beraad, ICBR, architectuurboards, programmateams en leveranciers. Hij of zij begrijpt zowel de technische complexiteit van een federatief DMS-landschap als de bestuurlijke dynamiek van interdepartementale samenwerking. Door een combinatie van technisch gezag, bestuurlijke sensitiviteit en programmatische ervaring weet de kwartiermaker richting te geven aan een complexe digitale transformatie, waarbij technologie, governance, informatiehuishouding en organisatieontwikkeling in samenhang worden gerealiseerd.