Uitrol medewerker – adoptiebegeleiding (2FTE)

Dit ga je doen

FUNCTIE OMSCHRIJVING

Uitrol medewerker – adoptiebegeleiding

Algemeen:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is bezig met een transitie naar een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365. Voor de aanstaande uitrol zoekt het COA uitrol medewerkers die medewerkers op locatie ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe werkplek.

De uitrol medewerker ondersteunt medewerkers op de werkvloer bij het wennen aan en gebruiken van de nieuwe digitale werkplek. De nadruk ligt op praktische adoptiebegeleiding, duidelijke uitleg en het vergroten van de digitale zelfredzaamheid van medewerkers.

De rol is niet gericht op strategisch advies, verandertrajecten of coaching, maar op praktische ondersteuning op de werkvloer. De floorwalker is zichtbaar aanwezig, loopt actief rond, beantwoordt vragen en helpt medewerkers stap voor stap verder.

Dit gebeurt als onderdeel van een landelijk uitrolteam, verdeeld in regio’s. Elke regio wordt aangestuurd door een coördinator/ deelprojectleider Werkplek 2.0. Vanuit de regio wordt samengewerkt met technische floorwalkers, werkplekbeheer, ServiceDesk en het adoptie-/change team.

Taken:

• Begeleiding op de werkvloer

o Ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks werken met de nieuwe digitale werkplek.

o Beantwoorden van praktische vragen over Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, inloggen, printen en werken met bestanden.

o Uitleg geven in begrijpelijke taal, één-op-één en waar nodig in kleine groepen.

o Medewerkers stimuleren om handelingen zelf uit te voeren, zodat zij zelfstandig verder kunnen.

• Adoptiebegeleiding & signalering

o Collega’s begeleiden die onzeker of terughoudend zijn in het gebruik van digitale middelen.

o Actief rondlopen op locatie en medewerkers proactief benaderen waar ondersteuning nodig lijkt.

o Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden.

o Technische verstoringen herkennen en doorzetten naar de technische floorwalker, ServiceDesk of werkplekbeheer.

• Samenwerking en representatie

o Optreden als herkenbaar, vriendelijk gezicht van het uitrolteam op de werkvloer.

o Werken volgens de richtlijnen voor veiligheid, privacy en informatiebeveiliging.

o Professioneel vertegenwoordigen van ICT en het project richting medewerkers en leidinggevenden.

Randvoorwaarden / mobiliteit:

• Bereidheid om vooral binnen de regio Brabant, Gelderland en Limburg van locatie naar locatie te reizen gedurende de uitrol.

• In bezit van geldig rijbewijs B en eigen vervoer.

• Bereidheid om werktijden in te richten naar piekmomenten van de uitrol.

• Gedurende de inwerkperiode is de standplaats Den Haag, Utrecht en remote. Verdeling in overleg.

• Gedurende de inwerkperiode geldt reistijd als werktijd voor deze twee standplaatsen.

Aanvullende voorwaarden:

• De werkzaamheden worden, normaal gesproken, tijdens kantooruren uitgevoerd.

• De werkzaamheden zullen in onderling overleg worden ingepland.

• Het contract zal worden aangegaan voor hierboven genoemde periode, met een optie tot verlenging of uitbreiding van het aantal uren op basis van gelijkblijvende voorwaarden.

• Het contract wordt niet stilzwijgend verlengd.

• Een verlenging vindt enkel plaats, na overleg met de leverancier, op basis van een aanvullende opdracht vanuit het COA.

• De genoemde uren worden op basis van nacalculatie gemaakt.

• Uren worden enkel op basis van door het COA getekende urenstaten gefactureerd.