Facilitair Projectmanager

Dit ga je doen

Opdracht
De afdeling Facilitaire Services (FS) is met 40 medewerkers onder andere verantwoordelijk voor de gecontracteerde dienstverlening zoals wagenpark, huisvesting (8 locaties), beheer en onderhoud van gebouwen, catering, schoonmaak, receptie, beveiliging, huismeesters, werkplekken, Kadaster museum, kunst, informatiehuishouding, analoog en digitaal archief, koeriersdiensten, postverwerking, abonnementen, drukwerk, meetbenodigdheden, bedrijfskleding, BHV.

Duurzaamheid in het kader van de ESG-wetgeving is een belangrijke pijler in onze dienstverlening. Onze kantoorgebouwen zijn verduurzaamd naar minimaal energielabel A, het wagenpark is grotendeels geëlektrificeerd en meerdere initiatieven zijn in ontwikkeling.

Wij voeren onze werkzaamheden uit vanuit een hybride regie organisatie en voeren regie op de uitbestede diensten.  

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• Projectmanagement
• Europese aanbestedingsmethodiek
• Agendabeheer
• Voorzitten project en kerngroepoverleggen
• Stakeholdermanagement

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn
FS is op zoek naar iemand die ervaring heeft in Facilitaire inkooptrajecten gericht op proces en dienstverlening voor postverwerking. Degene moet zorgdragen voor het tijdig realiseren van het aanbestedingsdocument zodat bij afronding publicatie van de aanbesteding door het Kadaster zelfstandig kan worden uitgevoerd. 

De werkzaamheden worden op locatie De Grift in Apeldoorn uitgevoerd.                                       

• Aanbesteding postverwerking
• Verwerken van data uit diverse Kadaster systemen tot fysieke berichten;
• Couverteren (o.a. printen, vouwen en insteken in enveloppen);
• Verzendbare poststukken aanbieden aan leverancier voor verzending.

Voor een succesvolle en tijdige aanbesteding is het noodzakelijk om een multidisciplinair projectteam voor te zitten en aan te sturen. Dit team bestaat onder leiding van een projectmanager uit vertegenwoordigers van contractbeheer, IT, inkoop, contractmanagement en de business. Dit projectteam zal het aanbestedingsproces begeleiden, zorgen voor naleving van wettelijke en organisatorische eisen, en de noodzakelijke tijdslijnen bewaken. Een goede aansluiting op bestaande Facilitaire deelprocessen bepaald mede het succes van de implementatie.

FS taken contractbeheer en inkoop

Bij de overdracht van de aanbestedingsstukken is ook duidelijk beschreven welke taken FS uitvoert rondom contractbeheer, leveranciersmanagement en inkoop naast de taken die al omschreven zijn vanuit de afdeling Inkoop & Contractmanagement. Dit vanuit de projectmanagersrol in samenwerking met de teamleiders FS binnen de teams facilitair adviseurs, landelijk beheer en lokaal beheer. Hierbij is kennis en ervaring van een facilitaire regieorganisatie in relatie tot (deels) extern Contract en leveranciersmanagement gewenst.