Teamleider-kwartiermaker P&O-bedrijfsvoering

Dit ga je doen

Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van ruim 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 13 samenwerkende afdelingen, geeft veel ruimte voor eigen initiatief.

Deze opdracht is gekoppeld aan de afdeling Personeel & Organisatie en Managementondersteuning (POM). Deze afdeling is samen met de andere 12 afdelingen ondersteunend aan het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. In de afdeling werken collega’s van operationeel tot strategisch niveau aan de uiteenlopende P&O-thema’s van de organisatie en daarnaast maken ook de managementondersteuners deel uit van onze afdeling.

Context van de opdracht

De organisatie van de gemeente Houten is in ontwikkeling en bevindt zich in een dynamische en snel veranderende omgeving. P&O speelt bij die ontwikkeling en transformatie van de organisatie een sleutelrol. En om die rol goed te kunnen blijven vervullen is het belangrijk dat wij zelf ook vernieuwen en meebewegen met de veranderende verwachtingen en behoeftes van de organisatie, teams en individuele medewerkers.

We werken daarom aan een nieuw, richtinggevend toekomstperspectief P&O. Zodat we aan blijven sluiten bij de beweging in en van de organisatie en daaraan kunnen blijven bijdragen. Dit nieuwe perspectief op de (veranderende) rol van P&O brengt onherroepelijk ook een heroriëntatie met zich mee op de manier waarop P&O is en moet worden georganiseerd.

Om gericht en effectief te kunnen werken aan deze opgave, is het nodig om de aansturing van de afdeling POM tijdelijk anders te organiseren. Daarom zoeken we een tijdelijke teamleider-kwartiermaker P&O-bedrijfsvoering. De afdeling is in beweging en er is nog een hoop te doen. We zoeken nu jouw energie, inspiratie en actieve leiding daarbij! Doe je mee?

De opdracht

In deze opdracht vragen we je om twee rollen te combineren. Een toelichting daarop.

§  Kwartiermaker

Voor het komende jaar zoeken we iemand die kwartier gaat maken voor het opzetten van een hoogwaardig ‘P&O-servicecentrum’. Dit is nog een werktitel, maar het schetst een beeld van waar we naartoe willen. Een servicecentrum waar vandaan uitvoering wordt gegeven aan een stabiele, kwalitatief hoogwaardige en datagedreven P&O-bedrijfsvoering. Het moet de ruggengraat van de afdeling vormen, met als kernopdracht:

ü  zorgen voor betrouwbare, efficiënte en compliant uitvoering van P&O beleid, processen en bijbehorende administratie

ü  zorgen dat het personeelssysteem de (gestandaardiseerde) processen optimaal ondersteunt

ü  zorgen dat relevante en actuele data- en stuurinformatie wordt gegenereerd

In het afgelopen jaar is een belangrijke stap voorwaarts gezet in deze beweging door de implementatie van AFAS Profit, als geïntegreerd SaaS-platform voor HRM en Payroll. Daarmee is een stevig fundament gelegd voor één centrale P&O-omgeving, met workflowgestuurde processen, selfservice en één P&O-databron.

De basis staat – en juist daarom is dit het moment om door te pakken en de volgende fase in te gaan. Want we willen de kwaliteit van het werk en de dienstverlening nu echt naar een hoger plan tillen en niet halverwege de ontwikkeling blijven hangen. En daar kunnen we wel wat duidelijke sturing en actieve begeleiding bij gebruiken. De kansen liggen voor het oprapen om daarbij ook het werk van de collega’s echt leuker te maken en de impact van hun werk te vergroten. Bijvoorbeeld voor de medewerker P&O; ‘vroeger was ik veel tijd kwijt aan het opstellen van brieven. Nu doet het systeem dat grotendeels voor mij en kan ik meer energie geven aan andere zaken, zoals het verder stroomlijnen van het werving- en selectieproces. Dat is wel allemaal nog in ontwikkeling en best een beetje zoeken’. Of de HR-informatieanalist; ‘alle ingrediënten zijn aanwezig om datakwaliteit te verbeteren en stuurinformatie te maken. Ik ben nog wel aan het ontdekken hoe ik mijn rol het beste kan vormgeven. Fijn als iemand me daarbij kan helpen’.

