Contractmanager Migratie & Opvang

Dit ga je doen

Opdracht 
De gemeentelijke opvanglocatie in Hengelo biedt opvang aan zowel Oekraïense ontheemden als asielzoekers. De locatie is uniek, mede vanwege de gecombineerde opvangvorm, het eigen gemeentelijk beheer en de werkwijze om bewoners vanaf dag één te laten integreren middels een intensief programma. Op dit moment wordt de locatie verbouwd en uitgebreid, waardoor het aantal bewoners fors toeneemt (van 475 nu tot 855 medio 2027).

De samenwerking met leveranciers is cruciaal voor de opvanglocatie: het raakt direct aan de leefomstandigheden van bewoners, heeft impact op de dienstverlening van de gemeente en het vertrouwen van omwonenden. De contracten raken diverse werkgebieden, zoals facilitair, vastgoed en zorg. Regelmatig is in contractmanagement samenwerking met andere contractmanagers aan de orde, bijvoorbeeld op domeinen als IT en leerlingenvervoer. De contracten zijn dynamisch en staan onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.

Jij bent als contractmanager verantwoordelijk voor een stabiel en betrouwbaar contractmanagement voor het team Migratie & Opvang respectievelijk de gemeentelijke opvanglocatie. Jij zorgt ervoor dat iedere betrokkene zijn of haar rol kent en er grip is op de diverse contracten. 

Wekzaamheden:

• Je actualiseert het overzicht van lopende contracten en afspraken (ook mondelinge en impliciete), specifiek voor het team Migratie & Opvang respectievelijk de gemeentelijke opvanglocatie (hierna: M&O);
• Vastlegging van deze contracten in ISPnext, zodat actuele en betrouwbare stuurinformatie beschikbaar komt;
• Jij adviseert aan de contracteigenaar welke behoeften en randvoorwaarden er binnen deze contracten spelen en nodig zijn (bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, veiligheid, logistiek);
• Je voert het contractmanagement uit op lopende, nieuwe en toekomstige contracten;
• Je concentreert je bij aanvang van de opdracht op het aangaan, verlengen dan wel beëindigen van de contracten voor oa inventaris (meest urgent), catering, koffie en schoonmaak;
• Inventariseren en analyseren van alle contracten en afspraken;
• Vastleggen en structureren van contractinformatie in ISPnext;
• Strategische keuzes, prioriteiten en verbeteringen afstemmen met de contracteigenaar;
• Verbeter- en wijzigingstrajecten initiëren en begeleiden, ook in crisissituaties of bij veranderende regelgeving;
• Onderhouden van relaties met leveranciers en interne stakeholders;
• Contractdoelen vertalen naar concrete afspraken en kaders op de werkvloer;
• Proactief signaleren en managen van risico’s (financieel, juridisch, politiek en operationeel);
• De lead nemen respectievelijk input leveren bij nieuwe aanbestedingen en/of verlengingen van contracten;
• Opstellen van werkafspraken en een overdrachtsdocument.

Interne samenwerking
Daarbij werk jij ten minste samen met de volgende rollen:

• Met de contracteigenaar: jij geeft vorm aan het sparren op strategisch niveau. Jij neemt de regie om de door contracteigenaar uitgezette koers te vertalen naar de uitvoering;
• Met realisatie- en verificatiemanagers (RVM-ers): jij coördineert en geeft de samenwerking op de werkvloer vorm. De RVM-er toetst de uitvoering en signaleert eventuele issues, levert feitelijke input en ondersteunt verbeteringen. Jij zorgt voor sturing en het totaaloverzicht;
• Met uitvoerende teams en andere interne stakeholders: jij bent de verbindende schakel.