Consultant procesoptimalisatie

Dit ga je doen

Opdrachtbeschrijving
Wegens pensionering van een medewerker zoeken we een ervaren consultant die tijdelijk werkzaamheden overneemt en samen met interne medewerkers bestaande werkprocessen analyseert, optimaliseert en toekomstbestendig maakt. Het betreft werkzaamheden voor raakvlakopdrachtverstrekking, raakvlakcoördinatie en raakvlakadministratie binnen het gebied van portfoliomanagement.

Uitvoeren van de huidige werkzaamheden van de vertrekkende medewerker en opvangen van werkzaamheden van een directe collega bij afwezigheid.
Analyseren van huidige werkprocessen, overlegstructuren en informatievoorziening.
Interviewen en begeleiden van interne medewerkers en stakeholders om knelpunten en verbetermogelijkheden inzichtelijk te maken.
Ontwerpen van processen die aansluiten op de SAFe Agile-werkwijze.
Definiëren van rollen, verantwoordelijkheden en processtappen binnen de nieuwe werkwijze.
Inrichten van een uniforme werkwijze voor vastlegging van informatie in Confluence en Jira of een alternatief, samen met de organisatie.
Zorgen voor duidelijke documentatie van processen, procedures en afspraken.
Begeleiden van medewerkers bij het adopteren van de nieuwe werkwijze.
Adviseren van management over procesverbetering en continu verbeteren.
Overdragen van kennis zodat de organisatie zelfstandig verder kan met de nieuwe werkwijze.

Achtergrond opdracht
Het doel van de opdracht is tweeledig. Ten eerste neemt de consultant tijdelijk de werkzaamheden over van de vertrekkende medewerker zodat de continuïteit van de werkzaamheden is geborgd. Ten tweede richt de consultant zich op het realiseren van een effectieve en efficiënte werkwijze die aansluit op de SAFe Agile Belastingdienst -methodiek (Scaled Agile Framework) en zorgt voor een uniforme vastlegging van informatie in Confluence en Jira. De consultant identificeert samen met betrokken medewerkers verbeterkansen op basis van de huidige processen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Op basis van deze analyse worden voorstellen ontwikkeld voor de inrichting en optimalisatie van processen, werkwijze en informatievoorziening. Samen met de betrokken medewerkers zorgt de consultant ervoor dat de nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd. Uit het onderzoek moet naar voren komen of het mogelijk is om de tooling Confluence en Jira of een alternatief te gebruiken voor de vastlegging van informatie, procesinformatie, besluiten, werkafspraken en voortgang. De afdeling en de IV-omgeving werken toe naar één betrouwbare en kwalitatieve bron van informatie voor alle betrokken stakeholders.

• Uitvoeren van de huidige werkzaamheden van de vertrekkende medewerker en opvangen van werkzaamheden van een directe collega bij afwezigheid.
• Analyseren van huidige werkprocessen, overlegstructuren en informatievoorziening.
• Interviewen en begeleiden van interne medewerkers en stakeholders om knelpunten en verbetermogelijkheden inzichtelijk te maken.
• Ontwerpen van processen die aansluiten op de SAFe Agile-werkwijze.
• Definiëren van rollen, verantwoordelijkheden en processtappen binnen de nieuwe werkwijze.
• Inrichten van een uniforme werkwijze voor vastlegging van informatie in Confluence en Jira of een alternatief, samen met de organisatie.
• Zorgen voor duidelijke documentatie van processen, procedures en afspraken.
• Begeleiden van medewerkers bij het adopteren van de nieuwe werkwijze.
• Adviseren van management over procesverbetering en continu verbeteren.
• Overdragen van kennis zodat de organisatie zelfstandig verder kan met de nieuwe werkwijze.