§  Tijdelijke teamleider

Het kwartiermaken combineer je met de dagelijkse leiding over een deel van de afdeling. Hiermee is niet gezegd dat deze functionarissen in een later stadium ook per definitie onderdeel uitmaken van het ‘P&O-servicecentrum’. Maar het is wel de groep van medewerkers (ongeveer 12) waarmee, vanuit het huidige perspectief, logischerwijs vorm en inhoud gegeven kan gaan worden aan de opbouw van dat servicecentrum. Samen met hen ontdekken waar de kansen liggen, hoe rollen en functies moeten veranderen en hen coachen en begeleiden bij die verandering. Terwijl je ze tegelijkertijd in staat stelt om de dagelijkse winkel open te houden. Concreet gaat het om de medewerkers uit het huidige thuisteam Administratie, aangevuld met de HR-informatie analist, de (tijdelijke) medewerker leren & ontwikkelen en de recruiter (adviseur arbeidsmarkt). Daarnaast gaat het ook om de medewerkers uit het huidige thuisteam Personeelsadvies. De functie van deze medewerkers wordt momenteel nog teveel belast met uitvoering van operationele en administratieve taken. Door dagelijks en rechtstreeks met hen te werken kan goed worden bekeken hoe dit effectiever moet worden georganiseerd ten gunste van een doorontwikkeling naar meer adviespartnerschap.

De totale afdeling bestaat uit zo’n 28 medewerkers (excl. inhuur) en de doorontwikkeling van de P&O-bedrijfsvoering vormt een cruciale voorwaarde voor de doorontwikkeling van de gehele afdeling. Het schept de noodzakelijke ruimte om de tijd en aandacht te kunnen verleggen naar de veranderende rol van P&O, waarbij meer strategisch partnerschap wordt gevraagd. Daarom ben je als tijdelijke teamleider-kwartiermaker een belangrijke partner en adviseur voor de manager POM, die bezig is met het vormgeven van het toekomstgerichte perspectief op P&O en de bijbehorende doorontwikkeling van de gehele afdeling.

Aansturing en positionering

·       Je geeft dagelijks leiding aan de eerder genoemde functionarissen (p-verantwoordelijkheid)

·       Je stuurt vanuit die rol op bezetting/capaciteit, prioritering in het werk, werkverdeling en continuïteit in de dagelijkse dienstverlening

·       Je coacht en begeleidt medewerkers bij de uitvoering van het werk en in hun professionele ontwikkeling

·       Je combineert dit met het invullen van het kwartiermakerschap gericht op een stabiele, toekomstbestendige en datagedreven P&O-bedrijfsvoering (‘P&O-servicecentrum’)

·       Je vormt een stevig tandem met de manager POM en bent voor haar een sparring partner en adviseur in het kader van de doorontwikkeling van de gehele afdeling

·       Je werkt nauw samen met teamleider Functioneel Beheer (INFO), functioneel beheerder AFAS, P&O-proceseigenaren, procesadviseurs, informatieadviseur en het management

Gevraagde expertise en competenties

·       Ervaring als teamleider/manager binnen P&O

·       Aantoonbare ervaring met organisatie- en veranderopgaven – meer specifiek de transitie van implementatie naar doorontwikkeling en beheer

·       Ervaring met AFAS en gedigitaliseerde P&O-omgevingen

·       Ervaring binnen gemeentelijke of overheidscontext is een pré

• Verbindend, coachend en duidelijk leiderschap, met lef en humor
• Geeft ruimte en is ook resultaat- en actiegericht (met focus op borging)
• Sterk in analyse, structureren en prioriteren
• Veranderkracht met organisatiesensitiviteit
• Samenwerkingsgericht

Wat bieden wij

• Tijdelijke inzet
• Combinatie van lijnverantwoordelijkheid en veranderopgave
• Focus op structurele verbetering en duurzame borging
• Grote impact op de kwaliteit van de P&O‐bedrijfsvoering; transitie met strategisch belang