Managementassistent VNG Realisatie

Dit ga je doen

De managementassistent VNG Realisatie vervult een centrale ondersteunende en verbindende rol
binnen VNG Realisatie en opereert ook als OR-secretaris van VNG Realisatie. De opdracht richt
zich enerzijds op het professioneel, proactief en zorgvuldig ondersteunen van de MT-leden van VNG
Realisatie en anderzijds op het secretarieel en procesmatig ondersteunen van de
ondernemingsraad van VNG Realisatie.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het integraal beheren van complexe
agenda’s van de MT-leden. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, organiseert overleggen en
bijeenkomsten, ondersteunt bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgt dat
informatie tijdig beschikbaar is. Je beheert de mailboxen van de MT-leden, signaleert urgentie,
bewaakt opvolging en handelt waar passend zelfstandig of namens de MT-leden berichten af.
De opdracht vraagt om een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel
kan schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen. Je hebt overzicht, brengt
structuur aan en weet in een dynamische omgeving rust en duidelijkheid te creëren. Je voelt goed
aan wat nodig is, stemt eerlijk en open af met de MT-leden en bouwt aan een werkrelatie waarin
vertrouwen, pro activiteit en wederzijds begrip centraal staan.

Als OR-secretaris ondersteun je de ondernemingsraad van VNG Realisatie bij de voorbereiding,
organisatie en verslaglegging van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen. Je beheert de
OR-mailbox, bewaakt inkomende vragen en acties, plant vergaderingen, stelt agenda’s op, verzorgt
notulen en actielijsten en bewaakt de opvolging daarvan. Daarbij werk je discreet, zorgvuldig en met
gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.

De opdracht vraagt om iemand die niet alleen uitvoerend sterk is, maar ook organisatorisch en
procesmatig meedenkt. De kandidaat ziet wat er nodig is, komt met verbetervoorstellen, houdt
overzicht over afspraken en acties en draagt bij aan een professionele en prettige ondersteuning
van het MT en de OR.

• Integraal beheren en coördineren van de agenda’s van de MT-leden binnen VNG
  Realisatie;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en
  events;
• Beheren van de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en
  waar passend beantwoorden van e-mails namens de MT-leden;
• Bewaken van afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe
  betrokkenen;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief verzamelen en verspreiden van stukken,
  agenda’s en relevante informatie;
• Organiseren van interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde
  events;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige
  vragen rondom de ondersteunde MT-leden;
• Proactief signaleren van knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en
  doen van verbetervoorstellen;
• Afstemmen met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR,
  communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams;
• Secretarieel ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie;
• Beheren van de OR-mailbox en bewaken van inkomende vragen, signalen en acties;
• Plannen en organiseren van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen;
• Opstellen en bewaken van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van OR-
• verleggen;
• Zorgdragen voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting
  OR-leden en betrokkenen;
• Bewaken van de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, personele aangelegenheden en
• rganisatiegevoelige onderwerpen.