Verandermanager/succesmanager

Dit ga je doen

Team Informatie

Opdracht-aanleiding

De gemeente Montferland werkt aan de verdere uitrol en adoptie van Microsoft Teams binnen de organisatie, bestaande uit ruim 400 medewerkers. De technische implementatie zal naar verwachting beheersbaar zijn. De grootste uitdaging ligt in het succesvol meenemen van de organisatie in deze verandering: het creëren van draagvlak, het ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers, het bevorderen van acceptatie en het stimuleren van duurzaam gebruik.

Binnen de organisatie is behoefte aan een ervaren externe verandermanager die deze veranderkundige kant van de implementatie vormgeeft en uitvoert. De nadruk ligt op gedragsverandering, communicatie, adoptie en borging, niet op de technische inrichting van Teams.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is om te zorgen voor een succesvolle organisatiebrede adoptie van Microsoft Teams, zodat medewerkers Teams effectief, veilig en passend gebruiken in hun dagelijkse werkprocessen.

De verandermanager draagt bij aan:

·            het creëren van draagvlak bij management en medewerkers;

·            het ontwikkelen en uitvoeren van een veranderaanpak;

·            het organiseren van communicatie, training en begeleiding;

·            het identificeren en adresseren van weerstand, zorgen en belemmeringen;

·            het borgen van blijvend gebruik en eigenaarschap binnen de organisatie.

Opdrachtomschrijving
De externe verandermanager is verantwoordelijk voor het opstellen en realiseren van een verander- en adoptieaanpak rondom de uitrol van Microsoft Teams. De professional werkt nauw samen met de interne projectorganisatie, IT, communicatie, HR/opleidingscoördinatie, management en sleutelgebruikers.

 De opdracht omvat in ieder geval de volgende werkzaamheden:

 1 Analyse en voorbereiding

• uitvoeren van een korte organisatieanalyse op het gebied van digitale volwassenheid, veranderbereidheid, cultuur en werkpraktijken;
• in kaart brengen van stakeholders, belangen, risico’s en mogelijke weerstand;
• bepalen van doelgroepen binnen de organisatie en hun specifieke ondersteuningsbehoefte;
• opstellen van een veranderaanpak en adoptieplan, inclusief fasering, interventies en succesindicatoren.

 2 Draagvlak en stakeholdermanagement

• adviseren van opdrachtgever, projectleider en management over de veranderkundige aanpak;
• betrekken van leidinggevenden en sleutelpersonen als ambassadeurs van de verandering;
• faciliteren van gesprekken met teams en afdelingen over nieuwe manieren van samenwerken;
• signaleren van weerstand en actief interveniëren waar nodig.

 3 Communicatie en adoptie

• samen met de communicatieadviseur ontwikkelen van een communicatieaanpak gericht op urgentie, nut, gebruiksgemak en verwachtingen;
• samen met de communicatieadviseur zorgen voor heldere en passende communicatie richting verschillende doelgroepen;
• vormgeven van adoptieactiviteiten, zoals inspiratiesessies, gebruikersbijeenkomsten, ambassadeursnetwerk, inloopspreekuren of kennissessies;
• bevorderen van een positieve en realistische positionering van Teams.

4 Leren en begeleiden

• adviseren over en helpen opzetten van trainingen, gebruikersinstructies en ondersteuningsvormen;
• aansluiten van leerinterventies op verschillende niveaus van digitale vaardigheid;
• begeleiden van leidinggevenden in hun rol bij adoptie en voorbeeldgedrag;
• stimuleren van informeel leren en onderlinge kennisdeling.

5 Borging

• zorgen voor duurzame inbedding van het gebruik van Teams in de organisatie;
• adviseren over governance, eigenaarschap, beheer van adoptie en doorontwikkeling;
• opleveren van praktische overdraagbare producten, zodat de organisatie zelfstandig verder kan;
• monitoren van voortgang en effect van de veranderinterventies en daar waar nodig bijsturen.

Resultaten / op te leveren producten

De opdrachtnemer levert minimaal de volgende resultaten op:

1.      Stakeholderanalyse en veranderanalyse
Inzicht in doelgroepen, draagvlak, risico’s, weerstand en beïnvloedingsstrategie.

2.      Verander- en adoptieplan Microsoft Teams
Een concreet plan met aanpak, planning, rollen, communicatiemomenten, interventies, opleidingsaanpak en borgingsvoorstellen.

3.      Communicatie- en adoptiekalender
Samen met de communicatieadviseur zorgen voor de praktische uitwerking van communicatie- en activatieacties.

4.      Ondersteuning management en ambassadeursnetwerk
Ingerichte en geactiveerde structuur van leidinggevenden en/of key users die de verandering helpen dragen.

5.      Advies en ondersteuning leer- en begeleidingsaanpak
Passende voorstellen en uitwerking voor training, ondersteuning en gebruikersadoptie.

6.      Tussentijdse voortgangsrapportages
Periodieke terugkoppeling aan opdrachtgever/projectgroep over voortgang, risico’s, opbrengsten en bijsturingsvoorstellen.

7.      Eindadvies borging en overdracht
Concreet advies voor duurzame voortzetting na afloop van de opdracht.