Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Dit ga je doen

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. In het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 (RvdR 2.0) werken Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten samen aan een toekomstbestendig rivierengebied dat als systeem goed functioneert en meervoudig bruikbaar is. In dat kader wordt onderzoek gedaan naar beleidskeuzes die helpen om problemen op het gebied van rivierbodemligging en sedimenthuishouding, waterverdeling en afvoer- en bergingscapaciteit op te lossen. Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. het project Gelderse Poort. Het project bestaat uit ca. 15 personen en wordt aangestuurd door de Projectmanager. Onder het RvdR 2.0 Programma vallen, op dit moment, een aantal projecten waarvan de Gelderse Poort er één is. Deze moet gearchiveerd worden in CONNECT. Op dit moment vindt de archivering plaats op een Sharepoint van de Provincie en op de P:/schijf. Het Programma RvdR 2.0 is ontwikkeling en mogelijk komen er op een later moment meerdere RvdR 2.0 projecten bij.

Opdrachtomschrijving
Het werk is onder te verdelen in de volgende aspecten:

Inventariseren en inrichten van het projectarchief:
Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor de Gelderse Poort. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.
Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten.

Uitvoering:
Het verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel: o Het project te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog); o De juiste informatie tijdig beschikbaar te stellen aan de juiste personen.
Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing
Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem
Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert
Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase
Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het Documentbeheer
Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers
Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen

Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.

Evaluatie;
Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.

Verbetering:
Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het Documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief, dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid
Het opstellen van een programmaplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het Documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt
Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega’s maar ook hoe we de collega’s ‘aangehaakt’ houden.

Eisen:
Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in het vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Werklocatie: Kantoor Arnhem, Eusebiusbuitensingel, gedeeltelijk thuiswerken mogelijk

Wensen:
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
De mate van het voldoen aam de genoemde competenties

Competenties:
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
Analyseren/analytisch vermogen (verbanden kunnen leggen)
Nauwkeurig werken
Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen)

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Proactieve instelling
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).

• Inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor de Gelderse Poort.
• Opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten.
• Verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel het voldoen aan wettelijke kaders en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie.
• Verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
• Beheren van het digitale en analoge projectarchief zodat juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een optimaal DMS.
• Realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van RWS (ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Coachen van projectmedewerkers op DIM-gebied zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden adequaat uitvoeren.
• Faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
• Gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van overdracht van het Documentbeheer.
• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan Documentbeheer en archiefvorming.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.
• Periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.
• Uitbrengen van een SMART advies voor het maken van keuzes met betrekking tot DIM.
• Opstellen van een programmaplan en/of verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement.
• Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses of gesprekken van de documentalist.