Projectsecretaris Projectmanagementbureau – cluster SO

Dit ga je doen

Jouw functie

De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.

De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de projectsecretaris:

• Produceert en coördineert relevante projectdocumenten en -processen, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
• Coördineert overleggen en bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingstrajecten, inclusief voorbereiding, agendering en opvolging van besluiten;
• Bewaakt acties, planningen en bestuurlijke deadlines en stuurt actief op voortgang en opvolging binnen het project;
• Stelt notities, voortgangsrapportages en besluitdocumenten op en toetst deze op consistentie ten aanzien van eerdere besluitvorming;
• Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen en bewaakt samenhang binnen het project;
• Is verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van overleggen en bijeenkomsten, inclusief het beheer van actie- en besluitenlijsten;
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
• Bewaakt de voortgang van het project op de GROTICK-aspecten en adviseert de projectmanager over voortgang, risico’s en prioriteiten;
• Signaleert knelpunten en kansen in processen en draagt actief bij aan procesverbeteringen;
• Werkt intensief samen met interne en externe stakeholders en zorgt voor effectieve afstemming en informatie-uitwisseling;
• Vergaart actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project en vertaalt dit naar bruikbare inzichten;
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
• Neemt actief deel aan overleggen en stemt regelmatig af met de projectmanager over voortgang en prioriteiten.

Jouw profiel

Als projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer, resultaatgericht en proactief. Je weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent flexibel, stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Door je ervaring met projectmatig werken, ben je in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten. Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarbij weet je om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen. Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Hierbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en secuur. Daarnaast wordt van je verwacht dat je inhoudelijk betrokken bent bij het project, bijvoorbeeld door het voorbereiden van besluitvorming, het opstellen van notities en het signaleren van risico’s en knelpunten. Je hebt er affiniteit mee om werkzaamheden steeds slimmer en efficiënter in te richten.