Secretaris Pilots Generieke Functies

Dit ga je doen

Functieomschrijving:
Context project/programma

Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken
en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk
maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het
LDN, zoals generieke functies, moeten niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de
dagelijkse zorgpraktijk. Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen
worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken
partijen. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio,
faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten en heeft daarvoor actuele en
samenhangende informatie vanuit de pilots nodig.

Rol van de professional

De professional vervult de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.

Opdracht

De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de
kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat
onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd
en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.

Activiteiten

Organiseren van de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van
PIB-bijeenkomsten.
Opstellen van de agenda, organiseren van de stukkenstroom en bewaken dat stukken en
beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn.
Zorgdragen voor actuele portfolio-informatie en planningsoverzichten.
Vastleggen van besluiten, voorwaarden en acties en actueel houden van geregistreerde risico’s,
issues, afhankelijkheden en escalaties.
Bewaken van termijnen en opvolging en signaleren wanneer informatie ontbreekt, niet tijdig
beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is.
Zorgdragen voor een actuele, zorgvuldige vastlegging van PIB-documentatie met betrekking tot
het pilotportfolio, voortgang en benodigde informatie voor faseovergangen.

Er wordt gezocht naar een pro actieve ervaren en zelfstandig werkende Secretaris die:

gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;
hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;
tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;
effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;
helder en feitelijk communiceert;
zorgvuldig en zelfstandig werkt.

Te behalen resultaten

Deelresultaten

Uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging
van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.
Samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning
van informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.

Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen,
met vastlegging van relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie,
voorwaarden en risico’s.

Eindresultaten

Portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen
pilots zijn actueel en volledig vastgelegd.
Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en
benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.

Werkwijze en randvoorwaarden

De professional werkt zelfstandig zonder werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag.
Vrije vervanging is mogelijk, mits de vervanger over dezelfde kennis en kunde beschikt en na
overleg en goedkeuring van ICTU.
De professional bepaalt zelfstandig hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd binnen de
afgesproken kaders en normen.

Over de klant:
Algemeen

ICTU, samen werken aan een betere digitale overheid. ICTU biedt BYOD-voorzieningen aan voor
externe medewerkers. Van de externe medewerker wordt verwacht dat diegene beschikt over een passend
apparaat (laptop) en een mobiele telefoon om het werk uit te voeren. Tijdens het intakegesprek wordt het
reglement zakelijke apparatuur op hoofdlijnen doorgenomen. ICTU hanteert voor ICT-voorzieningen een
N-1 beleid.

Eisen:
Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris of vergelijkbare ondersteunende rol
binnen een omgeving met meerdere stakeholders.
Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen,
waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en
acties.

Wensen:
Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere
projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en
planningsoverzichten
Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en
escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en
opvolging.
Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen
verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming
Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt
voldaan is verplicht.
CV in Word formaat

• Organiseren van de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten.
• Opstellen van de agenda, organiseren van de stukkenstroom en bewaken dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn.
• Zorgdragen voor actuele portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Vastleggen van besluiten, voorwaarden en acties en actueel houden van geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties.
• Bewaken van termijnen en opvolging en signaleren wanneer informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is.
• Zorgdragen voor een actuele, zorgvuldige vastlegging van PIB-documentatie met betrekking tot het pilotportfolio, voortgang en benodigde informatie voor faseovergangen.