DAS – Managementondersteuner infectieziekten

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

Uitzenden
36 uur

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)

In overleg

MBO - HBO

Nog 8 dagen

Dit ga je doen

Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) Toegelaten partij ten behoeve van de inhuur van een Management ondersteuner.
Ondersteunen van diverse managers binnen het centrum IDS
Jouw hoofdtaak? Je beheert agenda’s, post en mail van de managers. Hierbij hoort ook het plannen van complexe afspraken en het aanmelden en ontvangen van bezoekers.
Je assisteert bij organisatie van bijeenkomsten/evenementen.
Voor een aantal vergaderingen ben jij verantwoordelijk voor het notuleren, de planning, de bijbehorende vergaderdocumenten en de rapportage.
Je assisteert bij de patiëntenadministratie, waarbij je patiëntgegevens invoert in ons laboratoriuminformatiesysteem.

Jij bent de eerste die onze nieuwe collega’s kent, omdat je assisteert bij sollicitaties en indiensttreding van medewerkers.
Je behandelt diverse HR-zaken (ziek- en herstelmeldingen, wijzigingen arbeidscontracten).
Je regelt facilitaire- en ICT-gerelateerde zaken, zoals overzichten en bestellingen.
Je regelt de inkoop van centrum-brede materialen en externe inhuur door het opstellen van purchase orders in SAP.
Je assisteert bij interne communicatie, afhandelen van declaraties en dienstreizen.
Je regelt bloemetjes en kaartjes voor langdurig zieke medewerkers of voor een jubileum.
Je neemt deel aan de uitjes-commissie.
Deze aanvraag wordt uitgezet conform de leidraad van 21 december 2023 en bijbehorende Nota van Inlichtingen betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel.
In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen.

Dit ben jij

(middels opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten) beschikt
over: Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal; B2 of hoger of
moedertaal. Het is ter beoordeling aan Opdrachtgever of hieraan wordt
voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk
op de genoemde punten in te gaan

De kandidaat heeft, naast de gestelde opleidingseisen, afgeronde relevante
opleiding(en) op het gebied van: MBO/HBO werk en denkniveau. Secretariële
opleiding Volgens kwalificatietabel
De kandidaat heeft, naast de gestelde ervaringseisen, ervaring op het
gebied van: Management ondersteuning Procesverbetering op secretariaat
Volgens kwalificatietabel
De kandidaat beschikt, naast geëiste competenties, over één of meerdere
van de volgende competenties: Je werkt graag op kantoor (maandag en vrijdag
zijn verplicht). Je hebt ervaring met notuleren van vergaderingen en maken
van verslagen, of bent bereid dit op korte termijn te leren. Je hebt
ervaring met het werken als managementondersteuner, of een andere
ondersteunende rol. Je hebt (bij voorkeur) ervaring met of de ambitie om
het team te leiden en het werk binnen het team te organiseren. Je durft
verantwoordelijkheid te nemen. Je werkt nauwkeurig en klantgericht. Je
beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Het
beheersen van Engels is een pré. Je hebt (enige) kennis en affiniteit met
het maatschappelijk speelveld van het RIVM. Je bent vertrouwd met diverse
Officepakketten zoals Word, Excel, Outlook, MS Teams
Motivatiebrief waarin de kandidaat in ieder geval in gaat op: De kennis en
expertise (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de
aanvullende capaciteiten zijn van de kandidaat voor deze functie); De
competenties (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de
aanvullende competenties zijn van de kandidaat voor deze functie); Waarom
hij/zij geschikt is voor deze opdracht; De motivatie om mee te doen aan
deze specifieke aanvraag

Team TenMonks

Het proces

Dit verhaal gaat over jou

De zoektocht – waar begin je?

Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.

De kennismaking – een goed gesprek, geen kruisverhoor

Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.

Afspraken maken – helder en zonder kleine lettertjes

Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.

Introductie – wij regelen de papierwinkel

Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.

Even geduld – maar we houden je op de hoogte

Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.

Op gesprek – goed voorbereid op pad

Word je uitgenodigd? Mooi! We plannen samen het gesprek en bereiden het grondig voor. We geven je tips & tricks en duiken in de inhoud van de opdracht. Het doel: jouw kansen maximaliseren.

Go of No-Go – samen evalueren

Na het gesprek evalueren we hoe het ging. Wil jij door en ziet de opdrachtgever het ook zitten? Dan koppelen we je aan één van onze uitzendpartners. Zij regelen het uitzendcontract. Is het toch geen match? Dan halen we feedback op en zoeken we verder.

Aan de slag – alles geregeld, jij kunt starten

Bij een succesvolle bemiddeling leggen we alle afspraken vast in een overeenkomst. Je uitzendpartner regelt het contract, de administratie en zorgt ervoor dat je netjes en op tijd betaald wordt. Jij hoeft alleen maar te focussen op je werk (en een taart sturen mag altijd 😉).

Service – ook ná de start zijn we er voor je

Zolang je aan de opdracht werkt, blijven wij je aanspreekpunt. Ook kan je regelmatig uitnodigingen van ons verwachten voor kleine events en borrels bij ons op kantoor. Heb je vragen over je opdracht, verlenging of indexaties? Eén belletje en we helpen je verder. Is de opdracht afgerond? Dan zoeken we met plezier naar een volgende uitdaging voor je.

Iets voor jou?

Laat het ons weten!

Reageer op deze vacature via TenMonks en ons recruitment team neemt contact met je op om de match te verkennen.