Projectsecretaris

Dit ga je doen

Projectsecretaris (m/v)

36 uur per week
contractvorm: detachering
**spoeduitvraag: zie notitie onderaan

Als Projectsecretaris ondersteun jij de directeur Gebiedsontwikkeling van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeur Gebiedsontwikkeling goed gefaciliteerd wordt om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven. Daarnaast lever je als Projectsecretaris een inhoudelijke bijdrage aan de uitvoering van projecten en advisering over de voortgang van de projecten. Ben jij een flexibel en servicegericht? Heb jij ruime ervaring als projectsecretaris en zit ontzorgen jou in het bloed? Reageer dan nu!

Wat ga je doen?

De ondersteuning van de directeur Gebiedsontwikkeling is bij jou in goede handen. Je werkt in een dynamische omgeving nauw samen met de directeur Gebiedsontwikkeling en de andere teamleden van het project. Je ontzorgt de projectdirecteur in de dagelijkse gang van zaken maar kijkt ook vooruit en voorkomt hierbij conflicten in de agenda. Zo wordt de optimale support gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties. Je bent een belangrijke schakel binnen de gebiedsontwikkeling. Je bewaakt afspraken, acties en deadlines, zorgt voor een goede voorbereiding en verslaglegging van overleggen en houdt relevante projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel. Je signaleert wanneer acties of besluiten aandacht vragen en zorgt dat deze bij de juiste personen terechtkomen.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken;

• Doornemen van de agenda met de directeur gebiedsontwikkeling;

• Klaarzetten van de juiste documenten voor de directeur Gebiedsontwikkeling;

• Prioriteren en ordenen van e-mails en acties;

• Beantwoorden van vragen over projecten;

• Het vastleggen van actiepunten van overleggen waar jij verantwoordelijk voor bent;

• Archiveren van stukken;

• Het waar nodig rappelleren van acties;

• Signaleren en proactief communiceren over zaken waar de projectdirecteur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn;

• Meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied.

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar opleidingsniveau op HBO-niveau.

• Minimaal 3 jaar ervaring als Projectsecretaris. Bij voorkeur bij gebiedsontwikkeling in een politiek-bestuurlijke omgeving;

• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;

• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams en bekend met projectmatig werken;

• Goed gevoel voor verhoudingen politiek, ambtelijke en samenwerkende partners;

• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Over het team

Je komt te werken binnen het team Projecten en specifiek werk je mee aan de gebiedsontwikkeling Schiedistrict. Het gehele team bestaat uit ongeveer 50 personen. We werken in regie waardoor we met veel bedrijven en organisaties van buiten de gemeente te maken hebben.

Bijzonderheden

• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen.

• Mogelijk vragen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties op bij je huidige en/of vorige werkgever(s).

• Het heeft onze voorkeur als je grotendeels op kantoor (meerdere locaties) je werkzaamheden verricht.

  **dit betreft een spoeduitvraag. Het kan zijn dat er kandidaten gedurende de looptijd worden uitgenodigd en dat er bij gebleken geschiktheid sprake is van een plaatsing.