Clustercoördinator -Baggeren & Bergingen PPO Z&D

Dit ga je doen

Voor Rijkswaterstaat in Rotterdam (Maastoren, Kop van Zuid) zijn wij op zoek naar een Clustercoördinator Baggeren & Bergingen.

Vaste kantoordagen: dinsdag en donderdag in Rotterdam.
Overige werkdagen kunnen hybride worden ingevuld.

LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:

• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

De opdracht is primair gericht op coördinatie, projectondersteuning, verslaglegging, besluitvorming, informatiebeheer en ondersteuning van het managementteam.

Opdrachtomschrijving
Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)
Het organisatieonderdeel Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) binnen Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het complete onderhoud van alle rijkswegen, vaarwegen, tunnels, bruggen, waterkeringen, sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland.

Cluster PPO ZD A Baggeren en Bergingen
Het cluster Baggeren en bergingen (ZD A BB) is een landelijk opererend team, dat wordt gecoördineerd vanuit Rijkswaterstaat dienst Zee en Delta.

Het reguliere werk betreft voornamelijk (zoute)vaarwegonderhoud voor zeevaartgeulen en havens langs de gehele Nederlandse kust uiteenlopend van de Eemsgeul tot aan de Westerschelde. De gebieden zijn ingedeeld in percelen en ondergebracht in ca. zeven verschillende contracten met diverse aannemers.

Onder vaarwegonderhoud wordt voornamelijk het (regelmatig) baggeren verstaan, met als doel de geul op diepte te houden en daarmee de bereikbaarheid voor scheepvaart te waarborgen.

Naast het vaarwegonderhoud staat het cluster ook gesteld voor (projectmatige) bergingen, met name wanneer de objecten een belemmering vormen voor de scheepvaart.

Het cluster bestaat uit circa 34 FTE, verdeeld over ongeveer 46 collega’s die direct bij het team betrokken zijn.

Clustercoördinator
Voor het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat zoeken wij een zelfstandige, proactieve en verbindende Clustercoördinator.

In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal
Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming.

De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving.

Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen.
Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team.

Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda's en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten.

Deze werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van de rol, maar vinden plaats binnen de bredere verantwoordelijkheid van clustercoördinatie en ondersteuning van het managementteam.

Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega's bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken.

Je signaleert knelpunten en verbeterkansen en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team.

De functie vraagt om een hoge mate van zelfstandigheid, organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit, uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, belangen en stakeholders.

Wij zoeken nadrukkelijk iemand die voor langere tijd onderdeel wil uitmaken van het cluster en een stabiele factor wil zijn binnen de organisatie.

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Als Clustercoördinator ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het IPM-team bij de dagelijkse organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming binnen het cluster.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
– organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops;
– beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager;
– voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's;
– opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken;
– notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen;
– opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten;
– bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken;
– actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten;
– ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming;
– opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties;
– beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen;
– ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie;
– onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers;
– toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie;
– organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten;
– signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan;
– bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief.

Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP.

Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken.

Resultaat opdracht
Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je haalt energie uit het creëren van structuur, overzicht en rust binnen een omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt.
Je vindt het leuk om zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Je krijgt voldoening van het voorbereiden van overleggen, het opstellen van heldere verslagen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.
Daarnaast haal je plezier uit:
– het ontzorgen van de projectmanager en het managementteam;
– het voorbereiden, organiseren en begeleiden van overleggen;
– het opstellen van agenda's, verslagen en actie- en besluitenlijsten;
– het coördineren van werkzaamheden binnen een multidisciplinair team;
– het verbinden van mensen, informatie en processen;
– het aanbrengen van structuur in documenten en informatiestromen;
– het verbeteren van werkwijzen en processen;
– het samenwerken met collega's binnen een professionele projectomgeving.

Je bent tevreden wanneer collega's beschikken over actuele informatie, duidelijke afspraken, goed voorbereide overleggen en een organisatie die soepel functioneert.

Leiding en toezicht
De Clustercoördinator ontvangt functionele aansturing van de projectmanager en manager projectbeheersing van het cluster Baggeren & Bergingen.

Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de projectondersteuner en overige leden van het IPM-team.

Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat werkzaamheden grotendeels zelfstandig worden uitgevoerd.

De kandidaat is in staat om werkzaamheden te organiseren, prioriteiten te stellen, zelfstandig initiatief te nemen en tijdig afstemming te zoeken waar nodig.

De Clustercoördinator fungeert als centraal aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken binnen het cluster en levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van overleg- en besluitvormingsprocessen.

Meest essentiële competenties
– Plannen en organiseren
– Pro activiteit
– Accuratesse
– Samenwerken
– Bestuurlijke sensitiviteit
– Organisatiesensitiviteit
– Schriftelijke vaardigheid
– Communicatieve vaardigheid
– Flexibiliteit

Eisen
1. De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
2. De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
3. De kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
4. De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
5. De kandidaat beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
6. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
7. De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
8. De kandidaat is beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.

Wensen
1. De mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.

2. De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen.
– complexiteit van de omgeving;
– niveau van de overlegstructuren;
– zelfstandigheid van de kandidaat;
– kwaliteit van verslaglegging;
– bewaking van acties en besluiten.

3. De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen, redigeren en coördineren van nota's, memo's, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken.
– kwaliteit van de voorbeelden;
– complexiteit van de documenten;
– mate van zelfstandigheid;
– bestuurlijke context.

4. De mate waarin kandidaat met concrete voorbeelden aantoont zelfstandig regie te hebben gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving.
– initiatief;
– eigenaarschap;
– bestuurlijke sensitiviteit;
– zelfstandigheid;
– resultaatgerichtheid;
– vermogen om zaken daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen.