Adviseur aanbesteding en contractvorming architect en adviseurs Theater

Dit ga je doen

Opdracht
Achtergrond
De gemeente Westland bouwt het nieuwe Westland Theater De Naald in Naaldwijk. De gemeenteraad en het college van B&W hebben hiertoe besloten. Het theater wordt ongeveer 7.000 m2 groot. De verwachte investering is ongeveer € 63 miljoen. Aan die opgave wordt mogelijk ook een parkeervoorziening toegevoegd. Over dat laatste onderdeel is nog geen besluit genomen.

In de vorige fase zijn de bouw- en investeringskosten en verschillende varianten onderzocht. Ook is er een Programma van Eisen opgesteld. De gemeente is voornemens de aanbesteding voor de architect en adviseurs in Q4 van 2026 te starten. Dat gebeurt via een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure.

Taken en werkzaamheden
De gemeente zoekt een adviseur die de aanbesteding van de architect en adviseurs inhoudelijk opzet en uitwerkt. Het gaat om iemand die ervaring heeft met dit type dossiers: die weet welke taken bij welke adviseur horen, hoe je die vastlegt in een contract op basis van de DNR. De werkzaamheden zijn bestaan uit:

•     Adviseren over de aanbestedingsstrategie tijdens de kick-off en in kaart brengen welke documenten er al zijn en welke nog gemaakt moeten worden;

•     Opstellen van een integrale takenlijst waarin staat welke taken de architect en de andere adviseurs krijgen en hoe die taken zich tot elkaar verhouden;

•     Uitwerken van het protocol en het model voor de taakstelling van de architect;

•     Uitwerken van de contractstukken voor de opdracht aan de architect en adviseurs, op basis van de DNR en de standaard aanbestedingsdocumenten en contracten van de gemeente;

•     Adviseren over selectie- en gunningscriteria, zodat de gemeente op de juiste punten kan beoordelen en de criteria objectief en navolgbaar zijn;

•     Inbrengen van kennis over bouwkosten en financiële toetsing in de aanbesteding, zodat aanbiedingen goed vergelijkbaar zijn;

•     Adviseren over de vertaling van het Programma van Eisen naar de uitvraag, zodat de opgave voor inschrijvers duidelijk is;

•     Adviseren over de raakvlakken met de ruimtelijke procedure en de omgevingsvergunning, voor zover die van invloed zijn op de planning en de uitvraag;

•     Meedenken als sparringpartner van de projectorganisatie en gemaakte keuzes verwerken in de documenten en formats;

•     Alle documenten in samenhang nalopen en controleren of de beoordelings- en gunningssystematiek duidelijk en uitvoerbaar is;

•     Inhoudelijk beantwoorden van vragen voor de nota’s van inlichtingen: in de selectiefase en in de gunningsfase;

•     Inhoudelijk adviseren van de projectorganisatie tijdens de aanbesteding, waaronder het duiden van vragen uit de markt en het signaleren van gevolgen voor de uitvraag.

Omvang en beschikbaarheid

De opdracht heeft een plafond van 350 uur. Er is geen vaste inzet per week. De inzet wisselt sterk: aan het begin is er een drukke periode voor het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, daarna volgt een rustige periode tot de aanbesteding wordt gepubliceerd en tijdens de selectie- en gunningsfase ontstaan opnieuw piekmomenten rond de nota’s van inlichtingen. Wanneer de aanbesteding gepubliceerd wordt, staat nog niet vast. De professional moet gedurende de looptijd flexibel beschikbaar zijn en tijdens de drukke periodes snel kunnen schakelen.

Afbakening
De gemeente heeft al een projectmanager die het bestuurlijke proces begeleidt, de besluitvorming verzorgt en optreedt als opdrachtgever. Deze opdracht gaat daar nadrukkelijk niet over. Het gaat om de inhoudelijke advisering over de aanbesteding en de contractvorming.

Het procesmatig begeleiden van de aanbestedingsprocedure ligt bij de inkoopadviseur van de gemeente en hoort niet bij deze opdracht. De professional levert de inhoudelijke inbreng en inhoudelijke producten.

De professional neemt geen plaats in de beoordelingscommissie of jury.

De professional en de organisatie waarvoor hij of zij werkt, moeten onafhankelijk zijn van partijen die zelf op de aanbesteding kunnen inschrijven. Schrijft een moeder-, zuster- of dochtermaatschappij in op de aanbesteding? Meld dit dan vooraf en laat zien hoe is geregeld dat vertrouwelijke projectinformatie niet bij die partij terechtkomt.

• De gemeente zoekt een adviseur die de aanbesteding van de architect en adviseurs inhoudelijk opzet en uitwerkt. Het gaat om iemand die ervaring heeft met dit type dossiers: die weet welke taken bij welke adviseur horen, hoe je die vastlegt in een contract op basis van de DNR. De werkzaamheden zijn bestaan uit:
• • Adviseren over de aanbestedingsstrategie tijdens de kick-off en in kaart brengen welke documenten er al zijn en welke nog gemaakt moeten worden;
• • Opstellen van een integrale takenlijst waarin staat welke taken de architect en de andere adviseurs krijgen en hoe die taken zich tot elkaar verhouden;
• • Uitwerken van het protocol en het model voor de taakstelling van de architect;
• • Uitwerken van de contractstukken voor de opdracht aan de architect en adviseurs, op basis van de DNR en de standaard aanbestedingsdocumenten en contracten van de gemeente;
• • Adviseren over selectie- en gunningscriteria, zodat de gemeente op de juiste punten kan beoordelen en de criteria objectief en navolgbaar zijn;
• • Inbrengen van kennis over bouwkosten en financiële toetsing in de aanbesteding, zodat aanbiedingen goed vergelijkbaar zijn;
• • Adviseren over de vertaling van het Programma van Eisen naar de uitvraag, zodat de opgave voor inschrijvers duidelijk is;
• • Adviseren over de raakvlakken met de ruimtelijke procedure en de omgevingsvergunning, voor zover die van invloed zijn op de planning en de uitvraag;
• • Meedenken als sparringpartner van de projectorganisatie en gemaakte keuzes verwerken in de documenten en formats;
• • Alle documenten in samenhang nalopen en controleren of de beoordelings- en gunningssystematiek duidelijk en uitvoerbaar is;
• • Inhoudelijk beantwoorden van vragen voor de nota’s van inlichtingen: in de selectiefase en in de gunningsfase;
• • Inhoudelijk adviseren van de projectorganisatie tijdens de aanbesteding, waaronder het duiden van vragen uit de markt en het signaleren van gevolgen voor de uitvraag.