Programmamanager

Dit ga je doen

De Universiteit van Amsterdam heeft een interessante en diverse vastgoedportefeuille, bestaande uit circa 60 gebouwen verspreid door de stad Amsterdam, in eigendom en gebruik. 

De afdeling Financiën, Planning & Control ondersteunt het college van bestuur bij het strategisch beleid op het gebied van financiën, control en huisvesting. Doel is een optimale ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering van de universiteit. De afdeling analyseert in- en externe ontwikkelingen en vertaalt deze naar toekomstbestendig beleid. Dat gebeurt in nauwe samenwerking met de faculteiten, diensten en andere beleidsafdelingen.

De afdeling adviseert het college van bestuur over het beleid en de keuzes op het vlak van begroting, middelenverdeling, strategisch vastgoedbeleid en interne risicobeheersing. De afdeling is verantwoordelijk voor de vormgeving en het goed functioneren van de universiteits-brede planning- en control cyclus. De afdeling FP&C draagt zorg voor het universitaire vastgoed en formuleert strategische een financiële beleidskaders voor het huisvestingsprogramma. 

De afdeling heeft ongeveer dertig medewerkers en bestaat uit drie teams -financiën, vastgoed en duurzaamheid- die elk worden aangestuurd door een teamleider. De programmamanager zal onderdeel uitmaken van team vastgoed.

Het programma Doelmatig Ruimtegebruik Kantoren richt zich op het efficiënter en toekomstbestendig gebruiken van kantoorruimtes binnen de UvA. De nadruk ligt op het verminderen van het aantal vierkante meters én op het optimaliseren van de werkomgeving. Dat vraagt om een doordachte aanpak, waarin maatregelen in samenhang en in de juiste volgorde worden uitgevoerd om tot een duurzaam resultaat te komen. 

Binnen het programma worden vier deelprojecten uitgevoerd:  

·       Aanscherpen ruimtenorm kantoren (beleidsaanpassing in het Huisvestingsplan); 

·       Ondersteuning en advies aan eenheden in werkplekconcepten en werkplekgebruik; 

·       Implementatie van werkplekreserveringsysteem; 

·       Fysieke aanpassing van de werkomgeving (pilot). 

Als programmamanager ben jij de schakel tussen de opdrachtgever en de operationele uitvoering van het programma. Je bewaakt het overzicht, stuurt op inhoud, voortgang en kwaliteit, en bent verantwoordelijk voor het creëren van samenhang tussen de deelprojecten.

Je weet belemmeringen bij de uitvoering weg te nemen, betrekt de juiste partijen op het juiste moment en zorgt voor transparante communicatie.

Je wordt ondersteund door een programmasecretaris (0,4 fte). 

Werkzaamheden

Jouw belangrijkste taken: 

·       Uitwerking van het programmaplan en bemensing van de onderdelen; 

·       Aansturen en aanjagen van het programma; 

·       Bewaken van de samenhang tussen de verschillende deelprojecten; 

·       Actief wegnemen van belemmeringen om de ruimtereductie te kunnen realiseren;

·       Voorbereiden en voorzitten van overleggen;  

·       Zorgen voor goede informatievoorziening richting alle belanghebbenden; 

·       Werken met een dynamische planning gericht op mijlpalen; 

·       Voorbereiden van benodigde besluitvorming; 

·       Bewaken van de kwaliteit van de op te leveren resultaten en bijsturen waar nodig; 

·       Zorgen voor een efficiënte inzet van mensen en middelen; 

·       Periodiek rapporteren aan de opdrachtgever over voortgang, resultaten en eventuele knelpunten (inclusief opstellen van voortgangsrapportages); 

·       Adviseren van de opdrachtgever over bijsturing en programmatische keuzes. 

De werklocatie is Spui 21 te Amsterdam, gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.